Program member dan poin memberi pelanggan seperti dia hadiah setelah sejumlah belanja. Program ini menutup biayanya sendiri kalau kunjungan tambahan menghasilkan laba kotor lebih besar daripada biaya hadiahnya.

Kapan program poin cocok

Program poin cocok kalau banyak pembeli Anda datang berulang kali, seperti di kedai kopi dekat kantor atau kampus, atau bakery langganan untuk sarapan. Mereka cepat mengumpulkan poin, jadi hadiah pertama terasa dekat.

Program ini kurang cocok dalam dua keadaan:

• Sebagian besar pembeli hanya datang sekali, misalnya di tempat wisata. Untuk mereka, Profil Bisnis Google yang rapi lebih berguna.
• Pelanggan datang hanya beberapa kali setahun, misalnya ke restoran untuk acara keluarga. Hadiahnya terlalu jauh dan mudah terlupa.

Cek dengan aturan yang Anda rencanakan: berapa kali pelanggan tetap harus datang untuk hadiah pertama? Kalau butuh berbulan-bulan, ubah aturannya.

Hitung biaya hadiah lebih dulu

Hadiah berupa menu bisa jauh lebih murah bagi Anda daripada nilainya di mata pelanggan. Segelas Kopi Susu Aren gratis bernilai Rp22.000 bagi pelanggan, sedangkan HPP-nya untuk dine-in Rp8.400, sesuai contoh di panduan HPP per menu.

Biaya sebenarnya bergantung pada cara hadiah itu dipakai:

• Kalau gelas gratis itu tambahan, misalnya diminum di hari pelanggan tidak berencana membeli, biayanya sebesar HPP, Rp8.400.
• Kalau gelas itu menggantikan gelas yang memang akan ia beli, Anda kehilangan penjualannya, jadi biayanya sama dengan harga jual, Rp22.000.

Lalu tentukan berapa belanja untuk satu hadiah. Contoh hitungan dengan 1 poin setiap belanja Rp10.000:

Cara membaca baris kedua: Rp8.400 ÷ Rp200.000 = 4,2%, dan Rp22.000 ÷ Rp200.000 = 11%.

Pelanggan yang biasa membeli satu Kopi Susu Aren mendapat 2 poin sekali datang. Dengan aturan 20 poin, poin ke-20 didapat di kunjungan ke-10, atau sekitar dua minggu kalau ia datang setiap hari kerja.

Bagi pelanggan seperti ini, gelas gratis biasanya menggantikan pembelian, jadi biayanya mendekati harga jual. Menu yang jarang ia beli, misalnya croissant, lebih mungkin menjadi tambahan yang biayanya dekat ke HPP. Apa pun pilihannya, pastikan bahannya selalu ada.

Aturan yang mudah diingat

Kalau kasir butuh lebih dari dua kalimat untuk menjelaskan programnya, pelanggan juga tidak akan ingat. Tentukan empat hal ini, lalu tulis di satu kartu di dekat kasir:

1. Berapa belanja untuk satu poin, misalnya 1 poin setiap Rp10.000 per transaksi, tanpa menghitung sisanya. Poin per kunjungan lebih sederhana, tetapi pembeli satu es teh jadi dapat poin sama dengan rombongan berempat.
2. Hadiah yang bisa ditukar, cukup satu atau dua pilihan.
3. Kapan poin hangus, misalnya kalau member tidak berbelanja selama 6 bulan. Sampaikan saat pendaftaran, bukan saat poinnya hangus.
4. Belanja yang tidak mendapat poin, misalnya harga promo atau harga paket, karena laba kotornya sudah lebih tipis, seperti terlihat di panduan promo jam sepi.

Mendaftarkan member dengan izin

Siapkan kalimat yang sama untuk semua kasir. Sampaikan aturannya sebelum pembeli setuju, misalnya:

• Kasir: "Mau daftar member? Setiap belanja Rp10.000 dapat 1 poin, 20 poin dapat Kopi Susu Aren gratis. Poinnya hangus kalau 6 bulan tidak belanja. Cukup nama dan nomor HP, dan nomornya hanya untuk mencatat poin."
• Pembeli: "Boleh."

Minta data untuk mencatat poin saja: nama, supaya kasir bisa memastikan orangnya, dan nomor HP, supaya member bisa dicari tanpa kartu. Jangan minta alamat, tanggal lahir, atau nomor KTP. Kalau pembeli menolak, lanjutkan saja ke pembayaran.

Setuju menjadi member tidak sama dengan setuju menerima promo. Jangan memasukkan nomor member ke daftar siaran atau grup WhatsApp tanpa izin terpisah. Cara meminta izin itu ada di panduan mengajak pelanggan kembali lewat WhatsApp.

Kazeer punya fitur member dan poin. Member didaftarkan oleh karyawan dengan persetujuan pelanggan. Pesanan yang mencatat nomor telepon pelanggan juga menyimpan data pelanggannya otomatis, tetapi itu bukan izin untuk mengirim promo. Sebelum mencetak kartu aturan, tanyakan ke tim Kazeer aturan mana yang bisa dijalankan fitur poinnya, misalnya poin hangus dan belanja yang tidak mendapat poin.

Supaya kasir selalu bertanya

Program poin hanya berjalan kalau kasir menanyakannya di setiap transaksi. Pelanggan yang beberapa kali tidak ditanya bisa mengira programnya sudah berhenti.

Tanyakan setelah pesanan dicatat dan sebelum pembayaran. Kalau kasir juga menawarkan menu pendamping, seperti di artikel rata-rata belanja, tawarkan itu dulu, baru tanyakan member.

Sebelum hari pertama, minta semua kasir dan pelayan berlatih kalimatnya berpasangan sampai setiap orang bisa menjelaskan kartu aturan tanpa membacanya. Untuk kasir baru, masukkan ke rencana di panduan melatih kasir baru.

Setelah program berjalan, siapkan lembar hitung di kasir: satu garis untuk setiap transaksi member, dan nama member untuk setiap hadiah yang ditukar. Di akhir minggu, bandingkan shift yang ramainya mirip, lalu tanyakan kepada kasir di shift yang transaksi membernya jauh lebih sedikit apa yang menghambat. Nilai kasir dari apakah ia bertanya, bukan dari berapa orang yang mendaftar.

Menilai hasilnya setelah beberapa minggu

Bandingkan empat minggu sebelum program dengan minggu ke-5 sampai ke-8, karena di minggu-minggu awal member baru belum sempat kembali. Pakai minggu penuh, dan keluarkan hari yang tidak biasa, seperti libur panjang.

Contoh hitungan:

Cara membacanya:

• Member menyumbang 50 dari 200 transaksi sehari, atau 25%. Angka ini belum berarti 50 kunjungan tambahan, karena banyak member adalah pelanggan tetap yang memang sudah datang. Tambahan yang sebenarnya terlihat di total transaksi, naik 14 sehari.
• Misalnya lembar hitung minggu ke-8 mencatat 350 transaksi member, dan di akhir minggu itu ada 175 member: rata-rata 350 ÷ 175 = 2 kunjungan per member seminggu.
• Rata-rata belanja naik sedikit. Kalau turun, kunjungan tambahan mungkin hanya untuk belanja kecil.
• Persentase HPP 40% di kedua periode, dan laba kotor naik Rp210.000 sehari. Lima gelas hadiah ditukar setiap hari, dan di contoh ini gelas hadiah tidak dicatat sebagai pesanan, jadi tidak ada di tabel. Penjualan yang hilang karena hadiah sudah terlihat di angka penjualan, jadi cukup kurangi bahannya: 5 × Rp8.400 = Rp42.000. Tambahan laba kotor setelah hadiah: Rp210.000 − Rp42.000 = Rp168.000 sehari.

Kenaikan itu belum tentu seluruhnya karena program: cuaca, libur sekolah, menu baru, atau acara di dekat outlet juga berpengaruh.

Gelas hadiah yang tidak dicatat sebagai pesanan juga tidak mengurangi stok bahan di catatan. Saat stock opname, hitung bahannya dari lembar hitung kasir sebagai pemakaian, supaya tidak terbaca sebagai bahan hilang. Kalau laporan Anda mencatat hadiah sebagai penjualan Rp0 dengan HPP-nya, jangan dikurangkan dua kali. Kurangi juga biaya tambahan, misalnya cetak kartu aturan.

Di Kazeer, penjualan, HPP, dan laba kotor ada di laporan, dan daftar pelanggan member bisa diekspor sebagai file CSV. Ekspor file itu di akhir setiap minggu, lalu hitung jumlah member dari barisnya. Cara membaca jumlah transaksi harian ada di panduan laporan penjualan harian. Lihat contoh laporannya.

Yang menentukan adalah tambahan laba kotor setelah biaya hadiah. Kalau angkanya tidak positif, ubah aturannya atau hentikan programnya, dengan pemberitahuan lebih dulu. Kalau total transaksi tidak naik, cek apakah hadiah hanya mengalir ke pelanggan yang memang sudah datang.

Kesalahan yang sering terjadi

• Aturannya terlalu rumit, misalnya ada tingkatan member atau poin berbeda per menu. Kasir sulit menjelaskannya.
• Poin tidak pernah hangus. Setiap poin yang belum ditukar adalah janji hadiah yang bisa ditagih kapan saja. Misalnya 300 member masing-masing menyimpan 20 poin: itu 300 gelas hadiah, atau 300 × Rp8.400 = Rp2.520.000 dalam HPP, dan sampai 300 × Rp22.000 = Rp6.600.000 kalau semuanya menggantikan pembelian.
• Aturan diubah mendadak. Kalau hadiah perlu dikurangi, umumkan beberapa minggu sebelumnya di kartu aturan, dan biarkan poin yang sudah terkumpul ditukar dengan aturan lama.

Reservasi hanya membantu kalau semua tamu mendapat aturan yang sama dan semua reservasi tercatat di satu tempat.

Tentukan aturannya dulu

Kalau setiap karyawan menjawab dengan aturannya sendiri, satu tamu dijanjikan meja ditahan sejam, tamu lain hanya sepuluh menit. Tulis aturannya sekali, lalu pakai untuk semua reservasi. Yang perlu Anda putuskan:

• Hari dan jam Anda menerima reservasi. Anda bisa memilih tidak menerimanya di jam paling ramai, atau hanya untuk rombongan.
• Jumlah tamu paling sedikit, misalnya 4 orang, dan sejak berapa orang sebuah rombongan Anda anggap besar, misalnya lebih dari 10 orang.
• Berapa lama meja ditahan setelah jam yang dipesan, misalnya 15 menit. Setelah itu, meja boleh Anda berikan ke tamu lain.
• Apakah rombongan besar perlu membayar DP (uang muka) atau memilih menu lebih dulu. Kalau memakai DP, tentukan juga kapan DP dikembalikan, misalnya kalau tamu membatalkan paling lambat sehari sebelumnya.

Sampaikan aturan ini saat tamu memesan, sebelum tamu membayar DP apa pun. Supaya semua karyawan memakai kalimat yang sama, simpan aturan itu sebagai balas cepat di WhatsApp Business dan tempel di dekat kasir.

Kalau chat pelanggan Anda dibalas agen AI di WhatsApp Business, masukkan aturan ini ke informasi yang dipakai agen untuk menjawab.

Catat semua di satu tempat

Reservasi datang dari banyak arah: chat WhatsApp, telepon, DM Instagram, atau langsung di kasir. Kalau tiap reservasi tercatat di tempat yang berbeda, satu meja bisa dijanjikan ke dua rombongan, atau shift malam tidak tahu ada rombongan yang akan datang.

Pilih satu daftar, misalnya buku reservasi di kasir atau aplikasi, dan jangan pakai yang lain. Siapa pun yang menerima reservasi menulisnya di daftar itu dulu, baru membalas tamu bahwa reservasinya tercatat.

Di hari itu, sampaikan catatan alergi ke dapur sebelum tamu datang.

Nomor WhatsApp tamu adalah data pribadi. Reservasi di Kazeer juga menyimpannya, bersama nama, jumlah tamu, dan catatan. Pakai nomor itu hanya untuk reservasinya, kecuali tamu setuju menerima pesan lain. Pesan soal menu baru atau promo perlu izin tersendiri dari tamu, dan panduan mengajak pelanggan kembali lewat WhatsApp menjelaskan cara memintanya.

Konfirmasi sehari sebelumnya

Sehari sebelum hari H, kirim pesan konfirmasi dari nomor WhatsApp outlet. Untuk reservasi yang dibuat mendadak, kirim pagi di hari itu. Tugaskan satu orang, misalnya kasir shift sore, untuk mengonfirmasi semua reservasi besok.

Tandai di daftar siapa yang sudah membalas. Tamu yang belum membalas sampai beberapa jam sebelum jam reservasi bisa Anda telepon sekali. Kalau jumlah orang berubah, perbarui daftar dan cek lagi mejanya. Kalau tamu membatalkan, tulis "batal" lalu lepaskan mejanya untuk tamu lain.

Bagi meja di jam ramai

Kalau semua meja di jam ramai boleh direservasi, tamu yang datang langsung (walk-in) bisa tidak kebagian tempat. Tentukan berapa meja yang boleh direservasi di jam itu, dan sediakan sisanya untuk tamu walk-in. Untuk tahu jam ramai, catat penjualan setiap jam selama dua minggu dan perhatikan kapan semua meja terisi. Caranya ada di panduan jadwal shift.

Contoh hitungan untuk sebuah kafe dengan 10 meja:

Setiap Sabtu jam 18.00 sampai 21.00, kafe ini menerima reservasi untuk paling banyak 4 meja 4 kursi, yaitu 4 × 4 = 16 kursi. Sisanya, 2 meja 4 kursi dan 4 meja 2 kursi (8 + 8 = 16 kursi), atau separuh dari semua kursi, tetap untuk tamu walk-in.

Meja yang direservasi juga tidak perlu kosong sejak sore. Misalnya tamu biasanya duduk sekitar 90 menit, dan meja butuh 15 menit untuk dibereskan. Meja untuk reservasi jam 19.00 masih bisa dipakai tamu walk-in yang duduk sebelum jam 17.15, yaitu 90 + 15 = 105 menit sebelum jam 19.00. Beri tahu tamu itu sejak awal bahwa meja dipakai lagi jam 19.00. Pada jam 17.15, saat meja mulai ditahan, pasang kartu "Direservasi jam 19.00". Tamu walk-in yang datang sesudahnya masih bisa duduk di situ kalau setuju selesai paling lambat jam 18.45.

Tamu terlambat atau tidak datang

Pakai batas waktu di aturan Anda, lalu ikuti urutan ini:

1. Saat jam reservasi lewat dan tamu belum datang, kirim pesan atau telepon sekali: "Halo Kak [nama], meja untuk [jumlah] orang masih kami tahan sampai jam [jam]. Apakah masih jadi datang?"
2. Kalau tamu mengabarkan akan terlambat, kepala shift memutuskan apakah meja ditahan lebih lama, lalu menyampaikan dengan sopan sampai jam berapa.
3. Kalau batas waktu lewat tanpa kabar, berikan meja ke tamu yang menunggu, lalu tulis "tidak datang" di daftar.
4. Kalau tamu datang setelah mejanya diberikan, minta maaf, jelaskan batas waktunya, lalu tawarkan meja berikutnya yang kosong.

Contoh kalimat untuk langkah terakhir: "Mohon maaf, Kak, meja kami tahan sampai jam 19.15 lalu kami berikan ke tamu lain. Meja berikutnya kosong sekitar 20 menit lagi. Mau kami catat di daftar tunggu?"

Tamu yang berkali-kali tidak datang tanpa kabar bisa Anda minta membayar DP untuk reservasi berikutnya, asalkan Anda menyampaikannya saat tamu memesan.

Rombongan besar

Rombongan 12 orang yang memesan bersamaan bisa membuat dapur tertinggal untuk semua meja lain. Ada dua cara mencegahnya. Pertama, menu paket: satu paket menu tetap dengan harga per orang, disepakati sebelum hari H. Harga paket bisa Anda atur di fitur promo Kazeer. Kedua, pesan di muka: rombongan memilih menu paling lambat sehari sebelumnya, sehingga dapur bisa menyiapkan bahan dan jumlah porsinya.

Saat rombongan datang, kasir mencatat pesanan di muka itu sebagai pesanan meja mereka, supaya kasir dan dapur membaca pesanan yang sama. Alurnya ada di panduan alur pesanan kasir ke dapur.

Tanyakan soal tagihan di awal: satu tagihan, atau bayar sendiri-sendiri? Kalau bayar sendiri-sendiri, catat pesanan per orang sejak awal. Memecah satu tagihan besar di akhir membuat antrean di kasir dan mudah salah hitung. Kalau rombongan membayar DP, beri bukti terima saat itu, lalu potong DP dari tagihan akhir.

Kalau outlet Anda memakai pesan lewat QR di meja, rombongan bisa menambah pesanan sendiri tanpa menunggu pelayan. Panduan itu juga memuat tips untuk meja yang digabung.

Cek hasilnya setiap minggu

Seminggu sekali, hitung dari daftar reservasi berapa yang datang, batal dengan kabar, dan tidak datang tanpa kabar. Minta kasir juga mencatat rombongan walk-in yang ditolak karena penuh, cukup dengan turus di selembar kertas.

Contoh hitungan dari satu minggu di sebuah kafe:

Tingkat tidak datang: 3 ÷ 20 = 15%. Tiga reservasi itu untuk 4, 6, dan 4 orang, jadi 14 kursi tertahan kosong sampai batas waktunya lewat.

Cara membacanya:

• Kalau tamu yang tidak datang kebanyakan tidak membalas konfirmasi, lepaskan reservasi yang belum dibalas sampai jam tertentu, dan tulis aturan itu di pesan konfirmasi.
• Kalau yang tidak datang kebanyakan rombongan besar, minta rombongan memilih menu di muka atau membayar DP.
• Kalau banyak rombongan walk-in ditolak di jam ramai sementara meja reservasi sering tertahan kosong, kurangi jumlah meja yang boleh direservasi di jam itu.

Ubah satu aturan saja setiap kali, lalu bandingkan hasilnya dengan minggu sebelumnya.

Harga di daftar harga suplier hanya salah satu angka. Bandingkan biaya untuk bahan yang benar-benar terpakai, lalu kualitas, jadwal kirim, dan cara bayarnya. Hasilnya bisa Anda catat di satu lembar suplier.

Bandingkan biaya per satuan yang terpakai

Ukuran kemasan, ongkos kirim, dan minimum order membuat harga per kemasan sulit dibandingkan. Ubah semuanya ke biaya per satuan yang Anda pakai di resep, misalnya per liter, per kg, atau per pcs untuk gelas dan tutup:

• Biaya per satuan terpakai = (harga barang + ongkos kirim) ÷ jumlah yang benar-benar terpakai

Kalau satu ongkos kirim mencakup beberapa barang, bagi ongkos itu sebanding dengan nilai belanja tiap barang.

Contoh hitungan untuk pesanan 2 dus susu UHT isi 12 kotak 1 liter, dengan harga contoh dari panduan HPP per menu:

Suplier B lebih murah Rp1.000 per liter di daftar harga, tetapi lebih mahal Rp250 per liter setelah ongkos kirim: Rp438.000 ÷ 24 = Rp18.250. Kalau Anda memesan 4 dus sekali kirim, hitungannya berubah. Harga 4 dus Rp816.000, ditambah ongkos kirim menjadi Rp846.000, lalu dibagi 48 liter sama dengan Rp17.625 per liter. Pesanan sebesar itu hanya menguntungkan kalau 48 liter habis sebelum tanggal kedaluwarsanya dan tempat penyimpanan Anda cukup.

Hitung minimum order dengan cara yang sama. Kalau suplier mewajibkan 5 kg sekali pesan, tetapi hanya 4 kg yang terpakai sebelum rusak, bagi harganya dengan 4 kg, bukan 5 kg.

Untuk sayur, buah, daging, dan ayam, hitung juga bagian yang terbuang saat dibersihkan. Timbang barang sebelum dibersihkan, bersihkan seperti biasa, lalu timbang bagian yang dipakai. Berat terpakai dibagi berat awal adalah persentase terpakainya. Ulangi di dua atau tiga kiriman, karena hasilnya bisa berbeda.

Contoh hitungan untuk dada ayam:

Rp45.500 ÷ 0,7 = Rp65.000 dan Rp57.000 ÷ 0,95 = Rp60.000. Fillet yang terlihat Rp11.500 lebih mahal per kg ternyata Rp5.000 lebih murah untuk setiap kg yang sampai ke piring, dan juru masak tidak perlu memisahkan tulang dan kulit.

Uji kualitas lewat pesanan percobaan

Perbandingan biaya hanya adil kalau kualitas barangnya setara. Sebelum pindah, pesan sedikit dulu, dua atau tiga kali, masing-masing cukup untuk beberapa hari.

1. Buat menu yang memakai bahan itu dengan resep yang sama, lalu cicipi berdampingan dengan versi dari suplier sekarang. Ajak barista atau juru masak ikut mencicipi.
2. Untuk barang yang dijual per kg, timbang beberapa bungkus dan bandingkan dengan berat di nota.
3. Periksa apakah ukuran, kematangan, dan mereknya sama di setiap kiriman. Untuk gelas dan tutup, coba beberapa gelas berisi minuman dingin: tutupnya harus rapat dan gelasnya tidak bocor.
4. Putuskan setelah beberapa kiriman, bukan satu. Kiriman pertama belum tentu mewakili kiriman berikutnya.

Cara memeriksa kemasan, suhu barang dingin, dan tanggal kedaluwarsa saat barang datang ada di panduan FIFO dan FEFO. Pakai pemeriksaan yang sama untuk suplier lama dan baru.

Tanyakan jadwal kirim sejak awal

Suplier yang murah tetapi sering terlambat membuat Anda belanja mendadak dengan harga eceran. Tanyakan hal-hal ini sebelum memesan:

• Hari apa saja suplier mengirim, dan jam berapa barang biasanya sampai.
• Jam batas pesan. Kalau Anda memesan setelah jam itu, suplier biasanya baru mengirim di jadwal berikutnya.
• Lama kiriman, dari Anda memesan sampai barang datang. Anda memakai angka ini untuk menghitung stok minimum, seperti di panduan cek stok bahan baku harian. Makin lama kirimannya, makin banyak stok yang harus Anda simpan.
• Apa yang terjadi kalau barang kosong. Apakah suplier memberi tahu sebelum mengirim, atau langsung mengganti dengan merek lain?

Minta suplier bertanya dulu kepada Anda sebelum mengganti merek, karena merek lain bisa mengubah rasa menu dan HPP-nya.

Selama sebulan pertama, catat setiap kiriman: tepat waktu atau terlambat, lengkap atau kurang, dan ada barang pengganti atau tidak.

Sepakati cara bayar dan nota

Ada suplier yang minta dibayar saat barang datang, ada juga yang memberi tempo, misalnya dua minggu setelah kiriman. Tempo membantu saat uang sedang ketat, tetapi catat utangnya beserta tanggal jatuh tempo supaya tidak menumpuk. Tanyakan juga apakah harganya sama untuk bayar langsung dan bayar tempo.

Sepakati secara tertulis, misalnya lewat chat WhatsApp: harga per satuan, cara bayar, lama tempo, dan berapa hari sebelumnya suplier memberi tahu kalau harga naik.

Minta nota untuk setiap kiriman, berisi tanggal, nama barang, jumlah, harga satuan, dan total. Nota tanpa harga per barang menyulitkan Anda menghitung HPP. Sebelum membayar, cocokkan harga di nota dengan harga yang disepakati, lalu simpan nota dan bukti transfer di satu map per bulan.

Siapkan suplier cadangan

Untuk barang yang kalau habis membuat menu andalan tidak bisa dijual, yaitu barang di daftar hitung harian Anda, siapkan suplier kedua sebelum Anda membutuhkannya.

• Uji suplier cadangan dengan pesanan percobaan, sama seperti suplier utama.
• Pesan sesekali, supaya Anda tahu harga terbarunya dan suplier sudah mengenal usaha Anda.
• Untuk bahan yang menentukan rasa, seperti susu dan biji kopi, cari cadangan yang menjual merek yang sama.
• Hitung juga biaya per satuan terpakainya, supaya Anda tahu berapa HPP naik kalau terpaksa memakai cadangan.

Satu lembar untuk semua suplier

Catat hasil perbandingan di satu lembar, di kertas atau spreadsheet. Contoh lembar suplier, dengan biaya dari contoh hitungan di atas:

Tinjau lembar ini setiap kali ada nota dengan harga baru, dan saat stock opname bulanan. Untuk barang yang paling banyak Anda beli, minta daftar harga dari satu atau dua suplier lain setiap beberapa bulan, lalu hitung ulang.

Kalau cabang Anda lebih dari satu, pakai satu lembar untuk semua cabang. Pesanan gabungan lebih mudah mencapai minimum order, dan seperti di contoh susu tadi, ongkos kirim per liter turun kalau pesanannya lebih besar. Tanyakan apakah suplier bisa mengantar ke tiap cabang dan berapa ongkos kirimnya. Pilihan lainnya, satu cabang menerima kiriman lalu membaginya ke cabang lain. Di Kazeer, Anda mengatur stok per outlet, jadi setiap kali barang diantar ke cabang lain, pindahkan juga lewat Kazeer.

Setelah pindah suplier atau harga naik

Pergantian suplier dan kenaikan harga bisa mengubah HPP menu yang memakai bahan itu.

1. Hitung ulang HPP menu-menu itu dengan biaya per satuan terpakai yang baru. Caranya ada di panduan HPP per menu.
2. Kalau mereknya berubah, uji rasanya dan sesuaikan takaran di resep kalau perlu. Gula aren cair dari suplier lain, misalnya, bisa kurang manis sehingga butuh takaran lebih banyak.
3. Kalau persentase HPP melewati target Anda, pilihannya ada di artikel menentukan harga jual menu.
4. Selama dua minggu pertama, hitung bahan itu lebih sering, supaya Anda tahu apakah pemakaiannya sesuai perkiraan.

Kalau Anda memakai Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep, jadi pastikan resepnya mengikuti takaran yang baru. Setelah harga naik, bandingkan HPP menu-menu itu di Kazeer dengan hitungan Anda di langkah 1. Kalau belum sama, tanyakan ke tim Kazeer cara memperbaruinya.

Stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Kalau hitungan fisik Anda lebih kecil daripada sisa stok di Kazeer, dan selisihnya membesar setelah pindah suplier, cek lagi persentase terpakai bahan itu, berat kiriman dibanding nota, dan takaran di resep. Setelah transaksi, Kazeer AI mengirim peringatan stok menipis atau habis ke owner dan admin toko, jadi Anda tahu kapan perlu menghubungi suplier. Fitur pesan bahan baku otomatis ke suplier lewat WhatsApp segera hadir.

Mulai dari barang yang paling banyak Anda beli: hitung biaya per satuan terpakainya dari nota terakhir, lalu isi baris pertama lembar suplier Anda.

Cara ini meringankan kerja pelayan di jam ramai kalau persiapannya benar. Yang paling mudah terlewat adalah pesanan yang dibayar belakangan di kasir, karena pesanan itu tetap terbuka sampai ada yang menagihnya.

Cocok atau tidak untuk usaha Anda

Pesan lewat QR paling berguna kalau tamu duduk cukup lama dan sering memesan lebih dari sekali, misalnya di kafe tempat orang bekerja atau mengobrol.

Cara ini kurang cocok, atau perlu disesuaikan, kalau:

• Sebagian besar tamu memesan di kasir lalu membawa pulang. Kode QR di meja akan jarang dipakai.
• Tamu memilih lauk langsung dari etalase, seperti di warung prasmanan. Menunjuk lauk lebih cepat daripada mencarinya di ponsel.
• Sinyal di area duduk lemah. Tamu memesan di halaman online, jadi ponselnya butuh internet. Kalau ada Wi-Fi untuk tamu, tulis nama jaringan dan kata sandinya di kartu meja.

Tamu yang tidak mau memindai tetap bisa memesan ke pelayan atau kasir seperti biasa.

Yang dilakukan tamu di meja

Di Kazeer, tamu memindai kode QR di mejanya, lalu memesan di halaman online toko Anda. Selain memilih menu dan memasukkan voucher kalau ada, tamu mengisi data berikut:

Yang perlu disiapkan dulu

Cara bayar yang Anda izinkan

Dengan pembayaran online, tamu membayar dari ponselnya. Bayar di kasir memberi jalan untuk tamu yang ingin membayar tunai atau kartu, tetapi harus ada yang menagihnya nanti.

Kalau Anda hanya mengizinkan pembayaran online, tamu yang tidak punya e-wallet atau mobile banking perlu memesan lewat pelayan atau kasir. Tanyakan juga ke tim Kazeer biaya setiap cara bayar online, kalau ada, dan kapan dananya masuk ke rekening penarikan Anda.

Nomor meja dan letak kode QR

Beri setiap meja nomor sendiri, tempel nomornya di meja, dan pastikan nomor itu sama dengan nomor meja di kode QR-nya. Kalau dua meja digabung untuk rombongan, minta mereka memesan dari satu kode QR saja, supaya pesanannya tidak terpecah.

Taruh kode QR di tempat yang bisa dipindai dari kursi, tidak tertutup piring atau tempat tisu, dan cukup terang di malam hari. Laminasi atau stand akrilik melindunginya dari tumpahan. Simpan satu set kode QR cadangan di dekat kasir.

Setiap pagi, pastikan tidak ada stiker kode QR lain di atas kode QR Anda, karena kode palsu bisa mengarahkan tamu ke halaman pembayaran orang lain.

Nama menu yang jelas tanpa pelayan

Di kasir, tamu bisa bertanya isi sebuah menu. Di ponsel, tamu hanya membaca. Buka halaman pesanan di ponsel Anda dan baca menunya seperti tamu baru. Yang biasanya perlu diperbaiki:

• Singkatan yang hanya dipahami karyawan, atau nama yang tidak menjelaskan isinya, seperti KSA atau Kopi Kita. Tulis lengkap dan tambahkan bahan utamanya: Kopi Susu Aren, Kopi Kita (espresso, susu, karamel).
• Menu pedas, atau yang mengandung kacang atau udang. Tulis di namanya, karena tamu yang memesan sendiri tidak diingatkan pelayan.

Saat pesanan masuk

Pesanan dari kode QR diteruskan ke dapur seperti pesanan dari kasir, jadi kasir dan dapur membaca pesanan yang sama. Arti status pesanan di dapur ada di panduan alur pesanan kasir ke dapur.

Status bayar dan status dapur berjalan sendiri-sendiri. Pesanan Dine-In tetap Belum Bayar selama melewati Menunggu, Dimasak, dan Diantar, jadi pesanan yang sudah diantar belum tentu sudah dibayar.

Di Kazeer, setiap karyawan punya login sendiri dengan peran seperti kasir, dapur, atau pelayan. Untuk pesanan meja, tentukan di setiap shift:

1. Siapa yang mengecek pesanan meja baru. Pesanan ini tidak lewat pelayan, jadi yang janggal perlu cepat ketahuan, misalnya sepuluh porsi dari meja untuk dua orang. Tanyakan ke meja itu sebelum dapur memasak. Pesanan yang belum dibayar bisa dibatalkan, juga dari layar dapur.
2. Siapa yang mengantar. Cocokkan nomor meja dulu, lalu sebut nama tamu yang tercatat di pesanan sebelum menaruh piring.
3. Siapa yang berkeliling membantu tamu yang kesulitan memindai, dan mengganti kode QR yang basah atau hilang.
4. Siapa yang mengingatkan tamu untuk bayar di kasir sebelum pulang.

Pesanan yang dibayar di kasir

Pesanan dengan pilihan bayar di kasir tetap Belum Bayar, berapa lama pun tamu duduk, sampai kasir mencatat pembayarannya di pesanan itu. Kalau satu meja memesan lebih dari sekali, atau setiap tamu memesan sendiri, periksa semua pesanan Belum Bayar dari meja itu sebelum tamu pergi.

Shift kasir bisa ditutup walaupun masih ada pesanan yang belum dibayar. Pesanan itu tidak dihitung sebagai pendapatan, dan di rincian shift tampil sebagai "BELUM BAYAR". Jadi, sebelum menutup shift, kasir memeriksa setiap pesanan Belum Bayar.

Yang benar-benar penjualan hanya Meja 3 dan Meja 5: Rp54.000 + Rp68.000 = Rp122.000. Kalau shift ditutup tanpa pengecekan ini, Rp122.000 itu tidak masuk pendapatan shift, dan tagihan Meja 3 bisa terlewat kalau tamunya pulang tanpa ditagih. Laci juga berisi Rp68.000 lebih banyak daripada tunai yang tercatat, dan pesanan dobel Meja 9 (Rp41.000) masih tampak seperti tagihan yang belum dibayar.

Kalau ada tamu yang pergi tanpa membayar, pesanannya tetap Belum Bayar. Tentukan sejak awal siapa yang memutuskan pembatalannya, dan minta kasir mencatat alasannya di buku pembatalan, karena Kazeer tidak menanyakannya. Langkah mencocokkan uang di akhir hari ada di panduan tutup kasir.

Kartu meja dan nomor WhatsApp tamu

Kartu kecil di samping kode QR membantu tamu yang baru pertama kali memakainya. Sesuaikan cara bayarnya dengan pilihan yang Anda izinkan.

Kalimat soal nomor WhatsApp adalah janji Anda kepada tamu, jadi tepati. Di Kazeer, pesanan yang mencatat nomor telepon otomatis menyimpan data pelanggan, jadi nomor tamu bisa tetap tersimpan setelah tamu pulang. Janji itu berlaku juga untuk nanti. Jangan memasukkan nomor dari pesanan ke daftar siaran atau grup promo. Untuk kabar menu baru, minta izin terpisah. Caranya ada di panduan mengajak pelanggan kembali lewat WhatsApp.

Kalau kartu meja juga memuat kode QR WhatsApp untuk kabar menu, beri judul di atas masing-masing kode, misalnya "Pesan di sini" dan "Kabar menu baru".

Daftar cek minggu pertama

Mulailah di hari kerja yang biasanya sepi, supaya tim sempat terbiasa sebelum akhir pekan.

Sebelum hari pertama:

1. Pindai setiap kode QR dan cocokkan nomor meja yang terisi dengan nomor di meja itu.
2. Beri tahu dapur dulu supaya pesanan percobaan tidak dimasak, lalu buat pesanan dengan pilihan bayar di kasir dan batalkan.
3. Untuk mencoba pembayaran online, pesan satu menu murah, bayar sungguhan, dan anggap sebagai penjualan biasa, karena pesanan yang sudah dibayar tidak bisa dibatalkan.
4. Baca daftar menu dari ponsel dan perbaiki nama yang membingungkan.
5. Sampaikan ke semua karyawan cara bayar yang diizinkan dan pembagian tugas di setiap shift.

Setiap hari selama minggu pertama:

1. Sebelum menutup shift, periksa semua pesanan Belum Bayar.
2. Catat pertanyaan tamu soal menu dan pesanan yang sampai ke meja yang salah, lalu perbaiki nama menu atau cek kode QR meja itu.

Untuk menilai dampaknya ke penjualan, pakai panduan rata-rata belanja. Hati-hati: kalau setiap tamu membayar sendiri, satu meja berempat bisa menjadi empat transaksi, dan rata-rata belanja per transaksi turun walaupun belanja mejanya sama.

Table order tercantum di ketiga paket Kazeer. Di Paket Gratis, platform fee Rp500 per transaksi dibebankan ke pelanggan, jadi empat transaksi dari satu meja berarti empat kali platform fee.

Stock opname bulanan mencari jawabannya. Anda menghitung semua barang, membandingkannya dengan stok yang seharusnya ada menurut catatan, lalu memberi nilai rupiah pada selisihnya.

Beda stock opname dengan cek stok harian

Cek stok harian menghitung lima sampai sepuluh bahan yang kalau habis membuat menu terlaris tidak bisa dijual. Tujuannya supaya Anda tahu kapan harus memesan. Caranya ada di panduan cek stok bahan baku harian.

Stock opname mencocokkan isi gudang, chiller, freezer, bar, dan dapur dengan catatan stok. Karena itu semua barang dihitung, termasuk gelas dan tutup, bahan yang jarang dipakai, dan bahan yang kemasannya sudah dibuka. Hitungannya lebih lama, jadi cukup sebulan sekali.

Persiapan sebelum hari hitung

• Tetapkan waktu yang sama setiap bulan, misalnya setelah tutup di hari terakhir bulan atau sebelum buka di tanggal 1, supaya hasilnya bisa dibandingkan.
• Selama menghitung, jangan ada penjualan, persiapan bahan, kiriman masuk, atau barang yang dipindah ke cabang lain. Kiriman yang tetap datang ditaruh terpisah dan tidak dibuka dulu.
• Susun lembar hitung menurut tempat penyimpanan, sesuai urutan Anda berjalan: gudang kering, chiller, freezer, bar, lalu dapur. Di setiap tempat, urutkan barang seperti susunan raknya.
• Pakai satuan resep, misalnya gram, ml, atau pcs, bukan karton atau bungkus. Misalnya 12 kotak susu UHT 1 liter ditulis 12.000 ml.
• Kemasan yang sudah dibuka ditimbang atau diukur, bukan diperkirakan seperti di cek harian. Cairan seperti susu dan sirup diukur dengan gelas takar, karena resepnya dalam ml. Untuk wadah yang dipakai ulang, timbang wadah kosongnya sekali, tulis beratnya di wadah itu, lalu kurangi dari hasil timbangan.
• Tugaskan dua orang di setiap area: satu menghitung, satu menulis.

Lembar hitung cukup berisi nama barang, satuan, hasil hitung, dan catatan. Jangan tulis stok seharusnya di lembar itu. Penghitung yang melihat angka catatan cenderung menyalinnya tanpa benar-benar menghitung.

Cara menghitung

1. Hitung per area, rak demi rak.
2. Tulis angka beserta satuannya. Barang yang tidak ada di lembar hitung ditulis di baris kosong paling bawah.
3. Hitung terpisah barang yang rusak atau lewat tanggal, lalu tandai. Barang itu bukan stok yang bisa dipakai. Cara mencegahnya ada di panduan FIFO dan FEFO.
4. Bahan yang sudah disiapkan, misalnya susu di teko bar, dihitung dalam satuan bahan asalnya.
5. Setelah satu area selesai, orang dari area lain menghitung ulang beberapa barang yang mahal, seperti biji kopi. Kalau hasilnya beda, hitung ulang bersama-sama.

Bandingkan dengan stok seharusnya

Stok seharusnya adalah jumlah yang ada kalau bahan hanya terpakai sesuai resep:

• Stok seharusnya = stok awal + barang masuk − pemakaian menurut resep (kalau cabangnya lebih dari satu, tambahkan pindahan masuk, kurangi pindahan keluar)
• Pemakaian menurut resep = porsi terjual × takaran per porsi, dijumlahkan untuk semua menu yang memakai bahan itu
• Selisih = hasil hitung − stok seharusnya
• Nilai selisih = selisih × harga satuan

Stok awal adalah hasil stock opname bulan lalu. Harga satuan dihitung dari nota: harga beli dibagi isi kemasan, seperti di panduan HPP per menu.

Kalau Anda memakai Kazeer, stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Selama setiap menu sudah punya resep, sisa stok di Inventori Kazeer menjadi angka pembanding untuk hasil hitung Anda. Stok diatur per outlet, jadi bandingkan per outlet.

Cara membaca baris pertama: 3.950 g − 4.200 g = −250 g, jadi biji kopi kurang 250 g, senilai 250 × Rp200 = Rp50.000. Empat barang yang kurang bernilai Rp50.000 + Rp43.200 + Rp14.000 + Rp12.000 = Rp119.200. Tutup gelas lebih Rp1.500, jadi totalnya kurang Rp117.700.

Urutkan dari nilai terbesar, bukan dari jumlah terbesar. Selisih susu 2.400 ml terlihat paling besar, tetapi nilai selisih biji kopi yang hanya 250 g lebih besar. Selisih lebih, seperti tutup gelas, juga perlu dicari penyebabnya, karena bisa berarti ada catatan yang salah.

Cari penyebab selisih

Hitung ulang dulu barang yang selisihnya besar, karena salah hitung paling cepat diperbaiki. Kalau angkanya tetap, periksa kemungkinan berikut.

Takaran resep tidak sama dengan porsi di bar

Tandanya: selisih kurang setiap bulan pada bahan yang dipakai banyak menu, seperti susu dan biji kopi. Timbang porsi yang dibuat barista dan bandingkan dengan resep. Cara menjaga takaran ada di artikel tentang bahan terbuang. Periksa juga menu atau topping baru yang resepnya belum ditulis: bahannya terpakai, tetapi tidak pernah terhitung.

Bahan terbuang tidak dicatat

Tandanya: selisih kurang pada bahan yang cepat rusak atau sering dibuat ulang. Bahan yang dibuang tidak pernah menjadi penjualan, jadi tidak mengurangi stok seharusnya. Catatan bahan terbuang menunjukkan berapa bagian selisih yang sudah terjelaskan.

Barang masuk tidak dicatat, atau salah satuan

Kiriman yang tidak dicatat membuat hasil hitung lebih besar daripada stok seharusnya. Salah satuan saat menerima membuat selisih yang janggal, sering kelipatan isi kemasan. Misalnya satu dus berisi 12 kotak susu 1 liter tercatat sebagai 1 kotak, sehingga hasil hitung lebih 11.000 ml. Cocokkan semua nota bulan itu dengan catatan barang masuk.

Barang pindah cabang tanpa catatan

Tandanya: satu cabang lebih dan cabang lain kurang dengan jumlah yang hampir sama. Bandingkan selisih antarcabang sebelum mencari penyebab lain, dan catat setiap perpindahan di kedua cabang.

Barang hilang

Kalau penyebab di atas sudah dicek dan selisih kurang tetap muncul, terutama pada barang kecil yang mahal, ada kemungkinan barang diambil. Jangan langsung menuduh. Hitung barang itu seminggu sekali untuk melihat kapan selisihnya muncul, dan batasi siapa yang memegang kunci gudang. Batasi juga siapa yang bisa mengubah catatan stok. Di Kazeer, akses karyawan diatur per tugas dan per outlet.

Yang dibantu Kazeer

Menghitung rak tetap pekerjaan orang. Kazeer membantu di sisi catatan:

• Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha Anda. Di sana Anda mengecek stok dan melihat sisa stok.
• Semua cabang ada dalam satu akun, dan barang bisa dipindahkan ke cabang yang membutuhkan. Pindahkan lewat Kazeer setiap kali barang diantar ke cabang lain. Lihat bagian multi-outlet.
• Setelah transaksi, Kazeer AI mengirim peringatan stok menipis atau habis ke owner dan admin toko.
• Anda juga bisa bertanya ke Kazeer AI lewat web atau WhatsApp, misalnya "Barang apa yang perlu dicek?". Kalau jawabannya tidak cocok dengan isi rak, cari penyebabnya. Lihat contoh pertanyaan untuk Kazeer AI.

Setelah hitungan selesai

Selisih kurang yang tersisa setelah salah hitung, salah catat barang masuk, dan perpindahan cabang dibereskan adalah biaya bahan di luar HPP di laporan. HPP di laporan Kazeer tercatat dari setiap penjualan, sedangkan bahan yang terbuang atau hilang tidak pernah terjual. Kalau seluruh selisih di contoh tadi memang terjadi bulan itu, laba kotor yang sebenarnya Rp117.700 lebih kecil daripada di laporan, begitu juga laba bersihnya. Cara membaca keduanya ada di panduan laba kotor dan laba bersih.

Sebelum stock opname berikutnya:

1. Samakan porsi di bar dengan resep, atau perbarui resep kalau porsinya memang diubah.
2. Mulai catatan bahan terbuang kalau belum ada.
3. Tulis selisih setiap barang di satu tabel bulanan. Dahulukan barang yang selisihnya muncul dua bulan berturut-turut.
4. Hitung barang yang selisihnya besar seminggu sekali sampai penyebabnya ketemu.
5. Kalau selisih kecil terus muncul pada bahan yang sama, masukkan ke baris susut di hitungan HPP Anda.
6. Pakai hasil hitung sebagai stok awal bulan depan, dan simpan lembar hitungnya.

Sebelum mencurigai siapa pun, singkirkan dulu penyebab yang tidak disengaja. Cara menghitung laci dan rumus selisihnya ada di panduan tutup kasir.

Penyebab biasa yang perlu disingkirkan dulu

Arah selisih memberi petunjuk pertama. Laci lebih biasanya berarti ada uang masuk yang tidak tercatat, atau kembalian yang kurang. Laci kurang biasanya berarti ada uang keluar, atau pembayaran tercatat tunai padahal uangnya tidak masuk laci.

Telusuri sebelum kasir pulang

Selagi kasir masih ingat tamu yang membayar dengan uang besar dan nota belanja belum terbuang, periksa dengan urutan ini:

1. Cek dulu pesanan Belum Bayar. Kalau tamunya sudah membayar dan shift belum ditutup, catat pembayarannya sekarang di pesanan itu. Di Kazeer, shift tetap bisa ditutup dengan pesanan yang belum dibayar, dan pesanan itu tampil sebagai Belum Bayar di detail shift.
2. Hitung ulang dengan orang kedua sampai hasilnya sama. Selisih sebesar satu lembar uang, misalnya Rp10.000, lebih mirip lembaran yang terselip atau salah kembalian.
3. Cek modal awal di buku kas pagi: jumlahnya, siapa yang menyerahkan, dan apakah dihitung bersama.
4. Buka total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir di Kazeer. Bandingkan QRIS dengan daftar transaksi masuk dan kartu dengan ringkasan mesin kartu. Kalau tunai kurang Rp22.000 dan QRIS lebih Rp22.000, cari pesanan senilai itu di shift tersebut.
5. Cocokkan setiap pesanan batal dengan buku pembatalan (lihat aturan di bawah), terutama yang nilainya sama dengan selisih. Apakah ada uang yang sempat diterima?
6. Setelah semua itu, baru tanya kasir.

Bertanya tanpa menuduh

Mulai dari yang sudah Anda cek: "Laci kurang Rp40.000. QRIS dan kartu sudah cocok, pesanan Belum Bayar juga tidak ada. Tadi ada uang laci yang dipakai belanja?" Pertanyaan "Uangnya ke mana?" membuat orang membela diri dan berhenti mengingat. Tulis jawaban kasir di catatan selisih, termasuk "tidak tahu".

Catat setiap shift, termasuk yang cocok

Tulis satu baris untuk setiap shift, termasuk yang cocok, supaya Anda tahu apakah tiga selisih terjadi dalam 10 atau 40 shift. Pakai kata yang sama untuk penyebabnya supaya bisa dihitung: salah kembalian, tip, modal awal, belanja tanpa nota, salah cara bayar, belum bayar, pembatalan, salah pesanan, atau tidak ketemu.

Laci yang cocok belum tentu bersih: pembayaran tunai yang tidak dicatat lalu pesanannya dibatalkan tidak membuat selisih. Jadi baca buku pembatalan per shift bersama catatan ini (lihat artikel struk NOT PAID).

Membaca catatan setelah empat minggu

• Selisih yang penyebabnya ketemu menunjukkan apa yang perlu dilatih. Tiga dari empat selisih Kasir B adalah salah cara bayar, jadi biasakan dia mengecek cara bayar sebelum menyelesaikan pembayaran. Dua dari tiga selisih Kasir A adalah salah kembalian, dan latihannya ada di panduan melatih kasir baru.
• Bandingkan kasir yang jadwalnya mirip. Kasir B dan C sama-sama 16 shift, hampir semuanya malam. Selisih yang tidak ketemu: Kasir B satu, Kasir C empat, dan keempatnya kurang Rp125.000 (Rp25.000 + Rp20.000 + Rp30.000 + Rp50.000).
• Sebelum menyimpulkan soal orang, cari kesamaan lain. Apakah shift-shift itu malam akhir pekan yang paling ramai? Apakah laci diserahkan tanpa dihitung, atau dipegang orang lain saat Kasir C istirahat? Kalau ya, perbaiki prosesnya dulu, lalu baca catatan dua minggu berikutnya.

Aturan laci untuk semua kasir

Kalau aturan ini baru Anda buat sekarang, berlakukan untuk semua kasir mulai tanggal yang sama, supaya tidak ada yang merasa dicurigai. Bahas alasannya dengan semua kasir, lalu tempel di dekat meja kasir.

1. Setiap kasir memegang lacinya sendiri selama shift dan masuk dengan loginnya sendiri. Di Kazeer, akses setiap karyawan diatur per tugas dan per outlet (panduan akses karyawan). Jangan pinjamkan login, termasuk akun owner.
2. Kasir yang pulang dan kasir yang masuk menghitung laci bersama di setiap serah terima, lalu keduanya tanda tangan di buku kas. Saat kasir istirahat, laci dikunci, atau penggantinya ikut menghitung sebelum dan sesudah.
3. Modal awal selalu sama jumlahnya (contoh susunan pecahannya ada di panduan tutup kasir).
4. Orang yang mengambil uang dari laci meminta nota dan langsung menulisnya di buku kas: jumlah, keperluan, dan namanya. Kas kecil untuk belanja mendadak sebaiknya terpisah dari laci.
5. Tip, termasuk kembalian yang ditinggal tamu, masuk ke toples terpisah.
6. Anda atau kepala shift menyetujui setiap pembatalan (caranya di artikel struk NOT PAID), lalu kasir menulis di buku pembatalan: tanggal dan jam, meja atau nama tamu, nilai pesanan, alasan, dan siapa yang menyetujui. Kalau dapur perlu membatalkan, misalnya karena bahan habis, dapur memberi tahu kasir dulu.

Aturan ini sengaja tidak menyebut potongan gaji atau sanksi. Kalau Anda ingin mengaturnya, tanyakan dulu ke orang yang paham aturan ketenagakerjaan.

Yang dicatat Kazeer, dan yang tidak

Pesanan batal tetap terlihat di catatan Kazeer. Pesanan yang belum dibayar bisa dibatalkan oleh kasir dan admin toko, juga dari layar dapur, sedangkan pesanan yang sudah dibayar tidak bisa dibatalkan. Kazeer tidak menanyakan alasannya dan tidak mencatat siapa yang membatalkan, hanya waktu perubahan terakhir pesanan itu. Pembatalan juga tidak masuk log audit, jadi buku pembatalan tetap perlu.

Struk pelanggan baru bisa dicetak setelah pesanan dibayar, jadi kalau tamu menerima struk, pembayarannya sudah tercatat.

Kalau polanya mengarah ke satu orang

Catatan selisih memberi tahu shift mana yang perlu Anda periksa lebih teliti. Untuk menyimpulkan siapa yang salah, Anda butuh lebih dari itu. Langkah yang adil:

1. Singkirkan dulu penyebab dari proses, lalu kumpulkan bahannya: catatan selisih, total per cara bayar di shift itu, pesanan Belum Bayar, pembatalan yang sudah dicocokkan dengan buku, dan rekaman kamera kalau ada.
2. Bicara berdua, jauh dari tamu dan karyawan lain. Tunjukkan catatannya, lalu minta penjelasan: "Dalam empat minggu ada empat selisih di shift kamu yang belum ketemu penyebabnya. Saya mau cari tahu bersama. Ada yang berbeda di shift itu?" Dengarkan jawabannya: bisa jadi ada hal yang tidak terlihat di catatan, misalnya rekan yang sering mengambil uang laci.
3. Sepakati langkah berikutnya dan batas waktunya, misalnya selama dua minggu Anda atau kepala shift ikut menghitung laci di awal dan akhir setiap shift kasir itu. Tulis kesepakatannya, lalu tanda tangani berdua.
4. Setelah dua minggu, baca lagi catatannya. Kalau selisihnya berhenti, catat apa yang berubah. Kalau berlanjut, Anda punya catatan tertulis untuk langkah berikutnya. Untuk keputusan soal hubungan kerja, minta saran orang yang paham aturan ketenagakerjaan lebih dulu.

Di bawah ini ada beda tagihan sementara dan struk lunas, kenapa risikonya ada di pembayaran tunai, dan kontrol yang bisa Anda pasang, termasuk cek harian sebelum tutup.

Yang ramai dibahas

Unggahan Threads dari @carino_mi_amante diunggah ulang @jkt.feed pada 25 Mei 2026 di Instagram, dalam delapan gambar beserta beberapa balasannya. Unggahan itu memperlihatkan dua struk dari meja yang sama. Struk pertama masih bertuliskan NOT PAID di bawah total, dan ditandai salah. Struk kedua mencantumkan pembayarannya, dengan kartu lewat mesin EDC, dan ditandai benar.

Pengguna lain lalu membagikan struk serupa yang menyatakan belum lunas, padahal mereka sudah membayar, salah satunya lewat QRIS. Para pembalas menjelaskan alurnya: saat tamu meminta tagihan, kasir mencetak tagihan sementara untuk dicek. Setelah tamu membayar, struk dicetak lagi sebagai struk lunas yang menunjukkan cara bayarnya. Beberapa pembalas yang bekerja di bidang ini juga menyebut cara yang dipakai sebagian usaha untuk mencegahnya, dan sebagian idenya kami bahas di bawah.

Struk bertuliskan belum dibayar belum tentu tanda kecurangan. Bisa saja itu tagihan yang dicetak sebelum tamu membayar, dan struk lunasnya tidak ikut diserahkan.

Tagihan sementara dan struk lunas

Satu pesanan bisa menghasilkan dua kertas:

Tulisan di kedua kertas itu berbeda di setiap aplikasi kasir. Yang penting, kasir dan tamu bisa membedakannya dalam sekali lihat.

Di Kazeer, pembayaran tunai, QRIS, atau kartu dicatat di pesanan yang sama, dan status Belum Bayar menandai pesanan yang pembayarannya belum tercatat. Kalau outlet Anda memakai printer struk, struk dicetak dari aplikasi kasir.

Kenapa risikonya ada di tunai

Pembayaran QRIS dan kartu meninggalkan jejak di luar kasir, yaitu di daftar transaksi penerima QRIS dan di mesin kartu. Tunai tidak meninggalkan jejak seperti itu. Para pembalas unggahan tadi menjelaskan celahnya: tamu membayar tunai, tetapi kasir yang tidak jujur hanya menyerahkan tagihan sementara, menyimpan uangnya, lalu membatalkan pesanan itu di sistem. Penjualan itu hilang dari catatan, dan uangnya tidak pernah sampai ke laci. Tamu tidak dirugikan karena sudah membayar. Yang rugi adalah pemilik usaha.

Dalam kejadian seperti itu, hitungan laci saat tutup bisa tetap cocok, karena penjualannya tidak tercatat dan uangnya juga tidak ada di laci. Jadi mencocokkan tunai saja belum cukup. Pembatalan dan pesanan yang belum dibayar juga perlu dicek.

Kesalahan yang jujur juga terjadi. Kasir yang terburu-buru bisa lupa mencatat pembayaran tunai. Pesanannya tetap Belum Bayar, sementara uangnya ada di laci, sehingga isi laci lebih banyak dari catatan.

Kontrol yang bisa Anda pasang

Struk lunas untuk setiap tamu

Jadikan aturan tertulis: setelah pembayaran dicatat, kasir mencetak struk dan menyerahkannya ke tamu, untuk tunai, QRIS, maupun kartu. Kalau tamu sudah menerima tagihan sementara, struk lunas menggantikannya. Latih ini sejak hari pertama kasir baru bekerja, seperti di panduan melatih kasir baru, dan siapkan gulungan kertas cadangan supaya struk tetap bisa dicetak saat kertas habis di jam ramai.

Batasi siapa yang menyetujui pembatalan

Tentukan siapa yang boleh menyetujui pembatalan, misalnya Anda atau kepala shift, terutama untuk pesanan yang sudah dimasak atau sudah ditagihkan. Minta setiap pembatalan ditulis di buku pembatalan: tanggal, jam, meja, alasan, dan siapa yang menyetujui.

Di Kazeer, pesanan yang dibatalkan tetap terlihat di catatan, jadi buku itu bisa Anda cocokkan dengan aplikasi. Jangan pinjamkan akun owner ke kasir, karena akun owner membuka semua outlet dan semua laporan. Beri setiap karyawan akses sesuai tugas dan outletnya, seperti di panduan akses karyawan.

Kurangi uang tunai yang berpindah tangan

Dengan QRIS dinamis, kode QR dibuat untuk setiap transaksi dan sudah memuat jumlah tagihannya. Pembayaran kartu tercatat di mesin kartu. Keduanya meninggalkan jejak yang bisa dicocokkan. Di Kazeer, QRIS dinamis tersedia di semua paket, dan pembayaran QRIS maupun kartu dicatat di pesanan yang sama. Biasakan kasir menawarkan QRIS dan kartu saat tamu akan membayar.

Tetap terima tunai. Undang-Undang Mata Uang (UU Nomor 7 Tahun 2011) melarang menolak Rupiah sebagai pembayaran, kecuali ada keraguan atas keasliannya. Tujuannya mengurangi tunai, bukan menolaknya.

Kamera ke arah meja kasir

Arahkan kamera ke meja kasir, laci, dan tempat struk diserahkan. Jangan sampai kamera merekam tombol mesin kartu saat tamu memasukkan PIN. Beri tahu karyawan di mana kamera dipasang dan untuk apa. Rekaman membantu menjawab pertanyaan yang jelas, misalnya pembatalan di jam tertentu, dan melindungi kasir yang jujur saat ada tamu yang membantah. Simpan rekaman setidaknya sampai Anda selesai membaca catatan pembatalan minggu itu.

Papan makan gratis tanpa struk

Sebagian usaha memasang papan yang menyatakan makanan gratis kalau tamu tidak menerima struk. Kelebihannya, tamu ikut meminta struk, sehingga struk lunas makin jarang terlewat. Kekurangannya, Anda menanggung setiap struk yang terlupa, Anda perlu menulis syaratnya dengan jelas (yang dihitung adalah struk lunas, bukan tagihan sementara), dan bisa muncul perdebatan di depan kasir. Pilihan yang lebih ringan adalah papan yang meminta tamu memastikan mereka menerima struk lunas.

Adil kepada kasir

Sebagian besar kasir bekerja dengan jujur. Satu struk bertuliskan belum dibayar, satu pembatalan, atau satu selisih di laci bukan bukti. Aturan yang jelas justru melindungi mereka: struk lunas yang diserahkan, pembatalan yang tertulis dan disetujui, serta rekaman kamera membuat kasir bisa menunjukkan apa yang terjadi. Kalau Anda melihat pola yang janggal, buka dulu catatan dan rekamannya, lalu bicarakan berdua dengan kasirnya.

Cek harian sebelum tutup

Jalankan cek ini setiap malam, sebelum kasir pulang:

Kazeer menampilkan total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir, jadi angka pembandingnya tidak perlu direkap. Langkah menghitung laci, mencatat selisih, dan mencocokkan QRIS serta kartu ada di panduan tutup kasir.

Seminggu sekali, baca pembatalan per shift dan cari pola, bukan satu kejadian.

Pertanyaan untuk vendor aplikasi kasir

Fitur setiap aplikasi kasir berbeda. Ajukan pertanyaan ini sebelum memilih aplikasi, atau saat menilai aplikasi yang sudah Anda pakai:

1. Apakah tagihan sementara dan struk lunas terlihat berbeda, dan apakah cara bayarnya tercetak di struk lunas?
2. Peran mana yang bisa membatalkan pesanan, dan bisakah dibatasi ke owner atau kepala shift?
3. Apakah catatan pembatalan menyimpan siapa yang membatalkan, kapan, dan alasannya?
4. Apakah shift bisa ditutup selagi masih ada pesanan yang belum dibayar?
5. Bisakah Anda melihat total per cara bayar dan per shift kasir?

Yang bisa kami pastikan untuk Kazeer: status Belum Bayar menandai pesanan yang pembayarannya belum tercatat, pembatalan tetap terlihat di catatan, total per cara bayar dan per shift kasir bisa dilihat, akses karyawan diatur per tugas dan per outlet, dan struk dicetak dari aplikasi kasir. Pertanyaan lainnya bisa Anda ajukan langsung saat demo bersama tim Kazeer.

Mulai minggu ini

1. Tulis aturan struk lunas dan tempel di dekat meja kasir.
2. Siapkan buku pembatalan, dan tentukan siapa yang boleh menyetujui pembatalan.
3. Jalankan cek harian di atas setiap malam selama dua minggu, lalu baca hasilnya.
4. Kalau sudah ada kamera di meja kasir, periksa arahnya.
5. Sampaikan aturan baru ke semua kasir sekaligus, beserta alasannya: aturan ini juga melindungi mereka.

Yang diberitakan

Pada Sabtu, 9 Mei 2026, detikJateng memberitakan bahwa Spesial Soto Boyolali (SSB) Hj Hesti memasang lowongan AI engineer di LinkedIn. Menurut berita itu, SSB punya 85 gerai di Indonesia ditambah satu gerai di Arab Saudi, dan semuanya diatur dari kantor pusat.

Kepada detikJateng, pemilik dan direktur utama SSB, Hj. Hesti Noviasari, mengonfirmasi rekrutmen itu. Menurutnya, AI engineer dibutuhkan untuk membantu manajemen, meningkatkan layanan ke pelanggan, dan mengurangi makanan yang terbuang. Gerai yang banyak dan diatur dari satu tempat perlu kontrol dan sistem, baik untuk operasional maupun administrasi. Contoh yang ia sebut antara lain jam buka dan tutup setiap gerai, biaya, karyawan, stok, dan pengecekan di kasir. Pengecekan kasir penting karena di SSB pelanggan mengambil lauk sendiri dan membayar setelah makan, jadi catatan kasir perlu sejalan dengan yang diproduksi. Di sisi operasional, ia juga menyebut soal "berapa customer yang masuk, kemudian berapa kebutuhan SDM-nya", serta jumlah makanan yang perlu dimasak.

Soal makanan terbuang, SSB memakai sistem semi prasmanan, dan menurut Hesti, SSB berkomitmen tidak menjual ulang makanan yang tersisa. Ia berharap AI bisa mengenali pola pelanggan, supaya jumlah sate, gorengan, dan soto (yang dimasak banyak sekaligus) lebih pas. Saat berita itu terbit, SSB sudah punya 2 AI engineer dan masih mencari sekitar 10 orang lagi.

Pertanyaan yang sama di usaha kecil

Skalanya jauh berbeda, tetapi pertanyaannya sama, dan setiap pertanyaan punya catatan yang menjawabnya. Sebagian besar catatan itu sudah dibuat kasir.

Satu transaksi belum tentu satu orang, karena satu meja bisa membayar sekaligus, tetapi polanya tetap terlihat. Kalau aplikasi kasir Anda tidak menampilkan penjualan per jam, catat angka penjualan hari ini setiap jam. Caranya ada di panduan jadwal shift.

Ada satu catatan yang biasanya belum dibuat kasir: berapa yang dimasak dan berapa yang tersisa. Tanpa itu, pertanyaan soal makanan terbuang tidak bisa dijawab, oleh AI maupun oleh Anda. Cara mencocokkan kasir setiap malam ada di panduan tutup kasir harian.

Pekerjaan yang sudah bisa dibantu AI

Kalau catatannya lengkap, alat AI yang membaca catatan usaha sudah bisa membantu:

• Membaca catatan penjualan dan stok: menu paling laku minggu ini, penjualan sampai jam ini, bahan yang menipis.
• Menjawab pertanyaan rutin dalam bahasa sehari-hari, tanpa membuka laporan satu per satu.
• Merangkum penjualan dan stok hari kemarin.
• Menunjukkan jam ramai, supaya bahan dan karyawan siap sebelum antrean.

Batasnya jelas: AI hanya membaca yang tercatat. Gorengan yang dibayar tanpa masuk kasir, pesanan yang dibatalkan di luar aplikasi, dan bahan yang dibuang tanpa dicatat tidak ada dalam jawabannya. Kalau catatannya bolong, jawabannya ikut keliru, walaupun kalimatnya terdengar yakin.

Yang perlu diwaspadai

• Jawaban keliru. Cek periode dalam jawaban, dan buka laporannya sebelum keputusan besar seperti belanja besar atau mengubah harga.
• Data pelanggan. Jangan menempelkan nama, nomor telepon, atau alamat pelanggan ke aplikasi chat AI umum.
• Biaya. Membangun program sendiri berarti menggaji orang yang membuat dan merawatnya. Untuk outlet kecil, alat yang sudah jadi biasanya lebih masuk akal: bandingkan biayanya dengan waktu rekap yang Anda hemat.

Yang tetap butuh orang

Dalam berita itu pun, AI engineer disebut untuk membantu tugas manajemen. Di warung kecil, pekerjaan ini tetap dikerjakan orang:

• Pesanan nasi kotak yang dijanjikan lewat WhatsApp pribadi dan belum masuk kasir.
• Hal di luar warung yang tidak ada di catatan minggu lalu, seperti hujan, libur sekolah, atau hajatan di kampung sebelah.
• Rasa dan mutu: kuah yang kurang gurih atau gorengan yang sudah dingin. Ini dicicipi, bukan dibaca dari laporan.
• Hitung stok fisik di rak dan kulkas, karena bahan tumpah atau rusak tidak selalu dicatat.
• Bicara dengan karyawan soal tukar shift atau selisih kasir.
• Keputusan harga dan menu: menaikkan harga, mencoret menu, atau menambah lauk baru.

AI memberi angka untuk dipertimbangkan. Keputusannya tetap di tangan Anda.

Mulai dari satu pertanyaan

Pilih satu pertanyaan yang jawabannya bisa Anda pakai minggu ini, lalu jawab dengan catatan yang ada. Misalnya: berapa porsi soto yang perlu disiapkan untuk hari Sabtu?

Contoh hitungan: Empat Sabtu terakhir, soto terjual 62, 70, 58, dan 66 porsi. Totalnya 62 + 70 + 58 + 66 = 256 porsi, jadi rata-ratanya 256 ÷ 4 = 64 porsi per Sabtu.

Lalu bandingkan dengan sisa. Misalnya selama ini Anda menyiapkan 80 porsi setiap Sabtu. Dengan rata-rata 64 porsi terjual, rata-rata 16 porsi tersisa (80 − 64). Kalau Anda menyiapkan 72 porsi, jumlah itu masih di atas Sabtu tertinggi (70 porsi), dan sisa rata-ratanya turun menjadi 8 porsi (72 − 64). Catat sisanya setiap Sabtu selama sebulan, lalu sesuaikan lagi.

Hitungan ini hanya sebaik catatannya. Kalau sebagian porsi dibayar tanpa masuk kasir, angka terjual terlihat lebih kecil dari yang sebenarnya, dan Anda bisa menyiapkan terlalu sedikit.

Cara mencatat sisa ada di panduan mengurangi bahan terbuang, dan cara membandingkan hari yang sama di panduan membaca laporan penjualan harian.

Di mana Kazeer AI berperan

Kazeer adalah aplikasi kasir dengan asisten AI, jadi Anda tidak perlu membangun program sendiri. Catatannya terkumpul langsung dari kasir: penjualan dan menu yang terjual, pembatalan yang tetap terlihat di catatan, total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir, serta HPP dan pajak dari setiap penjualan. HPP per menu bisa dihitung dari resep, dan stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan.

Kazeer AI membantu Anda memahami catatan itu. Anda bertanya dengan bahasa sehari-hari lewat web atau WhatsApp, misalnya "Apa yang paling laku?" atau "Barang apa yang perlu dicek?". Anda juga bisa menanyakan penjualan kemarin atau meminta saran usaha, misalnya "Waktu ramai di jam 11.00 sampai 13.00. Siapkan stok dan promo menu andalan Anda." Jam dalam saran itu adalah data contoh.

Batas yang sama tetap berlaku. Penjualan yang tidak masuk kasir tidak ikut terbaca, dan berapa porsi yang dimasak tetap Anda yang memutuskan.

Chatbot Kazeer AI tercantum di ketiga paket Kazeer: Paket Gratis, Paket Standar Bulanan, dan Paket Standar Tahunan. Contoh pertanyaan lainnya ada di panduan bertanya ke Kazeer AI, dan contoh percakapannya di bagian Kazeer AI.

Langkah minggu ini

1. Pastikan semua penjualan masuk kasir, termasuk lauk yang diambil sendiri oleh pelanggan, dan catat pembatalan di kasir, bukan di kertas.
2. Kalau aplikasi kasir Anda mendukung resep, isi resep menu utama, supaya stok bahan berkurang sesuai porsi yang terjual.
3. Untuk satu menu utama, tulis setiap hari berapa yang dimasak dan berapa yang tersisa.
4. Setelah empat minggu, hitung rata-ratanya seperti contoh di atas, lalu ubah satu hal saja: jumlah yang dimasak, jadwal shift, atau belanja bahan.

Semua itu tampil di Profil Bisnis Google, profil gratis di Google Maps dan Penelusuran. Atur sekali dengan benar, lalu jaga dengan cek singkat setiap bulan.

Cara Google memilih hasil di sekitar pembeli

Menurut Google, hasil lokal terutama didasarkan pada tiga hal:

• Relevansi: seberapa cocok profil Anda dengan yang dicari orang.
• Jarak: seberapa jauh outlet Anda dari orang yang mencari.
• Popularitas: seberapa dikenal usaha Anda, antara lain dari ulasan dan link.

Jarak tidak bisa Anda ubah, tetapi dua lainnya bisa. Google menyebut bisnis dengan informasi lengkap dan akurat lebih mungkin muncul. Sarannya: verifikasi bisnis; lengkapi alamat, jam buka termasuk jam khusus, kategori, dan atribut; balas ulasan; tambah foto serta video.

Google juga menulis: "Anda tidak dapat meminta atau membayar untuk mendapatkan peringkat lokal yang lebih baik di Google." Jadi waspadai siapa pun yang menjual jasa menaikkan urutan outlet di Maps. Artikel ini pun tidak menjanjikan urutan.

Klaim dan verifikasi profil

Menambahkan atau mengklaim profil itu gratis. Pakai akun Google milik usaha, bukan akun pribadi karyawan. Langkahnya:

1. Cari nama dan kota outlet di Google Maps.
2. Kalau profilnya sudah ada dan belum diklaim, pilih "Klaim bisnis ini", lalu "Kelola sekarang". Di aplikasi, ketuk "Tentang" dulu.
3. Kalau belum ada, buka business.google.com/add, lalu pilih "Tambahkan bisnis Anda ke Google".
4. Kalau sudah diverifikasi orang lain, misalnya pemilik lama, ajukan permintaan kepemilikan ke pemilik profil itu.

Lalu verifikasi. Google yang menentukan caranya, misalnya telepon, SMS, email, video, atau kartu pos, dan pilihannya tidak bisa diubah. Kode kartu pos biasanya tiba dalam 14 hari dan berlaku 30 hari. Selama menunggu, jangan ubah nama, alamat, atau kategori, dan jangan minta kode baru. Peninjauan bisa sampai 5 hari kerja. Jangan berikan kodenya ke siapa pun, karena Google tidak akan pernah memintanya.

Punya beberapa outlet? Setiap lokasi punya satu profil, tidak lebih.

Nama, kategori, dan jam buka

Nama

Samakan dengan papan nama. Pedoman Google melarang tagline, info lokasi, nomor telepon, jam buka, deskripsi produk, dan huruf kapital semua di nama, dan informasi yang tidak perlu bisa membuat profil ditangguhkan. Jadi bukan "KEDAI KOPI ANDA" atau "Kedai Kopi Anda, Kopi Susu Aren Termurah", cukup "Kedai Kopi Anda".

Kategori

Pilih satu kategori utama yang paling spesifik dari daftar Google, karena kategori memengaruhi peringkat lokal. Anda bisa menambah hingga 9 kategori lain, tetapi pilih sesedikit mungkin dan jangan dipakai sebagai kata kunci. Mengubah kategori bisa memicu verifikasi ulang. Semua outlet Anda harus memakai kategori utama yang sama.

Jam buka

Untuk restoran, Google meminta jam ketika pengunjung bisa makan di tempat, atau jam bawa pulang kalau tidak ada makan di tempat. Jam pesan antar bisa diisi terpisah di "Jam lainnya". Kalau outlet tutup di tengah hari, isi dua rentang jam di "Edit profil" > "Jam buka", misalnya 07.00 sampai 14.00 dan 16.00 sampai 22.00.

Perubahan hingga 6 hari berturut-turut, misalnya tutup 5 hari saat Lebaran, masuk ke "Jam khusus". Google juga menyarankan mengonfirmasi jam di hari libur resmi walaupun sama seperti biasa. Kalau tutup 7 hari atau lebih, misalnya renovasi dua minggu, atau belum tahu sampai kapan, tandai "Tutup sementara".

Menu, foto, dan info lain

Menu

Usaha makanan dan minuman bisa mengisi menu lewat "Edit menu": bagian, item, deskripsi, dan harga. Menurut Google, fitur ini tersedia terbatas, jadi mungkin belum ada di profil Anda. Perubahan bisa butuh 24 sampai 48 jam untuk tampil, jadi ubah menu di Google dua hari sebelum harga baru berlaku di kasir.

Pedoman Google meminta menu yang mewakili semua yang tersedia, bukan hanya item populer. Link menu juga tidak boleh langsung ke layanan pemesanan atau pesan antar pihak ketiga: pakai halaman di situs Anda sendiri, atau unggah foto menu.

Foto

Foto tampil setelah profil terverifikasi. Pakai JPG atau PNG, 10 KB sampai 5 MB, sebaiknya 720 x 720 piksel, tajam, cukup terang, dan tanpa filter berat.

Mulai dari foto tampak depan di siang hari, yang membantu pelanggan mengenali outlet saat tiba. Lalu area duduk, meja kasir, dan menu yang paling sering dipesan. Belum yakin yang mana? Tanyakan "Apa yang paling laku?" ke Kazeer AI.

Info lain

• Atribut ("Edit profil" > "Lainnya"), misalnya "Pembayaran" dan "Fasilitas": pilih "Ya" hanya untuk yang benar. Kasir Kazeer mencatat tunai, QRIS, dan kartu, jadi samakan atribut pembayaran dengan cara bayar yang Anda terima. Sebagian atribut diisi dari masukan pelanggan, jadi cek sesekali.
• Deskripsi: maksimal 750 karakter, tanpa URL, promo, atau harga. Tulis apa yang Anda tawarkan, apa yang khas, dan sejak kapan buka, misalnya "[Nama outlet] adalah kedai kopi kecil di [nama jalan], buka sejak [tahun]. Kami menyeduh kopi dan memanggang roti setiap pagi."

Ulasan: minta dengan jujur, balas dengan tenang

Buat link atau kode QR ulasan di browser komputer, karena kode QR belum bisa dibuat di ponsel. Buka profil, pilih "Baca Ulasan", lalu "Dapatkan lebih banyak ulasan". Bagikan di tanda terima, pesan terima kasih, akhir chat dengan pelanggan, atau kartu cetak di meja kasir. Di Kazeer, struk belum bisa mencetak kode QR ulasan. Tautannya bisa Anda tulis sebagai teks penutup struk di app.kazeer.ai (Pengaturan Printer), tetapi pengaturan itu tersimpan per browser atau perangkat, bukan per outlet, dan struk dari aplikasi Android belum bisa memuatnya.

Jangan memberi insentif, seperti minuman gratis atau potongan harga, sebagai imbalan ulasan. Google menyebutnya interaksi palsu dan melarangnya. Kartu bertuliskan "Tulis ulasan, dapat es teh gratis" melanggar aturan ini. Yang boleh: "Kalau berkenan, ceritakan pengalaman Anda di Google."

Hanya bisnis terverifikasi yang bisa membalas ulasan. Balasan tampil publik atas nama usaha, dan penulisnya diberi tahu.

Saran Google: sopan, singkat, tidak menyalin balasan yang sama untuk semua orang, dan tanpa promo. Untuk ulasan negatif: jangan sebut info pribadi penulisnya, jujur soal batas Anda, minta maaf bila perlu, tanggapi isi ulasannya, dan balas segera.

Sebelum membalas, cek catatan hari itu dan tanya karyawan yang bertugas. Tulis hanya yang sudah Anda lakukan. Laporkan ulasan hanya kalau melanggar kebijakan Google, bukan karena Anda tidak setuju.

Postingan dan cek bulanan

Ada tiga jenis postingan: "Info terbaru", "Penawaran", dan "Acara". Penawaran butuh judul, tanggal, dan jam. Postingan diarsipkan setelah 6 bulan, kecuali ada rentang tanggalnya. Saat menjalankan promo jam sepi, atur harga promonya di fitur promo Kazeer, lalu buat postingan Penawaran dengan tanggal mulai dan selesai promo itu.

Bagian "Performa" menampilkan antara lain penayangan, rute, panggilan, dan klik situs. Angka ini menghitung orang yang melihat dan menghubungi profil, bukan yang membeli, jadi taruh di samping catatan kasir. Jumlah transaksi kemarin bisa Anda tanyakan ke Kazeer AI. Tanyakan dan catat setiap pagi, lalu hitung rata-ratanya per bulan.

Rute naik 35 dan transaksi naik rata-rata 14 per hari, tetapi itu belum berarti Google penyebabnya. Bisa jadi ada promo atau hari libur, jadi catat juga hal itu dan lihat tren beberapa bulan. Kalau rute dan panggilan terus turun, periksa lagi jam buka, foto, dan ulasan yang belum dibalas.

Daftar cek: sekali di awal, lalu tiap bulan

Sekali di awal:

1. Klaim atau tambahkan profil dengan akun Google usaha, lalu verifikasi. Jangan bagikan kodenya.
2. Tulis nama seperti di papan nama, dan pilih satu kategori utama yang spesifik.
3. Isi jam makan di tempat, jam istirahat, dan jam khusus hari libur terdekat.
4. Isi menu atau link menu yang bukan aplikasi pesan antar.
5. Unggah foto tampak depan, area duduk, dan menu terlaris.
6. Samakan atribut pembayaran dengan cara bayar Anda, dan tulis deskripsi tanpa harga.
7. Cetak kode QR ulasan untuk meja kasir.

Setiap awal bulan:

1. Cek jam khusus untuk hari libur bulan itu.
2. Samakan menu dan harga dengan kasir.
3. Balas ulasan yang belum dibalas.
4. Tambah foto baru dan buat postingan untuk promo berikutnya.
5. Catat rute dan panggilan di samping transaksi rata-rata per hari.

Meta kini menawarkan agen AI di aplikasi WhatsApp Business yang bisa membalas pesan seperti itu atas nama usaha Anda.

Apa itu Meta Business Agent

Meta Business Agent adalah agen AI di dalam aplikasi WhatsApp Business yang membalas pelanggan untuk usaha Anda. Saat memperkenalkannya pada 3 Juni 2026, Meta menyebut agen ini bisa menjawab pertanyaan tentang usaha Anda, menyarankan produk dari katalog, membuat janji temu, dan menyelesaikan penjualan, dalam bahasa pelanggan dan dengan gaya bicara usaha Anda. Anda yang memutuskan kapan karyawan mengambil alih.

Menurut halaman produknya, agen belajar dari obrolan lama, Halaman Facebook, dan situs web Anda kalau ada, dan Anda bisa mengunggah katalog produk atau daftar harga. Anda juga bisa memilih siapa yang dibalas: semua orang, hanya pelanggan baru, atau pelanggan yang datang dari iklan. Chat tentang topik yang Anda tandai untuk dihindari diserahkan ke Anda, dan Anda bisa mengambil alih chat kapan saja. Pengumuman WhatsApp juga menyebut ringkasan pagi berisi chat yang terlewat semalam.

Jangan tertukar dengan Kazeer AI. Kazeer AI juga bisa ditanya lewat WhatsApp, tetapi yang bertanya adalah Anda sebagai pemilik, tentang catatan usaha, misalnya "Apa yang paling laku?". Meta Business Agent menjawab pelanggan.

Apa yang berubah dan kapan

Per Oktober 2026:

• 3 Juni 2026: Meta memperkenalkan agen ini, dan WhatsApp menyebut peluncurannya dimulai dari sejumlah bisnis terpilih.
• 15 September 2026: Meta mengumumkan langganan Meta One, yang memberi akses lebih ke agen ini.

Soal negara, halaman produk resminya hanya menulis: "Tersedia bagi bisnis yang memenuhi syarat di pasar tertentu, yang segera akan disusul peluncuran di pasar lainnya." Indonesia tidak disebut di halaman resmi itu, dan syaratnya tidak dijelaskan. Jadi agen ini mungkin belum muncul di akun Anda.

Untuk mengeceknya, nomor Anda harus sudah terdaftar di aplikasi WhatsApp Business. Langkah resminya: "Buka Alat, pilih Meta Business Agent, lakukan autentikasi, tautkan akun jika diminta, lalu ketuk Konfirmasi."

Soal biaya, halaman Meta One menyebut aplikasi WhatsApp Business tetap gratis, dan Meta Business Agent gratis setiap bulan sampai batas tertentu yang besarnya tidak disebut. Tanggapan lebih banyak tersedia lewat paket Meta One, yang dibeli per profil bisnis atau nomor telepon, jadi hitung per nomor kalau tiap outlet punya nomor sendiri. Pengumuman Meta hanya memuat harga dalam dolar (paket Essential mulai $14,99 per bulan) dan menyebut paket bisa berbeda per wilayah. Harga rupiah belum tercantum di halaman resminya, jadi cek harga di aplikasi sebelum berlangganan.

Siapkan isinya sebelum aktif

Panduan resmi WhatsApp meminta informasi usaha dan deskripsi produk dibuat lengkap dan terbaru. Agen juga belajar dari obrolan lama, yang bisa memuat harga lama atau promo yang sudah selesai. Jadi tulis informasi terbaru di katalog atau daftar harga yang Anda unggah, dan samakan isi situs web Anda:

• Jam buka setiap hari, termasuk hari libur dan jam terakhir pesanan diterima.
• Menu dan harga, sama persis dengan di kasir. Kalau harga Dine-In dan Take away berbeda, tulis keduanya.
• Promo yang sedang berjalan, beserta tanggal dan jam berakhirnya.
• Area antar dan ongkosnya, atau tulis jelas kalau Anda tidak melayani antar.
• Cara bayar yang Anda terima, misalnya tunai, QRIS, dan kartu.
• Reservasi: untuk berapa orang, paling lambat kapan, dan siapa yang mengonfirmasi.

Cara mengisi profil bisnis dan katalog di WhatsApp Business ada di artikel mengajak pelanggan kembali lewat WhatsApp.

Lalu tandai topik yang harus dijawab orang:

• Alergi dan isi bahan, karena jawaban yang salah bisa membahayakan pelanggan.
• Klaim halal. Biar Anda yang menjawab, sesuai bukti yang Anda miliki.
• Komplain dan refund.
• Pesanan katering dan pesanan besar, yang perlu dicek dengan stok dan kapasitas dapur.

Tunjuk satu orang per shift untuk membalas chat yang diserahkan, dan tetapkan batas waktu membalasnya.

Coba di mode uji

Menurut panduan resminya, Anda bisa mencoba agen di mode uji sebelum aktif dan memperbaiki jawabannya langsung dari chat. Halaman produknya menyarankan mengobrol dengan agen seolah Anda pelanggan. Panduan itu tidak menjanjikan jawaban yang selalu benar, jadi uji dengan pertanyaan yang sering masuk:

Cara menjalankannya:

1. Ajukan setiap pertanyaan dua kali dengan kata yang berbeda, misalnya "Minggu buka nggak?".
2. Perbaiki jawaban yang salah di chat, lalu perbaiki juga sumbernya: katalog, daftar harga, atau situs web. Tanyakan lagi sampai benar.
3. Ulangi keenam pertanyaan setiap kali harga, menu, promo, atau jam buka berubah.

Yang perlu diwaspadai

Harga dan janji yang salah

Pelanggan membaca jawaban agen sebagai jawaban usaha Anda. UU No. 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen Pasal 10 melarang pelaku usaha yang menawarkan barang atau jasa membuat "pernyataan yang tidak benar atau menyesatkan", antara lain tentang harga dan potongan harga. Jaga harga dan promo di katalog sama dengan di kasir, dan putuskan dari awal apa yang Anda lakukan kalau agen terlanjur menyebut harga yang salah.

Data pelanggan

Nama, nomor telepon, dan isi chat pelanggan adalah data pribadi yang dilindungi UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, yang berlaku sejak 17 Oktober 2022. Agen belajar dari obrolan lama yang berisi data itu. Sebelum mengaktifkannya, baca kebijakan privasi aplikasi WhatsApp Business di halaman legal WhatsApp, dan batasi siapa yang memegang ponsel usaha.

Beri tahu pelanggan

SE Menkominfo No. 9 Tahun 2023 tentang Etika Kecerdasan Artifisial ditujukan kepada pelaku usaha pemrograman AI dan penyelenggara sistem elektronik. Isinya pedoman etika tanpa sanksi, termasuk nilai transparansi dan pelindungan data pribadi, tetapi tidak tegas mewajibkan pemberitahuan bahwa yang membalas adalah AI. Halaman produk Meta juga tidak menjelaskan apakah pelanggan diberi tahu. Jadi beri tahu sendiri, misalnya di profil bisnis: "Balasan chat bisa dikirim oleh asisten AI. Komplain dan refund dibalas langsung oleh tim kami."

Aturan yang masih disiapkan

Menurut berita Komdigi 28 Juli 2026, Perpres tentang peta jalan AI beserta etika AI tinggal menunggu penetapan oleh Presiden. Berita itu tidak menyebut kapan Perpres terbit, jadi pantau kabar terbarunya di situs Komdigi.

Pesanan dari chat tetap dicatat di kasir

Pesanan yang disepakati lewat chat baru ada di WhatsApp, sedangkan laporan penjualan, HPP, dan stok dihitung dari pesanan yang tercatat di kasir. Jadi tetapkan alurnya:

1. Tunjuk siapa yang memasukkan pesanan dari chat ke kasir di setiap shift.
2. Catat sebagai Take away kalau dibawa pulang, atau Dine-In dengan nomor meja saat pelanggan datang.
3. Di Kazeer, pesanan diteruskan ke dapur dari catatan yang sama, jadi dapur tidak memasak dari tangkapan layar chat.
4. Catat pembayarannya di pesanan yang sama: tunai, QRIS, atau kartu.
5. Kalau pelanggan membatalkan lewat chat, batalkan juga di kasir. Pembatalannya tetap terlihat di catatan.

Dengan begitu laporan penjualan hari ini bertambah sendiri, dan stok bahan ikut berkurang otomatis sesuai resep menu. Alur lengkapnya ada di panduan alur pesanan kasir ke dapur.

Mulai minggu ini

1. Buka Alat di aplikasi WhatsApp Business dan cek apakah Meta Business Agent sudah ada.
2. Samakan katalog atau daftar harga dengan kasir, dan hapus promo yang sudah selesai.
3. Tandai topik untuk orang: alergi, halal, komplain, refund, dan katering.
4. Uji keenam pertanyaan di atas dan perbaiki yang salah.
5. Kalau ragu, mulai dengan pilihan hanya pelanggan baru, supaya pelanggan lama tetap dibalas oleh orang.
6. Tulis di profil bisnis bahwa balasan chat bisa dari AI.

Penjualan bisa naik lewat dua jalan: transaksi yang lebih banyak, atau transaksi yang lebih besar. Artikel ini membahas jalan kedua: menu pendamping yang ditawarkan sepanjang hari dan paket yang masuk akal, dinilai dari laba kotor per transaksi, bukan dari penjualan saja.

Apa itu rata-rata belanja

Rata-rata belanja per transaksi adalah penjualan dibagi jumlah transaksi. Satu transaksi adalah satu pembayaran, jadi bisa berisi pesanan satu orang atau satu meja berempat. Angka ini bukan belanja per orang.

Misalnya kemarin penjualan Rp4.250.000 dari 186 transaksi. Rata-rata belanjanya Rp4.250.000 ÷ 186 = Rp22.849 (dibulatkan), tidak jauh dari harga segelas Kopi Susu Aren, Rp22.000. Kemungkinan banyak transaksi hanya berisi satu minuman.

Hitung juga laba kotor per transaksi: laba kotor dibagi jumlah transaksi. Kalau HPP kemarin Rp1.700.000, laba kotornya Rp4.250.000 − Rp1.700.000 = Rp2.550.000, dan laba kotor per transaksi Rp2.550.000 ÷ 186 = Rp13.710. Angka ini penting, karena paket dengan potongan harga bisa menaikkan rata-rata belanja sambil menurunkan laba kotor per transaksi.

Di Kazeer, penjualan dan laba kotor ada di laporan, dan laporan penjualan hari ini diperbarui sendiri tanpa rekap manual. Jumlah transaksi kemarin juga bisa Anda tanyakan ke Kazeer AI, bersama omzet dan menu terlaris. Catat ketiga angka itu setiap pagi. Dasar membaca omzet dan transaksi ada di panduan laporan penjualan harian.

Pilih pasangan yang masuk akal

Mulai dari menu utama, yaitu menu yang paling sering dipesan. Lihat daftar menu yang terjual di catatan penjualan, atau tanyakan "Apa yang paling laku?" ke Kazeer AI lewat web atau WhatsApp.

Lalu pilih satu pendamping yang biasa dinikmati bersama menu utama, cepat disajikan, dan bahannya cukup untuk dua minggu percobaan. Kalau dua pendamping sama cocoknya, pilih yang laba kotor per porsinya lebih besar. Croissant Butter (Rp20.000, HPP Rp8.600) menyisakan Rp11.400, sedangkan Roti Bakar (Rp15.000, HPP Rp7.000) menyisakan Rp8.000.

Ada dua cara menawarkannya:

Mulailah dari tambahan harga normal, karena tidak ada potongan yang dilepas. Kalau hasilnya kecil setelah dua minggu, coba paket. Jalankan satu pasangan dalam satu waktu, supaya jelas mana yang berpengaruh.

Paket di sini berlaku sepanjang hari. Potongan harga untuk jam tertentu saja dibahas di artikel promo jam sepi.

Hitung laba kotor setiap tawaran

Sebelum menawarkan apa pun, hitung laba kotornya dengan HPP per menu. Di Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu. Kalau belum punya angkanya, mulai dari panduan HPP per menu.

Tambahan harga normal mudah dihitung: pembeli kopi yang menambah Croissant Butter membuat transaksinya naik dari Rp22.000 ke Rp42.000, dan laba kotornya bertambah Rp11.400 tanpa potongan.

Paket perlu dihitung dari dua jenis pembeli:

• Pembeli yang tadinya hanya membeli kopi, lalu mengambil paket. Laba kotornya naik dari Rp13.600 ke Rp21.000, jadi bertambah Rp7.400.
• Pembeli yang tanpa paket pun akan membeli kopi dan croissant. Laba kotornya turun dari Rp25.000 ke Rp21.000, jadi berkurang Rp4.000.

Untuk menutup Rp20.000 dari 5 pembeli tadi saja, perlu paling sedikit 3 pembeli yang naik ke paket (3 × Rp7.400 = Rp22.200). Pastikan juga laba kotor paket (Rp21.000) lebih besar daripada laba kotor menu utama saja (Rp13.600). Kalau tidak, pembeli yang naik ke paket pun mengurangi laba kotor Anda.

Kalau memilih paket, atur harganya di fitur promo Kazeer sebelum hari pertama.

Papan menu dan meja kasir

Buat pasangannya terlihat sebelum pembeli selesai memesan:

• Tulis pendamping tepat di bawah menu utama, misalnya "Kopi Susu Aren Rp22.000", lalu di bawahnya "Tambah Croissant Butter Rp20.000".
• Pakai nama yang menjelaskan isinya. "Kopi Susu Aren + Croissant Butter Rp38.000" lebih jelas daripada nama paket yang harus ditanyakan dulu.
• Taruh pendampingnya di dekat kasir, misalnya croissant di toples kaca dengan kartu harga.
• Kalau pendampingnya habis, singkirkan kartunya hari itu, supaya kasir tidak menawarkan yang tidak ada.

Naskah kasir yang membantu

Di Kazeer, kasir memilih menu di tablet dan jumlah yang harus dibayar langsung terhitung. Jadi waktu yang tepat untuk menawarkan adalah setelah pesanan utama dicatat dan sebelum pembayaran. Kalau ditawarkan setelah membayar, pembeli harus membayar dua kali.

Aturannya:

1. Tawarkan satu menu yang disebut namanya, bukan "Ada lagi?".
2. Sebut harganya, supaya pembeli bisa langsung memutuskan.
3. Tawarkan sekali saja. Kalau pembeli bilang tidak, terima dan lanjutkan ke pembayaran.
4. Kalau pembeli sudah memesan makanan, lewati tawarannya.

Contoh naskahnya:

• Kasir: "Kopi Susu Aren satu, ya. Mau sekalian Croissant Butter? Tambah Rp20.000."
• Pembeli: "Tidak usah."
• Kasir: "Baik, totalnya Rp22.000. Bayar tunai atau QRIS?"

Untuk paket: "Mau sekalian paket dengan Croissant Butter? Jadi Rp38.000."

Untuk kasir baru, latih naskah ini di hari pertama dan kedua, saat dia belajar menu dan mencatat pesanan. Rencananya ada di panduan melatih kasir baru. Nilai kasir dari apakah dia menawarkan dengan benar, bukan dari berapa pembeli yang setuju. Target jumlah per kasir bisa membuat tawaran berubah jadi desakan.

Menilai hasilnya

Bandingkan dua minggu sebelum perubahan dengan dua minggu sesudahnya, di hari yang sama: hari kerja dengan hari kerja, akhir pekan dengan akhir pekan. Keluarkan hari yang tidak biasa, seperti hari libur atau hujan seharian.

Contoh di bawah adalah rata-rata hari kerja, sebelum dan sesudah kasir menawarkan Croissant Butter dengan harga normal.

Cara membacanya:

• Transaksi tetap 186, jadi tidak ada tanda pembeli enggan datang karena tawarannya.
• Penjualan naik 15 × Rp20.000 = Rp300.000 sehari, dan HPP naik 15 × Rp8.600 = Rp129.000.
• Persentase HPP naik sedikit, karena HPP Croissant Butter 43% dari harganya, di atas rata-rata 40,0%. Itu wajar selama laba kotor per transaksi naik. Laba kotor bertambah 15 × Rp11.400 = Rp171.000 sehari.

Jumlah Croissant Butter ada di daftar menu terjual di catatan penjualan. Angka lainnya berasal dari laporan Kazeer dan catatan pagi Anda.

Lalu putuskan:

• Transaksi turun: cek apakah tawarannya memperlambat antrean atau membuat pembeli tidak nyaman.
• Rata-rata belanja hampir tetap: cek apakah kasir selalu menawarkan, lalu coba pendamping lain atau paket.
• Rata-rata belanja naik, laba kotor per transaksi turun: paket lebih banyak diambil pembeli yang memang akan membeli keduanya. Naikkan harga paket, atau kembali ke harga normal.
• Keduanya naik dan transaksi tetap: lanjutkan.

Mulai minggu ini

1. Selama dua minggu, catat penjualan, laba kotor, dan jumlah transaksi setiap hari, lalu hitung rata-rata belanja dan laba kotor per transaksi.
2. Tentukan menu utama dari daftar menu terjual atau jawaban "Apa yang paling laku?".
3. Pilih satu pendamping yang cocok, cepat disajikan, dan bahannya cukup.
4. Hitung laba kotornya. Kalau memakai paket, atur harganya di fitur promo Kazeer.
5. Tulis pasangannya di papan menu, dan taruh pendampingnya di dekat kasir.
6. Latih kasir menawarkan sekali, setelah pesanan utama dan sebelum pembayaran.
7. Setelah dua minggu, bandingkan dengan dua minggu sebelumnya di hari yang sama, lalu putuskan: lanjutkan, ubah, atau hentikan.

Sejak Agustus 2026, pertanyaan seperti itu bisa diajukan dalam bahasa Indonesia. Pekerjaan Anda tetap sederhana: profil yang benar dan jujur, serta balasan ulasan yang baik.

Apa itu Ask Maps dan sejak kapan ada

Ask Maps adalah fitur tanya jawab di Google Maps yang memakai Gemini, AI buatan Google. Pengguna bertanya dengan kalimat biasa, lewat ketikan atau suara, dan Maps menjawab dengan saran tempat.

• 12 Maret 2026: Google memperkenalkan Ask Maps, pertama di Amerika Serikat dan India.
• 6 Agustus 2026: Google Indonesia mengumumkan Ask Maps hadir di Indonesia, dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia. Salah satu contohnya adalah mencari kafe yang tenang untuk ngobrol.

Menurut pengumuman Maret, jawaban Ask Maps memakai informasi tempat, ulasan pengguna, dan konten web, dan bisa disesuaikan dengan pencarian serta tempat yang pernah disimpan si penanya.

Karena cara memilihnya tidak dijelaskan, tidak ada trik peringkat yang bisa dipastikan. Jasa yang menjanjikan outlet Anda pasti muncul di Ask Maps tidak punya dasar untuk janji itu. Yang bisa Anda kendalikan adalah informasi tentang outlet Anda sendiri.

Lihat outlet Anda dari sisi pelanggan

Di pengumuman Maret, Google menjelaskan caranya: buka Google Maps, ketuk tombol Ask Maps, lalu bertanya dengan teks atau suara.

Ajukan tiga atau empat pertanyaan yang mungkin diajukan pelanggan Anda, dengan menyebut area outlet. Misalnya untuk kafe di Jalan Kaliurang:

1. Kafe yang tenang untuk ngobrol dekat Jalan Kaliurang.
2. Tempat sarapan yang sudah buka jam 7 pagi di sekitar Jalan Kaliurang.
3. Jam berapa (nama outlet Anda) buka hari Minggu, dan apa kata ulasannya?

Catat hasilnya, misalnya seperti ini:

Jawaban yang Anda lihat bisa berbeda dengan yang dilihat pelanggan, jadi pakai catatan ini untuk menemukan informasi yang salah atau kurang, bukan untuk mengukur peringkat. Kalau jawabannya menyebut keluhan dari ulasan, misalnya pesanan lama di akhir pekan, bahas dulu bersama tim dan perbaiki di outlet.

Rapikan Profil Bisnis Google Anda

Ask Maps memakai informasi tempat dan ulasan. Informasi tentang outlet Anda diatur lewat Profil Bisnis Google (Google Business Profile), halaman outlet Anda di Google Maps dan Google Search. Dasarnya tetap sama: jam buka dan jam khusus yang benar, menu dengan harga yang sama dengan di kasir, foto hidangan yang benar-benar Anda sajikan, dan atribut yang benar. Cara mengisinya satu per satu ada di panduan Profil Bisnis Google.

Yang baru adalah AI di editor menu. Menurut Google, editor menu untuk usaha makanan dan minuman tersedia terbatas, jadi mungkin belum ada di profil Anda. Kalau sudah ada, perhatikan dua hal dari halaman bantuan editor menu:

• Menu bisa dibuat dari foto atau PDF: AI mengubahnya menjadi item, deskripsi, dan harga. Google menyebut fitur ini eksperimental dan meminta Anda meninjau menunya.
• Google bisa menyalin menu dari situs web usaha Anda. Kalau menu di situs sudah lama, perbarui, atau pilih tidak ikut (opt out) lewat tautan di halaman itu.

Gemini untuk Profil Bisnis Google

Pada 10 Juni 2026, Google mengumumkan bahwa pemilik usaha bisa menghubungkan Profil Bisnis Google ke Gemini. Setelah terhubung, Gemini memakai ulasan, pertanyaan pelanggan, dan data performa profil Anda sebagai bahan jawaban. Peluncurannya dijadwalkan mulai bulan itu, kecuali di Kawasan Ekonomi Eropa dan Inggris.

Menurut halaman bantuan Google, di aplikasi web Gemini Anda bisa mengubah jam buka, menu, foto, atribut, dan kontak; membuat draf balasan ulasan; membuat dan menjadwalkan postingan Update, Penawaran, dan Acara; meringkas tema ulasan; serta melihat performa profil dan kata kunci pencarian.

Syaratnya:

• Anda pemilik atau pengelola satu Profil Bisnis terverifikasi saja.
• Berusia 18 tahun ke atas.
• Memakai akun Google pribadi. Akun kantor atau sekolah belum didukung.
• Setelan Simpan Aktivitas di Gemini aktif.

Bahasa Indonesia termasuk yang didukung, tetapi fiturnya dirilis bertahap dan mungkin belum muncul di akun Anda. Pemilik beberapa outlet dengan profil terverifikasi masing-masing tidak bisa memakainya, jadi kelola setiap profil seperti biasa. Katalog Kazeer diatur per outlet, jadi cocokkan menu setiap profil dengan katalog outlet itu.

Cara mulai: buka gemini.google.com dengan akun yang sama dengan akun Profil Bisnis, lalu tanyakan sesuatu tentang profil Anda. Kalau belum terhubung, Gemini menawarkan untuk menghubungkannya. Kalau data profil tidak terpakai, tambahkan @Google Business Profile di permintaan Anda, misalnya:

• "Ringkas keluhan yang paling sering muncul di ulasan bulan ini."
• "Ubah jam buka hari Minggu menjadi 08.00 sampai 21.00."

Yang Anda ubah lewat Gemini akan dilihat pelanggan di profil, jadi cek hasilnya di Google Maps. Kalau Anda memasang postingan Penawaran untuk harga promo, atur harga yang sama di fitur promo Kazeer, supaya kasir menagih sesuai yang tertulis di Google. Cara menghitung promo yang masih menyisakan laba ada di artikel promo jam sepi.

Ulasan: AI membuat draf, Anda yang memutuskan

Menurut halaman bantuan Google tentang membalas ulasan, usaha harus diverifikasi sebelum bisa membalas. Balasan diperiksa dulu sesuai kebijakan konten Google, biasanya paling lama 10 menit, tetapi kadang sampai 30 hari. Setelah disetujui, balasan tampil publik di bawah ulasan, atas nama usaha Anda.

Halaman bantuan Gemini tidak menjelaskan apakah draf balasan langsung terbit atau menunggu persetujuan Anda. Anggap setiap draf belum final: baca dan ubah sebelum dikirim.

Kebijakan konten Google Maps melarang usaha:

• memberi imbalan untuk ulasan, seperti uang, diskon, atau barang dan jasa gratis;
• hanya meminta ulasan dari pelanggan yang puas, atau mencegah ulasan negatif;
• meminta karyawan mengumpulkan ulasan dalam jumlah tertentu.

Jadi "diskon 10% untuk ulasan bintang lima" dan "target 5 ulasan per shift" sama-sama melanggar. Ulasan dari karyawan Anda juga bisa dianggap konflik kepentingan. Minta ulasan ke semua pelanggan dengan cara yang sama, misalnya kode QR di dekat kasir.

Cara membalas ulasan, termasuk contoh balasan untuk keluhan, ada di panduan Profil Bisnis Google. Saat menyunting draf dari Gemini, cek tiga hal:

1. Draf hanya membahas yang ada di ulasan. Hapus bagian yang tidak disebut di ulasan.
2. Langkah yang disebut benar-benar sudah Anda ambil. Hapus janji yang tidak bisa Anda tepati.
3. Tidak ada data pelanggan, seperti nomor telepon atau detail pesanan dari catatan kasir. Jangan juga menempelkan data itu ke permintaan untuk AI.

Rutinitas bulanan

Pilih satu hari tetap setiap bulan, misalnya Senin pertama:

1. Ajukan lagi pertanyaan Ask Maps Anda, lalu bandingkan dengan catatan bulan lalu.
2. Jalankan daftar cek bulanan di panduan Profil Bisnis Google: jam khusus, menu dan harga, ulasan, foto, dan postingan.
3. Kalau menu di Google dibuat dari foto atau disalin dari situs web, cocokkan setiap harganya dengan harga di kasir Kazeer. Perubahan menu bisa butuh 24 sampai 48 jam untuk tampil, jadi cek lagi dua hari kemudian.
4. Ringkas tema ulasan bulan ini, sendiri atau dengan Gemini, lalu pilih satu keluhan untuk dibenahi.
5. Bandingkan menu yang sering dipuji di ulasan dengan penjualannya. Tanyakan "Apa yang paling laku?" ke Kazeer AI, lalu petakan menu Anda dengan cara di artikel menu terlaris dan paling untung.

Kabar seperti itu bisa Anda kirim lewat WhatsApp, asalkan pelanggan sudah setuju menerimanya. Artikel ini membahas izinnya, isi pesannya, dan cara menilai hasilnya dari catatan penjualan. Fokusnya pesan yang berguna, bukan diskon.

Mulai dari izin pelanggan

Kebijakan Pesan Bisnis WhatsApp, yang terakhir diperbarui 23 September 2026, juga berlaku untuk aplikasi WhatsApp Business. Anda hanya boleh menghubungi orang yang sudah memberikan nomornya kepada Anda dan sudah setuju menerima pesan dari Anda. Cara meminta izin itu menjadi tanggung jawab Anda.

Cara yang paling mudah di outlet:

1. Buka tautan pendek di WhatsApp Business. Setiap akun otomatis punya tautan pendek dan kode QR. Isi pesan bawaannya, misalnya "Halo, saya mau dapat kabar menu baru dan jam buka."
2. Cetak kode QR itu di kartu meja, dengan satu kalimat tentang apa yang akan dikirim dan cara berhenti.
3. Saat pelanggan membayar, kasir boleh bertanya, "Mau dapat kabar menu baru lewat WhatsApp?" Kalau mau, pelanggan memindai kode QR dan mengirim pesannya sendiri.

Dengan begitu, nomor dan izinnya datang dari pelanggan sendiri. Jangan pernah menambahkan nomor diam-diam, misalnya dari catatan pesanan. Sebelum mencetak banyak kartu: kode QR tidak kedaluwarsa, tetapi kalau Anda mengaturnya ulang, kode lama tidak berfungsi lagi.

Catat apa yang disetujui setiap orang, misalnya "menu baru dan jam libur", beserta tanggalnya. Kalau seseorang minta berhenti, lewat chat maupun langsung ke kasir, hapus dia dari daftar hari itu juga. Kebijakan WhatsApp mewajibkan Anda menghormati permintaan itu, termasuk menghapusnya dari daftar kontak.

Siapkan WhatsApp Business

WhatsApp Business adalah aplikasi gratis untuk Android dan iPhone. Satu nomor tidak bisa dipakai di WhatsApp biasa dan WhatsApp Business sekaligus, tetapi bisa dipindahkan. Pakai nomor outlet, bukan nomor pribadi karyawan.

Atur bagian ini sebelum pesan pertama:

Per Oktober 2026, label sedang diganti menjadi daftar (lists) secara bertahap. Selama label masih ada, Anda bisa membuat sampai 20 label. Buat satu label atau daftar, misalnya "Setuju kabar", untuk pelanggan yang sudah memberi izin.

Isi pesan dan seberapa sering

Satu pesan, satu alasan: menu baru, menu musiman yang kembali, jam buka saat libur panjang, atau outlet tutup sementara. Isinya harus cocok dengan yang disetujui: setuju menerima kabar menu baru tidak sama dengan setuju menerima pesan setiap hari.

Seberapa sering? Tidak ada angka yang pas untuk semua outlet. Sebagai titik awal, kirim hanya saat ada kabar yang benar-benar baru, misalnya paling banyak dua kali sebulan. Setelah setiap pesan, hitung berapa orang yang minta berhenti. Kalau jumlahnya naik, kirim lebih jarang.

Pusat Bantuan WhatsApp menyarankan: kirim hanya ke orang yang sudah setuju, hapus kontak yang lama tidak berinteraksi, dan pastikan isi pesan sesuai dengan yang mereka setujui. Kebijakan WhatsApp juga melarang promosi alkohol dan tembakau lewat aplikasi WhatsApp Business.

Kalau pesannya membawa harga paket atau harga promo, hitung dulu laba kotornya dengan panduan promo jam sepi, lalu atur harganya di fitur promo Kazeer sebelum pesan dikirim.

Daftar siaran atau siaran bisnis

WhatsApp Business punya dua cara mengirim satu pesan ke banyak pelanggan. Aturan izinnya sama untuk keduanya.

Daftar siaran:

• Sampai 256 kontak per daftar, dan jumlah daftarnya bebas.
• Hanya orang yang menyimpan nomor Anda yang menerima pesan. Jadi tulis juga di kartu meja: "Simpan nomor ini supaya kabar kami sampai."
• Tidak tersedia di Windows, Mac, atau Web. Batas siaran bulanan sedang diterapkan bertahap di beberapa negara.

Siaran bisnis, nama baru untuk pesan marketing di beberapa negara:

• Hanya ada di aplikasi WhatsApp Business. Anda membayar setiap pesan yang terkirim dalam lima hari, dan dana untuk pesan yang tidak terkirim dikembalikan.
• Ditinjau Meta sebelum dikirim, bisa dijadwalkan, dan bisa memuat tombol, misalnya ke katalog.
• Bisa sampai ke kontak yang belum menyimpan nomor Anda, dan menampilkan berapa penerima yang membaca dan membalas.
• Kalau banyak penerima melapor atau memblokir, akun Anda diberi peringatan. Kalau spam berlanjut, siaran bisnis dihentikan tiga hari, tanpa banding.
• Baru tersedia di beberapa negara. Tarif dalam rupiah memang tercantum, tetapi itu belum memastikan fiturnya sudah ada di Indonesia. Cek langsung di aplikasi Anda.

Pada 3 April 2025, Meta mengumumkan bahwa siaran bisnis menjadi berbayar supaya bisnis lebih berhati-hati dengan yang dikirim, dan bahwa jumlah pesan marketing yang diterima seseorang dibatasi. Untuk daftar pelanggan tetap yang masih kecil, daftar siaran biasanya sudah cukup.

Jaga data pelanggan

Nomor dan isi chat pelanggan adalah data pribadi. Kebiasaan yang membantu:

• Simpan daftar pelanggan di ponsel bisnis outlet, bukan di ponsel pribadi karyawan.
• Jangan pernah meneruskan isi chat seorang pelanggan ke pelanggan lain. Kebijakan WhatsApp melarangnya.
• Jangan meminta nomor kartu, nomor rekening, atau nomor identitas lengkap lewat chat. Ini juga dilarang.
• Siapkan kebijakan privasi yang bisa dibaca pelanggan. Kebijakan WhatsApp meminta bisnis memilikinya.

Indonesia juga punya UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, yang berlaku sejak 17 Oktober 2022. Untuk kewajiban rinci usaha Anda, tanyakan ke penasihat hukum.

Pesan-pesan ini Anda kirim sendiri dari WhatsApp Business, bukan dari Kazeer. Kazeer mencatat pesanan dan penjualan, jadi hasilnya bisa Anda ukur.

Ukur dari catatan penjualan

Pesan yang dibaca belum tentu membuat orang datang, jadi ukur dari catatan penjualan. Sebelum mengirim, tentukan:

1. Menu yang dikabarkan, misalnya Croissant Butter.
2. Periode pembanding: 7 hari setelah pesan dikirim, dibanding 7 hari sebelumnya, saat menu itu sudah ada tetapi belum dikabarkan. Untuk menu baru, andalkan lembar hitung.
3. Lembar hitung di kasir: kasir membuat satu garis setiap ada pelanggan yang menunjukkan atau menyebut pesan itu.

Di Kazeer, catatan penjualan memuat menu yang terjual dan hasil penjualannya. Dari situ, catat porsi Croissant Butter setiap hari selama kedua periode. Laporan Kazeer juga memuat penjualan, HPP, dan laba kotor, dan HPP per menu bisa dihitung dari resepnya.

Tambahan laba kotornya 12 × Rp11.400 = Rp136.800, dengan harga normal. Lembar hitung kasir mencatat 8 pelanggan yang menunjukkan pesan itu. Artinya pesan itu sampai ke pembeli, tetapi sebagian kenaikan bisa juga karena hal lain.

Cuaca, hari libur, acara di dekat outlet, atau perubahan menu juga menggerakkan penjualan. Keluarkan hari yang tidak biasa dari perbandingan, dan lihat hasil beberapa pesan sebelum menyimpulkan. Kalau Anda memakai siaran bisnis yang berbayar, kurangi biayanya dari tambahan laba kotor.

Daftar cek sebelum pesan pertama

1. Pasang WhatsApp Business dengan nomor outlet, lalu lengkapi profil, balas cepat, salam, dan pesan tidak di tempat.
2. Isi pesan bawaan di tautan pendek, lalu cetak kode QR di kartu meja beserta isi kabar dan cara berhenti.
3. Minta kasir menawarkan tanpa memaksa. Jangan menambahkan nomor diam-diam.
4. Catat apa yang disetujui setiap pelanggan, lalu kelompokkan dalam satu label atau daftar.
5. Tulis satu pesan untuk satu alasan, dengan cara berhenti di akhir. Kalau ada harga promo, hitung dulu laba kotornya.
6. Siapkan lembar hitung di kasir, lalu bandingkan porsi terjual 7 hari sebelum dan sesudah pesan.
7. Hapus setiap orang yang minta berhenti pada hari itu juga.

Artikel ini membahas apa yang bisa dibantu asisten itu, dan apa yang perlu Anda cek: menu hasil pindaian, deskripsi, foto, promo, dan balasan ulasan.

Apa yang bisa dilakukan Asisten AI GrabMerchant

Grab mengumumkan asisten AI untuk merchant pada 9 April 2025, sebagai chatbot di aplikasi GrabMerchant, tanpa menyebut negaranya. Di Indonesia, asisten ini dibahas dalam rilis Grab Indonesia tertanggal 3 Juli 2026 untuk mitra merchant GrabFood. Menurut rilis itu, asisten ini memakai data penjualan toko Anda secara otomatis, dan dipakai untuk:

• Mengubah daftar menu cetak menjadi menu digital di aplikasi (Menu Scanner).
• Menulis deskripsi menu dengan AI (Description Generator).
• Membantu merespons ulasan pelanggan.
• Membantu merancang langkah promosi.
• Memberi panduan lewat tombol petunjuk instan di halaman wawasan toko.

Untuk pertanyaan tentang penjualan yang tercatat di kasir outlet Anda, lihat artikel bertanya ke Kazeer AI.

Rilis itu tidak menyebut apakah semua fitur sudah tersedia untuk semua merchant. Kalau Anda tidak menemukannya, tanyakan ke pusat bantuan GrabMerchant.

Pegangan untuk semua fitur ini: AI menyarankan, Anda yang memutuskan.

Memindai menu cetak

Dalam penjelasan Grab tentang alat pemindai menunya (November 2024), merchant memotret menu fisiknya, AI menyusun teksnya ke kolom menu, lalu merchant memeriksa dan menyunting sebelum menerbitkan. Saat itu yang terbaca baru judul, deskripsi, harga, dan kategori. Pilihan menu seperti level pedas atau ukuran belum ikut, dan Grab menyebut akurasi untuk berbagai bahasa di kawasan ini masih terus dikerjakan.

Jadi anggap hasil pindaian sebagai draf. Cek baris demi baris dengan menu cetak di samping Anda:

Kalau harga di aplikasi berbeda dari harga di outlet, pastikan bedanya Anda tetapkan dengan sengaja.

Deskripsi dari AI: jujur dan spesifik

Menurut penjelasan Grab tahun 2024, alat penulis deskripsi memakai nama toko, jenis masakan, nama menu, dan foto menu, ditambah kata kunci dari merchant. Waktu itu alat ini disebut tersedia di Singapura, Filipina, Thailand, Myanmar, dan Vietnam. Untuk Indonesia, Description Generator disebut dalam rilis Juli 2026.

Deskripsi yang berguna menjawab pertanyaan pembeli sebelum mereka bertanya:

• Isi: lauk dan bahan utama.
• Porsi: untuk berapa orang, berapa potong, atau berapa gram.
• Tingkat pedas, dan apakah bisa diminta tanpa sambal.
• Cara saji: kuah atau saus dipisah, sudah termasuk nasi atau belum.

Hapus klaim seperti "tanpa MSG", "tanpa pengawet", "bahan premium", "sehat", atau "aman untuk anak", kecuali benar dan bisa Anda buktikan. Pujian seperti "terbaik" atau "dijamin ketagihan" tidak memberi informasi. Ganti dengan isi dan porsi.

Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen juga mengatur hal ini:

• Pasal 8 ayat (1) huruf f: dilarang memperdagangkan barang yang tidak sesuai dengan janji di label, keterangan, iklan, atau promosi penjualan.
• Pasal 9 ayat (1): dilarang menawarkan barang secara tidak benar atau seolah-olah punya potongan harga, harga khusus, standar mutu, atau karakteristik tertentu (huruf a), atau memakai kata berlebihan seperti "aman" dan "tidak berbahaya" tanpa keterangan lengkap (huruf j).
• Pasal 10: dilarang membuat pernyataan yang tidak benar atau menyesatkan tentang harga, kegunaan, dan tawaran potongan harga atau hadiah.

Foto menu tetap foto asli

Rilis Juli 2026 tidak menyebut alat untuk membuat atau mengubah foto menu dengan AI, dan menurut penjelasan Grab tahun 2024, pemindai menu waktu itu belum mengambil foto hidangan. Jadi foto tetap pekerjaan Anda, dengan aturan yang sama seperti deskripsi: yang datang harus sama dengan yang terlihat.

• Foto hidangan yang benar-benar dibuat dapur Anda, dengan porsi dan kemasan yang biasa dipakai.
• Suntingan ringan wajar: memotong, meluruskan, mengatur terang dan kontras.
• Jangan menambah lauk, memperbesar porsi, mengubah warna makanan, atau memakai gambar buatan AI sebagai foto hidangan.
• Kalau resep, porsi, atau kemasannya berubah, ganti fotonya.

Saran promo: hitung dulu

Rilis Grab menyebut asisten memakai data penjualan toko, tetapi HPP per menu tetap Anda yang tahu. Sebelum menyetujui saran promo, hitung sisa per pesanan setelah HPP dan komisi aplikasi.

Cara membacanya: Rp30.000 − Rp6.000 − Rp12.000 = Rp12.000. Dengan harga promo, Rp25.000 − Rp5.000 − Rp12.000 = Rp8.000. Setiap pesanan promo melepas Rp4.000.

Kalau biasanya ada 10 pesanan sehari untuk menu ini, potongan itu mengurangi 10 × Rp4.000 = Rp40.000. Perlu 5 pesanan tambahan (5 × Rp8.000 = Rp40.000) hanya untuk kembali ke angka semula: tanpa promo 10 × Rp12.000 = Rp120.000, dengan promo 15 × Rp8.000 = Rp120.000.

Contoh ini menghitung komisi dari harga promo. Cek di aturan GrabMerchant apakah komisi dihitung dari harga sebelum atau sesudah potongan, dan siapa yang menanggung potongannya. Kalau sarannya berupa iklan berbayar, tambahkan biayanya.

Dua batasan lagi dari UU Perlindungan Konsumen:

• Pasal 11 huruf f melarang menaikkan harga sebelum obral. Jangan naikkan harga normal menjelang promo supaya potongannya terlihat besar.
• Pasal 12 melarang menawarkan harga khusus untuk waktu dan jumlah tertentu tanpa bermaksud memenuhinya. Siapkan bahan untuk jumlah yang Anda tulis, dan jalankan sampai tanggal yang Anda tulis.

Di Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu. Untuk pesanan pesan antar, tambahkan biaya kemasan ke hitungan Anda, seperti kotak, kantong, dan sendok. Caranya ada di panduan HPP per menu dan panduan harga jual menu. Untuk membandingkan hasil sebelum dan selama promo, ikuti artikel promo jam sepi.

Balas ulasan dengan bantuan AI

Draf balasan dari AI menghemat waktu, tetapi sunting dulu sebelum mengirim:

1. Baca ulasannya sampai habis, lalu cek pesanannya: jam, menu, dan catatan pembeli.
2. Hapus janji yang tidak bisa Anda tepati, misalnya voucher yang tidak Anda sediakan.
3. Jangan menyalahkan pembeli atau pengemudi sebelum tahu apa yang terjadi.
4. Sebut hal spesifik dari ulasan itu, dan jangan tulis data pribadi pembeli.

Balasan yang sopan tidak menghapus penyebabnya. Bawa keluhan yang berulang ke dapur:

Mulai dari daftar menu Anda

1. Pindai menu terbaru, lalu cek nama, harga, varian, kategori, dan menu yang sudah tidak dijual.
2. Sunting deskripsi menu terlaris lebih dulu, dan hapus klaim yang tidak bisa Anda buktikan.
3. Ganti foto yang tidak lagi sesuai dengan hidangan sekarang.
4. Sebelum menyetujui promo, hitung sisa per pesanan dengan HPP termasuk kemasan dan komisi toko Anda.
5. Baca ulasan setiap hari, sunting balasannya, dan catat keluhan yang berulang.

Tutup kasir adalah kebiasaan mencocokkan uang yang benar-benar Anda terima dengan pembayaran yang tercatat, setiap hari, sebelum kasir pulang. Urutannya: modal awal, hitung tunai, cari selisih, cocokkan QRIS dan kartu, lalu setor. Di bagian akhir ada daftar cek yang bisa Anda cetak.

Siapa yang menghitung, dan kapan

Waktu yang paling pas adalah setelah pesanan terakhir dibayar dan sebelum kasir pulang. Jangan menghitung sambil masih melayani pembeli, karena uang yang masuk di tengah hitungan membuat angkanya kacau.

Sebaiknya ada dua orang: kasir yang bertugas menghitung, lalu Anda atau kepala shift menghitung ulang. Ini bukan soal tidak percaya. Hitungan kedua menangkap salah hitung yang wajar terjadi saat orang sudah lelah, dan kasir punya saksi kalau nanti ada pertanyaan.

Dua aturan lagi supaya selisih bisa ditelusuri:

• Kalau sehari ada dua shift kasir, tutup kasir di setiap pergantian shift. Kalau hanya dihitung di akhir hari, selisihnya tidak bisa dipastikan berasal dari shift mana.
• Satu laci dipegang satu kasir dalam satu shift. Kalau tiga orang bergantian mengambil kembalian dari laci yang sama, tidak ada yang bisa menjelaskan selisihnya.

Modal awal: jumlah yang sama setiap hari

Modal awal adalah uang kembalian di laci saat outlet buka. Tetapkan jumlah yang sama setiap hari, lengkap dengan pecahannya, supaya kasir tidak kehabisan uang kecil di jam ramai dan hitungan saat tutup lebih mudah.

Catat modal awal di buku kas setiap pagi, lalu minta orang yang menyerahkan dan kasir yang menerima sama-sama tanda tangan. Saat tutup, modal awal disisihkan lagi untuk besok. Sisanya adalah uang dari penjualan tunai.

Hitung tunai, lalu cocokkan dengan catatan

Lakukan langkah ini berurutan:

1. Cek pesanan yang masih berstatus Belum Bayar. Kalau pembeli sudah membayar tetapi pembayarannya belum dicatat, catat sekarang di pesanan itu. Kalau ada pembeli yang pergi tanpa membayar, kasir menulisnya di buku kas dan memberi tahu Anda.
2. Keluarkan semua uang dari laci, pisahkan per pecahan, dan tulis jumlah lembar tiap pecahan di lembar tutup kasir.
3. Orang kedua menghitung ulang. Kalau hasilnya beda, hitung lagi sampai sama.
4. Kumpulkan nota uang yang keluar dari laci hari itu, misalnya untuk membeli es batu mendadak, lalu jumlahkan. Uang keluar tanpa nota tidak bisa dihitung, jadi biasakan selalu meminta nota.
5. Hitung tunai yang seharusnya ada, lalu bandingkan dengan hasil hitungan.

Rumusnya:

• Tunai seharusnya = modal awal + pembayaran tunai yang tercatat − uang keluar yang bernota
• Selisih = hasil hitungan − tunai seharusnya

Di Kazeer, pembayaran tunai, QRIS, maupun kartu tercatat di pesanan yang sama, dan laporan penjualan hari ini bertambah sendiri. Kasir tidak perlu merekap dari tumpukan kertas. Kazeer juga menampilkan total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir. Angka pembandingnya adalah total tunai hari itu, atau total tunai shift itu kalau Anda tutup kasir di setiap pergantian shift.

Cara membacanya: Rp500.000 + Rp1.850.000 − Rp40.000 = Rp2.310.000. Uang di laci Rp2.290.000, jadi kurang Rp20.000.

Kalau ada selisih

Selisih kecil sesekali wajar terjadi. Yang penting, setiap selisih dicari penyebabnya malam itu juga, lalu dicatat, baik kurang maupun lebih.

Cari dengan urutan ini:

1. Hitung ulang. Lembaran yang menempel atau terselip di bawah baki bisa jadi penyebabnya.
2. Cocokkan QRIS dan kartu dulu (lihat bagian berikutnya). Kalau pembeli membayar dengan QRIS tetapi tercatat tunai, laci akan kurang dan QRIS akan lebih dengan jumlah yang sama. Uangnya tidak hilang, hanya cara bayarnya yang salah dicatat.
3. Cek pesanan yang masih Belum Bayar dan pesanan yang mungkin tercatat dua kali. Pesanan dobel yang belum dibayar bisa dibatalkan, dan pembatalannya tetap terlihat di catatan. Pesanan yang sudah lunas tidak bisa dibatalkan.
4. Tanyakan ke kasir selagi masih ingat: ada kembalian yang terburu-buru, atau uang keluar yang lupa dimintai nota?

Kalau penyebabnya tetap tidak ketemu, tulis di buku kas: tanggal, shift, nama kasir, jumlah selisih, kurang atau lebih, dugaan penyebab, dan tanda tangan kedua penghitung.

Jangan menutup selisih diam-diam, baik dengan uang pribadi maupun dengan menyimpan kelebihan. Uang lebih juga perlu dicatat, karena bisa berarti ada pesanan yang tidak tercatat atau pembeli yang kembaliannya kurang.

Siapa yang menanggung selisih adalah keputusan Anda. Apa pun aturannya, tulis sejak awal dan sampaikan ke semua kasir sebelum mereka mulai bekerja, bukan setelah ada selisih.

Baca catatan selisih seminggu sekali. Kurang Rp20.000 satu kali bisa jadi salah kembalian biasa. Kalau selisih muncul berulang di shift atau kasir yang sama, cari polanya. Mungkin kasir itu perlu latihan lagi menghitung kembalian, atau ada langkah yang sering terlewat. Rencana latihannya ada di panduan melatih kasir baru.

Cocokkan QRIS dan kartu

Uang QRIS dan kartu tidak masuk laci, jadi mudah terlewat saat dicek. Padahal selisihnya bisa sama besar dengan selisih tunai.

• QRIS: bandingkan total pembayaran QRIS yang tercatat di pesanan hari itu dengan daftar transaksi masuk di rekening atau aplikasi penerima QRIS Anda. Cocokkan juga jumlah transaksinya, bukan hanya totalnya.
• Kartu: mesin pembayaran kartu biasanya bisa mencetak ringkasan transaksi hari itu. Bandingkan total dan jumlah transaksinya dengan pembayaran kartu yang tercatat di pesanan.

Dana QRIS dan kartu bisa masuk ke rekening di hari berikutnya, tergantung penyedianya. Untuk tutup kasir, yang dicocokkan adalah daftar transaksi hari itu, bukan saldo rekening. Kalau Anda belum tahu ke mana dan kapan dana QRIS dinamis masuk, tanyakan ke tim Kazeer.

Selain cara bayar yang salah dicatat, perhatikan pembayaran yang gagal lalu diulang. Pastikan setiap pesanan hanya punya satu pembayaran yang berhasil.

Setor dan simpan catatan

Setelah semuanya cocok, atau selisihnya sudah tercatat:

1. Sisihkan modal awal untuk besok dengan susunan pecahan yang sama.
2. Masukkan sisa uang tunai ke amplop. Tulis tanggal, shift, jumlah, dan tanda tangan kedua penghitung.
3. Amplop diserahkan ke Anda atau disetor ke bank, sesuai kebiasaan usaha Anda. Jangan biarkan uang penjualan menumpuk berhari-hari di outlet.
4. Simpan lembar tutup kasir dan nota uang keluar di satu map per bulan.

Kalau Anda memungut pajak dari pelanggan, sebagian uang itu nanti harus disetor. Cara membaca angka pajak dan omzet harian ada di panduan laporan penjualan harian.

Daftar cek tutup kasir

Cetak daftar ini dan tempel di dekat meja kasir. Jalankan dengan urutan yang sama setiap malam:

1. Pesanan terakhir sudah dibayar, dan tidak ada pembeli yang menunggu.
2. Tidak ada pesanan Belum Bayar yang terlewat.
3. Uang dipisahkan per pecahan, dan jumlah lembarnya ditulis.
4. Uang dihitung dua orang, dan hasilnya sama.
5. Nota uang keluar dikumpulkan dan dijumlahkan.
6. Tunai seharusnya dihitung: modal awal + tunai tercatat − uang keluar bernota.
7. Total dan jumlah transaksi QRIS cocok dengan daftar transaksi masuk.
8. Total dan jumlah transaksi kartu cocok dengan ringkasan mesin kartu.
9. Selisih, kurang atau lebih, ditulis di buku kas beserta dugaan penyebabnya.
10. Modal awal untuk besok sudah disisihkan.
11. Sisa uang masuk amplop bertanggal dan bertanda tangan.

Mulai besok, pakai daftar ini setiap malam selama dua minggu. Setelah itu, baca buku kasnya: berapa kali ada selisih, berapa besarnya, dan di shift mana. Dari situ Anda tahu langkah mana yang perlu diperketat.

Harga yang terlalu rendah membuat untung per gelas tipis, seramai apa pun penjualannya. Harga yang terlalu tinggi bisa membuat pembeli memilih tempat lain. Artikel ini memakai angka Kopi Susu Aren yang sama untuk menghitung harga dari HPP, membulatkannya, lalu mencocokkannya dengan harga di sekitar Anda.

Rumus harga dari target persentase HPP

Cara paling langsung adalah menentukan dulu berapa persen dari harga jual yang boleh habis untuk HPP. Angka ini disebut target persentase HPP. Rumusnya:

• Harga jual = HPP ÷ target persentase HPP

Misalnya target Anda 40%. Untuk Kopi Susu Aren dine-in, Rp8.400 ÷ 0,4 = Rp21.000. Untuk take away, Rp9.200 ÷ 0,4 = Rp23.000.

Rumus ini memberi harga terendah yang masih memenuhi target. Harga yang lebih tinggi membuat persentase HPP lebih kecil. Harga yang lebih rendah membuatnya melewati target.

Dari mana angka 40%? Bukan dari aturan umum, karena tidak ada persentase yang pas untuk semua usaha. Pilih target, lalu cek hasilnya dengan target laba kotor rata-rata per porsi, yang dihitung dari biaya operasional dan laba yang Anda inginkan. Caranya ada di panduan HPP, dan daftar biaya operasional yang perlu dihitung ada di artikel laba kotor dan laba bersih. Di contoh panduan itu, setiap porsi perlu menghasilkan laba kotor rata-rata Rp10.000. Harga Rp21.000 memberi laba kotor Rp21.000 − Rp8.400 = Rp12.600, jadi masih di atas target. Kalau banyak menu Anda menghasilkan laba kotor di bawah target itu, turunkan target persentase HPP-nya.

Markup dan margin tidak sama

Kalau seseorang bilang "untung 40%", tanyakan dulu: 40% dari apa? Ada dua cara menghitungnya, dan hasilnya jauh berbeda.

• Markup adalah laba kotor dibagi HPP. Harga jual = HPP × (1 + markup).
• Margin laba kotor adalah laba kotor dibagi harga jual. Harga jual = HPP ÷ (1 − margin).

Target persentase HPP 40% sama dengan margin laba kotor 60%, karena 60% sisanya dari harga jual adalah laba kotor.

Lihat apa yang terjadi kalau angka 40% dipakai dengan tiga cara untuk HPP Rp8.400:

Selisih harga markup 40% dan margin 40% saja sudah Rp2.240 per gelas. Dengan markup 40%, HPP memakan 71,4% dari harga jual (Rp8.400 ÷ Rp11.760). Harga Rp21.000 baru tercapai dengan markup 150%.

Kalau Anda perlu mengubah satu ke yang lain:

• Margin = markup ÷ (1 + markup). Markup 150% sama dengan margin 1,5 ÷ 2,5 = 60%.
• Markup = margin ÷ (1 − margin). Margin 60% sama dengan markup 0,6 ÷ 0,4 = 150%.

Saat membahas harga dengan mitra usaha atau kepala bar, sepakati dulu persen mana yang dimaksud. Di sisa artikel ini, yang dipakai adalah persentase HPP.

Harga dine-in dan take away

HPP take away lebih tinggi karena ada gelas plastik, tutup, dan sedotan. Dengan target 40%, harga minimalnya Rp21.000 untuk dine-in dan Rp23.000 untuk take away. Ada tiga pilihan:

1. Dua harga: dine-in Rp21.000, take away Rp23.000. Paling sesuai dengan biaya, tetapi kasir harus memakai harga yang benar setiap kali.
2. Satu harga dari HPP take away: Rp23.000 untuk semua. Paling aman untuk target, tetapi pembeli dine-in membayar lebih.
3. Satu harga dari HPP rata-rata, sesuai perbandingan pesanan dine-in dan take away Anda.

Untuk pilihan ketiga, lihat catatan pesanan beberapa minggu terakhir. Misalnya 30% pesanan Kopi Susu Aren adalah take away:

• HPP rata-rata = (70% × Rp8.400) + (30% × Rp9.200) = Rp5.880 + Rp2.760 = Rp8.640
• Harga minimal = Rp8.640 ÷ 0,4 = Rp21.600

Kalau pesanan take away bertambah, HPP rata-ratanya ikut naik. Cek lagi perbandingannya setiap bulan.

Bulatkan harga, lalu cek ulang

Hasil rumus jarang pas untuk daftar menu. Rp21.600 sulit diingat dan merepotkan kembalian tunai. Bulatkan ke atas ke kelipatan Rp500 atau Rp1.000, lalu hitung ulang persentase HPP-nya.

Rp22.000 adalah harga yang dipakai di panduan HPP. Dengan harga itu, gelas dine-in memberi persentase HPP 38,2%, gelas take away 41,8%, dan rata-ratanya 39,3%.

Beberapa hal lain saat membulatkan:

• Jaga urutan harga di daftar menu. Ukuran besar memakai lebih banyak bahan, jadi harganya harus lebih tinggi daripada ukuran reguler.
• Menu dengan HPP mirip sebaiknya punya harga yang tidak berjauhan, supaya pembeli tidak bingung.
• Membulatkan ke bawah boleh saja, asalkan Anda tahu persentase HPP-nya menjadi berapa dan menu lain menutupi selisihnya.
• Kalau Anda memungut pajak, tentukan apakah harga di daftar menu sudah termasuk pajak. PPN maupun pajak daerah bisa diatur di Kazeer. Pajak mana yang berlaku untuk usaha Anda, pastikan ke kantor pajak atau konsultan pajak.

Bandingkan dengan tempat sejenis di sekitar

Harga dari rumus adalah batas bawah dari sisi biaya. Pembeli tetap membandingkan dengan tempat lain. Sebelum menetapkan harga, lakukan cek sederhana:

1. Pilih tiga sampai lima tempat sejenis di sekitar Anda, dengan konsep dan pembeli yang mirip.
2. Catat harga menu yang sebanding. Perhatikan ukuran gelas atau porsinya.
3. Taruh harga Anda di tabel yang sama.

Lalu baca hasilnya:

• Kalau harga Anda jauh lebih tinggi, cek dulu HPP-nya: takaran yang terlalu besar, bahan yang dibeli terlalu mahal, atau susut yang tinggi. Kalau HPP-nya memang wajar, pastikan pembeli bisa melihat alasannya, misalnya ukuran lebih besar atau bahan yang berbeda.
• Kalau harga Anda jauh lebih rendah, mungkin masih ada ruang untuk menaikkan harga, atau ada biaya yang belum masuk hitungan HPP.
• Kalau harganya mirip, pastikan persentase HPP Anda tetap memenuhi target.

Jangan menyalin harga tempat lain begitu saja. Sewa, gaji, resep, dan pembeli mereka berbeda dari usaha Anda.

Tinjau harga saat harga bahan naik

Harga yang pas hari ini bisa tidak pas lagi beberapa bulan kemudian. Panduan HPP memakai contoh harga susu UHT yang naik dari Rp18.000 menjadi Rp20.000 per liter. Biaya susu per gelas naik Rp300. Dengan susut 5%, HPP per gelas naik Rp315:

Persentase HPP sekarang melewati target 40%. Pilihannya:

• Naikkan harga. Rp8.955 ÷ 0,4 = Rp22.387,50. Dibulatkan ke atas ke kelipatan Rp500, harganya menjadi Rp22.500, dengan persentase HPP 39,8%.
• Tahan harga dan turunkan HPP, misalnya dengan membandingkan harga suplier lain atau membeli ukuran kemasan yang lebih hemat. Kalau Anda mengubah takaran, uji dulu rasanya, karena pembeli langganan akan merasakan bedanya.
• Tahan harga untuk sementara kalau selisihnya kecil dan menu lain menutupinya. Kumpulkan beberapa kenaikan, lalu ubah harga sekaligus supaya daftar menu tidak sering berganti.

Di Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu, dan HPP tercatat dari setiap penjualan, per outlet. Laporannya memuat penjualan, HPP, dan laba kotor. Setelah Anda mengubah harga atau HPP, hitung persentase HPP dari laporan setiap minggu, yaitu HPP dibagi penjualan, untuk melihat apakah angkanya kembali di sekitar target. Contoh laporannya ada di bagian laporan.

Langkah untuk menu Anda

Mulai dari lima menu terlaris:

1. Ambil HPP dine-in dan take away tiap menu dari hitungan HPP Anda.
2. Tentukan target persentase HPP, lalu cek dengan target laba kotor rata-rata per porsi.
3. Hitung harga minimal: HPP ÷ target. Kalau memakai satu harga, pakai HPP rata-rata sesuai perbandingan pesanan take away Anda.
4. Bulatkan ke atas, lalu cek ulang persentase HPP-nya.
5. Bandingkan dengan tiga sampai lima tempat sejenis di sekitar Anda.
6. Setiap ada nota dengan harga bahan baru, hitung ulang, lalu putuskan: naikkan harga, turunkan HPP, atau tahan dulu.

Cara mencegahnya punya nama: FIFO dan FEFO. Keduanya tidak butuh alat mahal. Cukup kebiasaan menyusun rak, segulung masking tape, dan spidol.

Apa itu FIFO dan FEFO

FIFO singkatan dari first in, first out: barang yang pertama masuk dipakai lebih dulu. FEFO singkatan dari first expired, first out: barang yang paling dekat tanggal kedaluwarsanya dipakai lebih dulu.

Biasanya urutannya sama, karena barang yang datang lebih dulu juga kedaluwarsa lebih dulu. Tetapi tidak selalu. Suplier bisa mengirim karton yang tanggal kedaluwarsanya lebih dekat daripada stok yang sudah ada di rak. Jadi aturannya:

• Barang yang tanggal kedaluwarsanya tercetak di kemasan: pakai FEFO. Yang tanggalnya paling dekat dipakai dulu.
• Barang tanpa tanggal, seperti sayur dan buah dari pasar, atau bahan yang Anda olah sendiri: pakai FIFO, berdasarkan tanggal terima atau tanggal dibuat.

Kenapa ini penting:

• Rasa menu lebih konsisten, karena bahan dipakai saat masih segar.
• Lebih sedikit bahan yang dibuang. Setiap karton yang kedaluwarsa adalah uang yang keluar tanpa pernah kembali sebagai penjualan.
• Bahan yang sudah lewat tanggal tidak sampai ke pelanggan.

Saat kiriman datang: cek, beri tanggal, taruh di belakang

Urutan FIFO ditentukan di menit-menit pertama setelah barang datang. Kalau kiriman langsung ditumpuk di depan, urutannya sudah salah sejak awal.

1. Cocokkan jumlah barang dengan nota. Cara mencatat barang masuk ada di panduan cek stok bahan baku harian.
2. Periksa kondisinya: kemasan bocor, penyok, menggembung, atau segelnya rusak. Barang dingin harus datang dalam keadaan dingin. Tolak atau catat barang yang bermasalah sebelum kurirnya pergi.
3. Baca tanggal kedaluwarsanya. Kalau tanggalnya terlalu dekat untuk habis terpakai, bicarakan dengan suplier saat itu juga.
4. Simpan barang dingin dan beku lebih dulu, baru barang kering.
5. Tempel masking tape di kemasan atau toples, lalu tulis tanggal terima dengan spidol. Kalau tanggal kedaluwarsa di kemasan kecil atau sulit dibaca, salin juga dengan huruf besar.
6. Geser stok lama ke depan, lalu taruh barang baru di belakang atau di bawahnya.

Atur rak dan chiller supaya urutannya terjaga

Kebiasaan menyusun barang hanya bertahan kalau raknya mendukung.

• Satu barang, satu tempat. Tempel nama barang di tepi rak, supaya kiriman baru selalu masuk ke tempat yang sama.
• Ambil dari depan, isi dari belakang. Sampaikan aturan ini ke semua karyawan, termasuk yang biasa menerima kiriman.
• Jangan menumpuk terlalu tinggi. Barang di tumpukan paling bawah atau paling belakang mudah terlupa.
• Untuk toples, jangan tuang biji kopi atau gula yang baru ke atas sisa yang lama. Habiskan dulu isinya, atau siapkan dua toples: satu yang sedang dipakai, satu cadangan di belakangnya.
• Di chiller, simpan bahan mentah seperti daging dan ayam di rak bawah, di bawah bahan yang siap dipakai, dalam wadah tertutup. Dengan begitu, tetesannya tidak mengenai bahan lain.
• Jangan isi chiller terlalu penuh. Udara dingin perlu ruang untuk mengalir, dan barang yang berdesakan sulit dibaca tanggalnya.
• Ikuti petunjuk penyimpanan di label, misalnya simpan di tempat kering, jauhkan dari sinar matahari, atau simpan di lemari es setelah dibuka.

Beri label pada barang yang sudah dibuka atau diolah

Tanggal kedaluwarsa di kemasan berlaku untuk kemasan yang masih tertutup dan disimpan sesuai petunjuknya. Begitu dibuka, banyak produk punya aturan sendiri, misalnya harus masuk lemari es dan dihabiskan dalam beberapa hari. Aturan itu biasanya tertulis di kemasan.

Hal yang sama berlaku untuk bahan yang Anda buat sendiri, seperti sirup gula aren cair, cold brew, atau saus. Tidak ada tanggal dari pabrik, jadi Anda yang menuliskannya.

Batas pakai bahan olahan sendiri Anda yang menentukan, berdasarkan resep dan petunjuk di kemasan bahan-bahannya. Kalau ragu, pilih batas yang lebih pendek. Tulis sebagai aturan dapur, supaya semua karyawan memakai batas yang sama.

Dua aturan untuk semua karyawan:

• Barang tanpa label dianggap tidak jelas umurnya. Tanyakan dulu sebelum dipakai.
• Kalau ragu bahan masih layak atau tidak, jangan disajikan.

Cek mingguan barang yang mendekati tanggal

Label hanya berguna kalau dibaca. Pilih satu hari dalam seminggu, sebaiknya sehari sebelum Anda biasa memesan ke suplier, lalu periksa rak, chiller, dan freezer.

1. Cari barang yang tanggal kedaluwarsa atau batas pakainya jatuh dalam dua minggu ke depan.
2. Pindahkan barang itu ke bagian paling depan, dan beri tahu barista atau juru masak bahwa barang itu dipakai lebih dulu.
3. Hitung apakah jumlahnya bisa habis sebelum tanggalnya. Kalau tidak, cari cara memakainya: menu harian, isi paket, atau dipindah ke cabang yang memakainya lebih cepat.
4. Pisahkan barang yang sudah lewat tanggal. Jangan dipakai, dan catat jumlahnya sebelum dibuang.
5. Untuk barang yang terus muncul di daftar ini, kurangi jumlah pesanan berikutnya atau beli kemasan yang lebih kecil.

Barang yang dibuang karena kedaluwarsa adalah salah satu sumber bahan terbuang. Cara mencatat dan menguranginya ada di artikel tentang bahan terbuang.

Yang bisa dibantu Kazeer

Tanggal tetap dibaca dari label di rak. Kazeer membantu di sisi jumlah barang:

• Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha Anda. Di sana Anda mengecek stok dan melihat sisa stok, jadi saat cek mingguan Anda tahu berapa yang masih ada sebelum memesan lagi.
• Stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Kalau hasil hitung di rak lebih kecil daripada sisa stok di Kazeer, selisihnya menunjukkan bahan yang terbuang atau terpakai tanpa tercatat, misalnya yang dibuang karena kedaluwarsa.
• Catatan penjualan memuat barang yang terjual. Dari situ Anda melihat berapa porsi menu yang memakai bahan itu terjual, lalu memperkirakan apakah bahan yang menumpuk habis sebelum tanggalnya.
• Kalau cabang Anda lebih dari satu, stok diatur per outlet, dan Anda bisa memindahkan barang ke cabang yang membutuhkannya. Bahan yang mendekati tanggal di satu cabang bisa dikirim ke cabang yang memakainya lebih cepat. Catat perpindahannya di kedua cabang. Lihat contohnya di bagian multi-outlet.

Daftar cek FIFO dan FEFO

Simpan daftar ini di dekat rak, atau kirim ke grup WhatsApp karyawan.

Setiap kiriman datang

1. Cocokkan jumlah dengan nota, lalu periksa kondisi dan tanggal kedaluwarsa.
2. Simpan barang dingin dan beku lebih dulu.
3. Tempel masking tape, tulis tanggal terima.
4. Geser stok lama ke depan, taruh yang baru di belakang.

Setiap hari

• Ambil dari depan.
• Beri label setiap kemasan yang dibuka dan setiap bahan yang diolah.
• Jangan pakai barang tanpa label sebelum bertanya.

Setiap minggu

1. Cari barang yang tanggalnya jatuh dalam dua minggu ke depan, lalu taruh di depan.
2. Rencanakan cara memakai barang yang tidak akan habis tepat waktu.
3. Pisahkan dan catat barang yang sudah lewat tanggal.
4. Sesuaikan pesanan berikutnya untuk barang yang sering mendekati tanggal.

Absensi dengan swafoto menyelesaikan sebagian masalah ini. Sisanya bergantung pada aturan yang Anda tulis dan cara Anda memperkenalkannya ke karyawan. Artikel ini membahas keduanya, sampai minggu pertama pemakaiannya.

Cara kerja absensi di Kazeer

Di Kazeer, karyawan absen masuk dan absen pulang dari ponselnya dengan swafoto, dan swafoto itu dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan. Pencocokan wajah ini bisa Anda matikan per peran. Kalau peran karyawan itu diwajibkan berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, dan kalau tidak sesuai, absen masuk gagal. Di aplikasi, catatan absensi, termasuk swafoto dan lokasinya, hanya ditampilkan ke owner.

Dua hal itu menjawab pertanyaan yang tidak bisa dijawab buku absen:

• Siapa yang absen. Swafoto memperlihatkan wajah orangnya, jadi titip absen tidak lagi semudah menuliskan nama teman.
• Di mana dia absen. Untuk peran yang wajib berlokasi, lokasi saat absen dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja. Buku absen tidak pernah bisa memeriksa hal ini.

Di Kazeer, akses karyawan juga diatur per tugas dan per outlet. Untuk peran yang wajib berlokasi, lokasi absen dicocokkan dengan outlet tempat karyawan bekerja, jadi pastikan outlet setiap karyawan sudah benar sebelum dia mulai absen, supaya absen masuknya tidak gagal. Cara mengatur peran dan outlet ada di artikel tentang akses karyawan.

Tulis aturan absensi sebelum mulai

Aplikasi mencatat absen, tetapi aturannya tetap Anda yang menentukan. Tulis singkat dalam satu halaman, lalu berlakukan sama untuk semua karyawan dan semua outlet.

Lima hal yang perlu ada, dengan contoh yang bisa Anda sesuaikan:

Beberapa hal yang perlu diingat saat menulisnya:

• Jam mulai setiap shift harus jelas dulu. Tanpa jadwal, Anda tidak bisa menentukan siapa yang terlambat.
• Akibat dari terlambat atau lupa absen, seperti teguran atau potongan, harus sejalan dengan perjanjian kerja dan aturan ketenagakerjaan yang berlaku.
• Tulis dengan kata-kata yang sama untuk semua outlet. Aturan yang berbeda antaroutlet cepat menimbulkan rasa tidak adil.

Jelaskan ke karyawan sebelum hari pertama

Karyawan lebih mudah menerima swafoto dan lokasi kalau tahu alasannya. Jelaskan langsung, sebaiknya saat semua berkumpul, lalu kirim versi tertulisnya.

Yang perlu disampaikan:

• Kenapa swafoto: untuk memastikan yang absen adalah orangnya sendiri. Ini juga adil untuk karyawan yang selalu datang tepat waktu.
• Pendaftaran wajah: sebelum absen pertama, karyawan mendaftarkan wajahnya dengan beberapa foto, dengan persetujuannya. Saat absen, swafoto dicocokkan dengan wajah itu.
• Kenapa lokasi: kalau perannya diwajibkan berlokasi, lokasi dipakai untuk mencocokkan absen dengan outlet tempat dia bekerja. Absen masuk dari tempat lain akan gagal. Lokasi hanya diambil saat absen masuk dan pulang.
• Siapa yang bisa melihat catatan absensi: di aplikasi, hanya Anda sebagai owner.
• Untuk apa catatannya dipakai: mencocokkan kehadiran dengan jadwal kerja. Sebutkan juga yang tidak akan Anda lakukan, misalnya membagikan swafoto ke grup atau ke orang lain.
• Apa yang harus dilakukan kalau ada masalah saat absen.

Swafoto dan lokasi adalah data pribadi karyawan. Perlakukan dengan hati-hati: jangan dibagikan, dan jangan dipakai untuk hal lain di luar absensi.

Sebelum hari pertama, tanyakan juga apakah setiap karyawan punya ponsel dan kuota yang cukup untuk absen. Siapkan jalan keluar untuk yang belum punya, sebelum hari pertama dimulai. Swafoto dan lokasi juga butuh izin kamera dan lokasi di ponsel, jadi bantu karyawan mengizinkannya saat mencoba pertama kali.

Minggu pertama

Hari-hari pertama menentukan apakah cara baru ini dipakai terus atau ditinggalkan.

Masalah yang mungkin muncul di minggu pertama: lupa absen pulang karena buru-buru, ponsel kehabisan baterai, izin kamera atau lokasi yang belum diberikan, atau absen masuk yang gagal karena dilakukan sebelum sampai di outlet. Semuanya tercakup di aturan lupa absen, absen gagal, dan ponsel bermasalah. Yang penting, tanggapi dengan cara yang sama setiap kali.

Kalau masalahnya ada di aplikasi, bukan di ponsel karyawan, hubungi Customer Support Kazeer, yang termasuk di semua paket: WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB. Kalau Anda memakai Paket Standar Bulanan atau Standar Tahunan, Training karyawan juga termasuk di paket Anda.

Hubungkan absensi dengan jadwal shift

Absen masuk jam 07.05 baru berarti sesuatu kalau Anda tahu shift itu mulai jam berapa. Jadwal menunjukkan siapa seharusnya bekerja di mana dan kapan. Absensi menunjukkan siapa yang benar-benar datang.

Seminggu sekali, cocokkan keduanya:

• Siapa yang terjadwal tetapi tidak absen? Apakah sudah ada izin atau tukar shift?
• Siapa yang absen tetapi tidak terjadwal? Biasanya ini tukar shift yang belum dicatat di jadwal.
• Apakah ada shift yang sering terlambat? Kalau orangnya berbeda-beda, mungkin jam mulainya yang perlu diubah, misalnya karena tidak cocok dengan jadwal angkutan umum.

Kalau Anda memindahkan karyawan ke outlet lain, perbarui outlet tempat dia bekerja di Kazeer sebelum shift pertamanya di sana. Kalau perannya wajib berlokasi, lokasi absennya dicocokkan dengan outlet itu, jadi tanpa pembaruan ini, absen masuknya di outlet baru akan gagal.

Cara menyusun jadwal berdasarkan jam ramai, termasuk aturan tukar shift, ada di artikel tentang jadwal shift.

Daftar untuk memulai

1. Tulis aturan absensi dalam satu halaman: kapan absen, arti terlambat, tukar shift, lupa absen, dan akibatnya.
2. Jelaskan ke karyawan kenapa swafoto dan lokasi dipakai, bahwa di aplikasi hanya owner yang bisa melihat catatannya, dan apa yang dilakukan kalau ada masalah.
3. Pastikan setiap karyawan punya ponsel yang bisa dipakai, dan outletnya sudah benar di Kazeer.
4. Minta setiap orang mendaftarkan wajahnya dan mencoba absen sekali, lalu jalankan buku absen lama berdampingan selama tiga hari pertama.
5. Di akhir minggu pertama, perbaiki aturannya. Setelah itu, cocokkan absensi dengan jadwal shift setiap minggu.

Promo bisa membantu mengisi jam sepi, asalkan harganya masih menyisakan laba kotor dan hasilnya Anda ukur. Artikel ini membahas urutannya: menemukan jam sepi, memilih jenis promo, menghitungnya, menjalankannya bersama karyawan, lalu membandingkan hasilnya.

Temukan jam sepi Anda

Mulailah dari jam ramai. Saran usaha yang bisa Anda minta ke Kazeer AI dapat menyebut jam ramai outlet Anda, seperti contoh ini: "Waktu ramai di jam 11.00 sampai 13.00. Siapkan stok dan promo menu andalan Anda." Di jam ramai, ikuti saran itu: siapkan stok dan tawarkan menu andalan. Promo dengan potongan harga lebih cocok untuk jam sepi.

Untuk menemukan jam yang paling sepi, catat penjualan per blok jam selama dua minggu:

1. Pilih beberapa jam tetap, misalnya 11.00, 14.00, 17.00, dan saat tutup.
2. Di setiap jam itu, catat total penjualan hari ini. Di Kazeer, laporan penjualan hari ini bertambah sendiri, atau Anda bisa bertanya "Berapa penjualan hari ini?" ke Kazeer AI.
3. Kurangi angka satu jam dengan angka jam sebelumnya. Hasilnya adalah penjualan di blok jam itu.
4. Pisahkan hari kerja dan akhir pekan, karena polanya bisa berbeda.

Hasilnya kira-kira seperti ini, untuk rata-rata hari kerja:

Bandingkan per jam, bukan per blok, karena panjang bloknya berbeda. Di contoh ini, jam 14.00 sampai 17.00 adalah yang paling sepi. Catatan yang sama, kalau dibuat per jam, juga membantu menyusun jadwal karyawan. Caranya ada di panduan jadwal shift.

Pilih jenis promo

Ada tiga jenis promo yang mudah dijalankan dan mudah dihitung:

• Paket: satu minuman dan satu makanan dengan satu harga. Cocok untuk menaikkan belanja per pelanggan dan untuk menu yang untungnya besar tetapi jarang dipesan.
• Harga pasangan: dua menu yang sama dengan satu harga, misalnya dua Kopi Susu Aren. Cocok untuk mengajak pelanggan datang bersama teman.
• Harga khusus satu menu di jam tertentu. Paling mudah dijelaskan ke pembeli dan ke kasir.

Cara memilih menunya ada di artikel menu terlaris dan paling untung. Menu yang untungnya besar tetapi jarang laku, seperti Americano di contoh artikel itu, cocok untuk dicoba.

Tiga aturan sebelum memilih:

• Jalankan satu promo dalam satu waktu. Kalau ada tiga promo sekaligus, Anda tidak tahu mana yang berhasil.
• Pilih menu yang bahannya cukup. Tanyakan "Barang apa yang perlu dicek?" ke Kazeer AI, lalu cek sendiri ke rak dan kulkas.
• Batasi harga promo di jam sepi saja. Di jam ramai, pembeli sudah datang dan membayar harga normal.

Hitung laba kotor setelah promo

Sebelum menetapkan harga promo, hitung laba kotornya dengan HPP per menu. Cara menghitung HPP ada di panduan HPP per menu. Di Kazeer, HPP per menu juga bisa dihitung dari resep menu itu. Contoh di bawah memakai HPP dine-in.

Cara membaca baris pertama: harga normalnya Rp22.000 + Rp20.000 = Rp42.000. HPP-nya Rp8.400 + Rp8.600 = Rp17.000. Dengan harga promo Rp35.000, laba kotornya Rp35.000 − Rp17.000 = Rp18.000 per paket. Di harga normal, laba kotornya Rp25.000. Jadi setiap paket Anda melepas Rp7.000.

Untuk pelanggan yang tetap akan membeli walaupun tanpa promo, potongan Rp7.000 itu adalah laba kotor yang hilang. Laba kotor tambahan hanya datang dari pembeli yang membeli karena promo.

Dua hal lagi:

• Harga promo tidak boleh di bawah HPP. Kalau di bawah, setiap porsi yang terjual menambah rugi.
• Untuk take away, tambahkan biaya gelas, tutup, sedotan, atau kotak ke HPP, lalu hitung ulang.

Tentukan tanggal, lalu beri tahu karyawan

Tanpa tanggal selesai, promo mudah berjalan terus tanpa pernah dinilai, dan pelanggan bisa menganggap harga promo sebagai harga normal. Tetapkan:

• Tanggal mulai dan tanggal selesai, misalnya dua minggu.
• Hari dan jamnya, misalnya Senin sampai Jumat, 14.00 sampai 17.00.
• Isi promo: menu apa saja, berlaku untuk dine-in atau take away, dan apakah bisa digabung dengan penawaran lain.

Tulis semua itu di satu kartu dan taruh di dekat kasir. Sebelum hari pertama, jelaskan ke karyawan:

• Kasir: kapan promo berlaku, cara menawarkannya ke pembeli, dan cara mencatatnya.
• Bar dan dapur: bahan apa yang perlu disiapkan sebelum jam 14.00.
• Siapa yang memutuskan kalau ada pertanyaan di luar aturan, misalnya pembeli datang jam 17.05.

Atur juga harga paket atau harga promonya di fitur promo Kazeer sebelum hari pertama promo, supaya penjualan promo tercatat dan bisa Anda hitung.

Bandingkan sebelum dan sesudah

Pakai cara catat yang sama seperti saat mencari jam sepi. Bandingkan dua minggu sebelum promo dengan dua minggu selama promo, di hari yang sama.

Contoh di bawah memakai promo paket Kopi Susu Aren + Croissant Butter tadi. Selama promo, 5 pelanggan yang biasa membeli kopi dan croissant membayar harga paket, dan pembeli lain rata-rata membeli 6 paket tambahan sehari.

Cara membacanya:

• Penjualan di jam promo naik 6 × Rp35.000 − 5 × Rp7.000 = Rp175.000. Penjualan sehari naik sebesar itu juga, artinya pembeli tidak sekadar pindah dari jam lain.
• HPP naik 6 × Rp17.000 = Rp102.000 untuk 6 paket tambahan. Persentase HPP naik sedikit karena harga promo lebih rendah. Itu wajar, selama laba kotor dalam rupiah bertambah.
• Laba kotor naik Rp175.000 − Rp102.000 = Rp73.000 sehari, sama dengan 6 × Rp18.000 − Rp35.000 dari contoh tadi. Bandingkan dengan biaya tambahan promo, misalnya cetak poster.

Di Kazeer, laporan memuat penjualan, HPP, dan laba kotor, jadi angka harian di tabel itu bisa Anda ambil dari laporan. Penjualan di jam promo Anda dapat dari catatan per blok jam tadi. Omzet dan jumlah transaksi kemarin juga bisa Anda tanyakan ke Kazeer AI. Contoh percakapannya ada di bagian Kazeer AI.

Hati-hati dengan hari yang tidak biasa. Kalau ada hari libur, hujan seharian, atau acara di dekat outlet, keluarkan hari itu dari perbandingan.

Mulai dari satu promo

1. Catat penjualan per blok jam selama dua minggu, lalu tentukan jam paling sepi.
2. Pilih satu jenis promo dan satu atau dua menu yang bahannya cukup.
3. Hitung laba kotor per promo dengan HPP, dan pastikan harganya di atas HPP.
4. Tetapkan tanggal mulai, tanggal selesai, hari, dan jam.
5. Atur harga promonya di fitur promo Kazeer, tulis aturannya di kartu dekat kasir, lalu jelaskan ke kasir, bar, dan dapur.
6. Setelah promo selesai, bandingkan penjualan dan laba kotor dengan dua minggu sebelumnya, lalu putuskan: lanjutkan, ubah, atau hentikan.

Kazeer bisa dipakai di ponsel, tablet, dan komputer. Jadi Anda bisa mulai dari perangkat yang sudah ada, lalu menambah hanya yang memang kurang.

Mulai dari meja kasir dan alur pesanan

Jawab lima pertanyaan ini sebelum memilih:

1. Seberapa luas meja kasir Anda? Selain perangkat kasir, meja itu juga menampung laci uang, printer struk, dan pesanan yang menunggu diambil.
2. Di mana pembeli memesan? Di meja kasir, atau pelayan mendatangi meja tamu?
3. Siapa saja yang perlu membaca pesanan? Kasir, dapur atau bar, pelayan yang mencatat pesanan meja, dan Anda sendiri.
4. Di mana stopkontak terdekat dari meja kasir?
5. Seberapa panjang antrean di jam ramai? Makin panjang antrean, makin penting layar yang cukup lebar supaya kasir tidak salah memilih menu.

Pertanyaan ketiga menentukan jumlah perangkat. Di Kazeer, setiap karyawan punya login dan peran sendiri, misalnya kasir, kitchen staff, atau pelayan. Pesanan diteruskan ke dapur dari catatan yang sama, jadi kalau dapur membaca pesanan di Kazeer, dapur juga butuh satu perangkat. Begitu juga kalau pelayan Anda mencatat pesanan di meja. Kalau tamu memesan sendiri lewat table order, mereka memindai kode QR di meja. Alur lengkapnya ada di panduan alur pesanan kasir ke dapur.

Ponsel, tablet, atau komputer

Ponsel

Ponsel cocok untuk booth atau kedai dengan menu pendek dan meja kasir yang sempit. Ponsel juga paling mudah dibawa pelayan untuk mencatat pesanan di meja. Kekurangannya ada di layar: kalau menu Anda panjang, kasir harus sering menggulir, dan ini memperlambat antrean.

Untuk kasir, pakai ponsel khusus outlet, bukan ponsel pribadi karyawan. Perangkatnya tetap di outlet saat karyawan pulang, pindah outlet, atau berhenti.

Tablet

Tablet adalah jalan tengah. Layarnya cukup lebar untuk daftar menu dan isi pesanan, tetapi tidak memakan banyak tempat. Pasang di stand supaya posisinya tetap, layarnya mudah dibaca dari posisi kasir berdiri, dan tablet tidak tergeser saat meja ramai. Paket Standar Tahunan sudah termasuk stand tablet gratis, satu untuk setiap outlet.

Komputer

Laptop atau komputer meja cocok untuk meja kasir yang luas dan tetap, misalnya di restoran. Komputer juga nyaman untuk pekerjaan di belakang layar: membaca laporan penjualan, mengatur katalog menu, dan mengecek stok. Layar lebar memudahkan Anda membandingkan angka, apalagi kalau outlet Anda lebih dari satu.

Contoh susunan menurut jenis usaha

Tabel ini contoh untuk titik awal, bukan aturan. Sesuaikan dengan jawaban lima pertanyaan tadi.

Untuk usaha dengan beberapa outlet, semua cabang ada di satu akun Kazeer, dengan satu laporan untuk semua outlet. Komputer di kantor atau di rumah memudahkan Anda membacanya tanpa harus datang ke setiap outlet.

Saat menghitung jumlah perangkat, ingat juga bahwa akses karyawan di Kazeer diatur per tugas dan per outlet. Orang yang memakai perangkat dapur cukup mendapat akses kitchen staff, dan kasir cukup mendapat akses kasir. Caranya ada di panduan akses karyawan.

Printer struk

Di Kazeer, Anda bisa menyambungkan printer struk dan mencetak struk dari aplikasi kasir.

Mencetak dari iPhone atau iPad belum dipastikan. Printer thermal Bluetooth mungkin tidak bisa tersambung dari browser di iPhone atau iPad, jadi kalau kasir perlu mencetak struk, pilihan yang aman adalah ponsel atau tablet Android.

Sebelum membeli printer:

• Kalau sudah punya printer struk, ceritakan saat demo. Tim Kazeer dapat membantu mencocokkan perangkat dan printer yang sudah Anda miliki.
• Kalau belum punya, tanyakan dulu ke tim Kazeer printer seperti apa yang bisa disambungkan. Jangan membeli dulu, baru bertanya.

Untuk penempatannya:

• Taruh dalam jangkauan tangan kasir, jauh dari percikan air dan uap dari bar atau dapur.
• Simpan gulungan kertas cadangan di dekat kasir. Kertas yang habis di jam ramai langsung membuat antrean.
• Setiap pagi sebelum buka, nyalakan printer dan cek kertas serta sambungannya, supaya masalah ketahuan sebelum pembeli pertama datang.

Struk juga membantu saat mencocokkan uang di akhir hari. Langkahnya ada di panduan tutup kasir.

Listrik dan internet

Perangkat yang mati di tengah jam ramai sama merepotkannya dengan kasir yang tidak datang. Beberapa hal dasar yang perlu disiapkan:

• Setiap perangkat punya tempat mengisi daya di dekat posisinya. Hindari kabel yang melintang di jalur karyawan.
• Isi penuh ponsel dan tablet sebelum buka, dan siapkan pengisi daya cadangan.
• Siapkan koneksi internet yang stabil di outlet, ditambah satu cadangan, misalnya paket data di ponsel lain yang bisa dibagikan.
• Kalau internet putus, aplikasi kasir tetap bisa dipakai. Data disimpan di perangkat, lalu tersimpan ke cloud begitu internet tersambung lagi.
• Pakai perangkat kasir hanya untuk kerja. Pasang kunci layar, dan matikan notifikasi aplikasi lain supaya tidak menutupi layar pesanan.

Cek sebelum membeli

Urutan ini membantu Anda tidak membeli perangkat yang ternyata tidak terpakai:

1. Tulis perangkat yang sudah Anda punya: ponsel, tablet, laptop, dan printer.
2. Tulis siapa saja yang butuh perangkat: kasir, dapur atau bar, pelayan yang mencatat pesanan meja, dan Anda.
3. Ukur meja kasir, lalu tandai tempat perangkat, printer, dan laci uang.
4. Bawa daftar itu saat demo dengan tim Kazeer, supaya mereka bisa membantu mencocokkan perangkat dan printer Anda.
5. Coba satu alur lengkap dengan perangkat yang ada: catat pesanan, teruskan ke dapur, terima pembayaran, dan cetak struk. Pesanan yang sudah lunas tidak bisa dibatalkan, jadi pesanan latihan itu tetap tercatat sebagai penjualan.
6. Beli hanya yang benar-benar kurang. Kalau Anda memilih tablet, bandingkan dulu paketnya, karena Paket Standar Tahunan memuat stand tablet gratis. Perbandingannya ada di panduan memilih paket.

Kalau Anda sedang menyiapkan outlet pertama, daftar persiapan kasir lainnya ada di panduan persiapan kasir kafe baru.

Selisih itulah beda laba kotor dan laba bersih. Laba kotor menunjukkan apakah harga menu Anda menutup biaya bahan. Laba bersih menunjukkan apakah usaha Anda benar-benar untung. Anda perlu keduanya.

Laba kotor: penjualan dikurangi HPP

Rumusnya:

• Laba kotor = penjualan − HPP
• Margin laba kotor = laba kotor ÷ penjualan × 100%

Penjualan di sini adalah penjualan sebelum pajak. Pajak yang dibayar pelanggan nanti Anda setorkan, jadi bukan pendapatan usaha.

HPP (harga pokok penjualan) adalah biaya bahan dan kemasan untuk menu yang terjual. Kalau HPP per menu belum pernah Anda hitung, mulai dari panduan menghitung HPP per menu.

Laba kotor menjawab satu pertanyaan: setelah bahan dibayar, berapa yang tersisa untuk biaya lain dan untuk Anda? Laba kotor belum menjawab apakah usaha Anda untung, karena sewa, gaji, dan tagihan belum dihitung.

Laba bersih: setelah biaya operasional

Rumusnya:

• Laba bersih = laba kotor − biaya operasional

Biaya operasional adalah biaya menjalankan usaha yang tidak melekat pada satu porsi tertentu:

• Sewa tempat
• Gaji dan uang makan karyawan
• Listrik dan air
• Gas
• Internet
• Kemasan dan perlengkapan yang tidak masuk HPP, misalnya kantong, tisu, dan sabun cuci
• Perawatan dan servis alat
• Biaya langganan aplikasi, termasuk aplikasi kasir

Dua biaya yang sering terlewat:

• Gaji Anda sendiri, kalau Anda ikut bekerja di outlet. Tanpa baris ini, laba bersih terlihat lebih besar daripada yang sebenarnya.
• Biaya yang dibayar setahun sekali, misalnya sewa tahunan atau servis besar mesin kopi. Bagi 12, lalu masukkan ke biaya setiap bulan.

Contoh hitungan satu bulan

Pertama, biaya operasional sebulan:

Baris aplikasi kasir di tabel adalah biaya untuk satu outlet, karena harga paket Kazeer berlaku per outlet. Kalau Anda memakai Paket Gratis Kazeer, baris itu menjadi Rp0, dan platform fee Rp500 per transaksi dibebankan ke pelanggan. Perbandingan kedua pilihan ada di artikel memilih paket.

Lalu bandingkan dua bulan: satu bulan ramai dan satu bulan sepi. Margin laba kotornya sama, 60%, dan biaya operasionalnya juga sama.

Cara membaca kolom bulan ramai: Rp36.000.000 − Rp14.400.000 = Rp21.600.000 laba kotor. Setelah dikurangi biaya operasional, Rp21.600.000 − Rp15.000.000 = Rp6.600.000 laba bersih. Itu sekitar 18,3% dari penjualan.

Di bulan sepi, laba kotornya Rp13.200.000, sedangkan biaya operasional tetap Rp15.000.000. Hasilnya rugi Rp1.800.000, padahal harga menu dan resepnya sama.

Kenapa laba kotor bagus bisa tetap rugi

Biaya bahan naik turun mengikuti penjualan. Sebagian besar biaya operasional tidak. Sewa dan gaji tetap dibayar, ramai atau sepi. Jadi ada batas penjualan yang harus dilewati sebelum usaha Anda untung. Batas ini disebut titik impas:

• Penjualan minimal sebulan = biaya operasional ÷ margin laba kotor

Dari contoh tadi: Rp15.000.000 ÷ 0,6 = Rp25.000.000 sebulan. Kalau outlet buka 25 hari sebulan, itu Rp1.000.000 per hari. Penjualan bulan sepi, Rp22.000.000, berada di bawah batas itu, jadi hasilnya rugi.

Ada tiga penyebab lain yang membuat laba bersih lebih kecil daripada dugaan:

• Biaya operasional naik tanpa diikuti penjualan. Sewa naik, karyawan bertambah, atau tagihan listrik membesar karena alat baru.
• Bahan terbuang. HPP yang dihitung dari penjualan hanya mencakup menu yang terjual. Bahan yang kedaluwarsa, tumpah, atau dibuang tetap Anda bayar saat belanja, kecuali susutnya sudah Anda masukkan ke HPP per menu.
• Promo dan potongan harga. Pelanggan membayar lebih sedikit, sementara biaya bahannya tetap. Cara menghitung promo yang masih untung ada di artikel promo jam sepi.

Untuk mengecek bahan terbuang, bandingkan pemakaian bahan dalam rupiah dengan HPP di laporan:

Nilai stok dihitung dari jumlah stok dikali harga belinya. Cara mengurangi bahan yang terbuang dibahas di artikel bahan terbuang.

Yang dicek setiap minggu dan setiap bulan

Penjualan, HPP, dan laba kotor bergerak setiap hari, jadi cek setiap minggu. Biaya operasional kebanyakan datang sebulan sekali, jadi cek laba bersih setiap bulan, setelah semua biaya bulan itu tercatat.

Di Kazeer, PPN maupun pajak daerah bisa diatur, dan HPP serta pajak tercatat dari setiap penjualan. Laporannya memuat penjualan, HPP, laba kotor, dan pajak, per outlet dan dalam satu laporan untuk semua outlet. Contohnya ada di bagian laporan. Biaya operasional seperti sewa, gaji, dan listrik tidak berasal dari penjualan, tetapi bisa Anda catat di Kazeer, dan laporannya menampilkan laba bersih: laba kotor dikurangi biaya operasional itu.

Setiap minggu:

• Rata-rata penjualan per hari. Bandingkan dengan titik impas harian Anda, di contoh tadi Rp1.000.000.
• Persentase HPP, yaitu HPP dibagi penjualan. Kalau naik padahal harga menu tetap, cek harga bahan terbaru dan takaran di bar atau dapur.
• Laba kotor, dibandingkan dengan minggu-minggu sebelumnya.

Setiap bulan:

• Pastikan semua biaya operasional bulan itu sudah tercatat di Kazeer, dari nota, tagihan, dan bukti transfer.
• Cek laba bersih di laporan: laba kotor dikurangi biaya operasional yang Anda catat.
• Bandingkan pemakaian bahan dengan HPP di laporan untuk melihat bahan yang terbuang.
• Hitung ulang titik impas kalau ada biaya yang berubah.

Kalau outlet Anda lebih dari satu, hitung laba bersih per outlet. Ambil laba kotor tiap outlet dari laporan, lalu kurangi dengan biaya outlet itu sendiri, seperti sewa, gaji karyawannya, dan langganan Kazeer untuk outlet itu. Biaya bersama, misalnya gaji Anda sendiri, bagi ke semua outlet. Dengan begitu Anda tahu outlet mana yang menutup biayanya sendiri.

Langkah bulan ini

1. Kumpulkan biaya operasional bulan lalu. Masukkan gaji Anda sendiri dan bagian bulanan dari biaya tahunan.
2. Ambil penjualan, HPP, dan laba kotor bulan lalu dari laporan.
3. Hitung laba bersih: laba kotor dikurangi biaya operasional.
4. Hitung titik impas: biaya operasional dibagi margin laba kotor, lalu bagi dengan jumlah hari buka.
5. Tempel angka titik impas harian di tempat yang Anda lihat setiap hari, lalu bandingkan dengan penjualan setiap minggu.
6. Di akhir bulan, hitung nilai stok dan bandingkan pemakaian bahan dengan HPP di laporan.

Satu kejadian jarang terasa. Bahan terbuang baru kelihatan besar kalau dijumlahkan selama sebulan. Di bawah ini ada sumber-sumbernya, cara mencatatnya, contoh hitungan biayanya, dan cara menguranginya satu per satu.

Dari mana bahan terbuang datang

Untuk bahan yang rusak di rak, baca cara menerapkan FIFO dan FEFO. Untuk salah pesanan, alur satu catatan dari kasir ke dapur ada di artikel tentang alur pesanan.

Catat yang terbuang selama dua minggu

Anda tidak bisa mengurangi yang tidak terlihat. Tempel selembar kertas di dekat tempat sampah dapur atau meja persiapan, lalu catat setiap bahan yang dibuang selama dua minggu:

Biaya = jumlah × harga satuan. Harga satuan dihitung dari nota: harga beli dibagi isi kemasan, seperti di panduan HPP per menu. Tabel ini memakai harga contoh dari panduan itu: susu UHT Rp18 per ml, biji kopi Rp200 per gram, dan gula aren cair Rp40 per ml. Baris pertama: 300 ml × Rp18 = Rp5.400.

Supaya catatannya bisa dipercaya:

• Siapa pun yang membuang bahan langsung menulisnya, bukan di akhir hari dari ingatan.
• Pakai alasan dari daftar tetap di tabel sebelumnya, supaya mudah dijumlahkan.
• Biaya boleh dihitung belakangan oleh Anda atau kepala shift.
• Pakai catatan ini untuk mencari penyebab, bukan untuk menyalahkan orang. Kalau karyawan takut ditegur, mereka berhenti menulis.

Di akhir minggu, jumlahkan biaya per alasan. Alasan dengan jumlah terbesar adalah tempat Anda mulai.

Contoh hitungan biaya bahan terbuang sebulan

Semua angka di bagian ini contoh, bukan data usaha sungguhan. Misalnya catatan dua minggu menghasilkan jumlah ini:

Rata-rata sehari Rp210.000 ÷ 14 = Rp15.000. Dalam sebulan 30 hari, Rp15.000 × 30 = Rp450.000.

Porsi yang melebar tidak muncul di catatan, karena bahannya tidak dibuang, tetapi ikut tersaji. Hitung terpisah. Misalnya takaran susu Kopi Susu Aren 150 ml, tetapi barista rata-rata menuang 170 ml. Selisih 20 ml × Rp18 = Rp360 per gelas. Dengan 400 gelas sebulan, Rp360 × 400 = Rp144.000.

Totalnya Rp450.000 + Rp144.000 = Rp594.000 sebulan. Dengan laba kotor Rp13.600 per gelas Kopi Susu Aren dine-in seperti di contoh HPP, jumlah itu setara laba kotor dari sekitar 44 gelas (Rp594.000 ÷ Rp13.600 = 43,7).

Sekarang misalnya Anda bisa memangkas persiapan berlebih dan salah pesanan sampai separuhnya, dan takaran susu kembali ke 150 ml:

• Separuh dari persiapan berlebih dan salah pesanan: (Rp84.000 + Rp42.000) ÷ 2 = Rp63.000 per 14 hari, atau Rp63.000 ÷ 14 × 30 = Rp135.000 sebulan.
• Takaran susu yang kembali tepat: Rp144.000 sebulan.

Penghematannya Rp135.000 + Rp144.000 = Rp279.000 sebulan.

Tulis takaran standar untuk setiap menu

Takaran yang hanya diingat akan bergeser, sedikit demi sedikit, dari satu karyawan ke karyawan lain.

• Tulis takaran setiap menu dalam gram, ml, atau jumlah potong, lalu tempel di bar dan dapur.
• Sediakan alat ukur di dekat tempat kerja: timbangan digital, gelas takar, sendok takar, atau scoop dengan ukuran tetap. Sedikit atau secukupnya bukan takaran.
• Seminggu sekali, minta satu karyawan membuat satu menu seperti biasa, lalu timbang bahannya dan bandingkan dengan takaran tertulis.
• Kalau takaran diubah, misalnya ukuran gelas diganti, perbarui kertasnya dan HPP menunya sekaligus.

Takaran juga dasar hitungan HPP. Kalau takaran di bar berbeda dari takaran di hitungan, HPP di kertas lebih kecil daripada biaya yang sebenarnya.

Siapkan bahan sesuai perkiraan hari itu

Persiapan berlebih bisa terjadi karena takut kehabisan di jam ramai. Supaya jumlahnya pas:

1. Lihat berapa porsi setiap menu terjual di hari yang sama minggu lalu. Bandingkan hari yang sama, karena Senin dan Sabtu bisa sangat berbeda. Caranya ada di panduan membaca laporan penjualan harian.
2. Buat daftar persiapan harian: bahan apa, berapa banyak, dan siapa yang menyiapkan.
3. Siapkan dalam dua tahap: sebagian di pagi hari, sisanya sebelum jam ramai, setelah Anda melihat penjualan pagi itu.
4. Bahan yang cepat rusak setelah dipotong atau diseduh disiapkan lebih sedikit, tetapi lebih sering.
5. Di akhir hari, catat sisa persiapan. Kalau bahan yang sama selalu bersisa, kurangi jumlahnya di hari yang sama minggu depan.

Pakai cek stok untuk menemukan bahan yang sering selisih

Catatan bahan terbuang hanya menangkap yang ditulis. Untuk menemukan yang tidak tercatat, bandingkan dua angka untuk bahan-bahan utama Anda, seminggu sekali:

1. Pemakaian menurut stok: stok awal + barang masuk − stok akhir.
2. Pemakaian menurut resep: porsi terjual × takaran per porsi.
3. Selisih keduanya, dikurangi yang sudah tercatat di catatan bahan terbuang, adalah selisih yang belum terjelaskan.

Bahan yang selisihnya muncul minggu demi minggu adalah tempat mencari: takaran, bahan terbuang yang tidak ditulis, atau barang masuk yang salah dicatat. Cara menghitung stok harian ada di panduan cek stok bahan baku.

Kalau Anda memakai Kazeer, angka untuk kedua hitungan itu ada di aplikasi yang sama dengan kasir. Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha, tempat Anda mengecek stok dan melihat sisa stok. Stok bahan di sana berkurang otomatis setiap ada penjualan, jadi selisih antara sisa stok di Kazeer dan hasil hitung fisik Anda sama dengan selisih kedua angka tadi: bahan yang terpakai di luar penjualan, baik yang tercatat sebagai bahan terbuang maupun yang belum terjelaskan. HPP tercatat dari setiap penjualan, tetapi bahan yang dibuang tidak pernah menjadi penjualan, jadi catatan bahan terbuang tetap Anda buat terpisah.

Stok yang menipis bisa Anda tanyakan ke Kazeer AI, misalnya "Barang apa yang perlu dicek?". Kalau satu bahan lebih cepat menipis daripada biasanya, padahal penjualan menunya tidak naik, periksa bahan itu lebih dulu.

Mulai minggu ini

1. Tempel kertas catatan bahan terbuang, lalu jelaskan aturannya ke karyawan.
2. Tulis takaran menu-menu terlaris, lalu tempel di bar dan dapur.
3. Buat daftar persiapan harian dari penjualan di hari yang sama minggu lalu.
4. Setelah dua minggu, jumlahkan biaya per alasan dan pilih satu alasan untuk dikurangi lebih dulu.
5. Setiap minggu, bandingkan pemakaian menurut stok dan menurut resep untuk dua atau tiga bahan yang paling banyak Anda pakai.

Polanya sama setiap hari. Satu hal baru per hari, dilihat dulu, lalu dicoba dengan pendamping di sebelahnya. Pendampingnya bisa Anda sendiri atau kasir lama yang sudah lancar.

Sebelum hari pertama

Siapkan beberapa hal ini sebelum kasir baru datang:

1. Atur perannya di Kazeer. Akses karyawan diatur per tugas dan per outlet, jadi kasir baru cukup mendapat peran kasir di outlet tempat dia bekerja. Caranya ada di panduan akses karyawan.
2. Susun jadwal minggu pertamanya supaya selalu ada pendamping di shift yang sama. Kalau bisa, mulai di hari yang biasanya tidak terlalu ramai. Cara menyusun jadwal ada di panduan jadwal shift.
3. Cetak daftar menu dan harga untuk dia pelajari di rumah.
4. Tulis satu aturan di kertas dan tempel di dekat kasir: kalau ragu atau salah, berhenti dan panggil pendamping. Jangan menebak.

Training karyawan dari tim Kazeer termasuk di Paket Standar Bulanan dan Paket Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis. Kalau Anda memakai Paket Standar, tanyakan ke tim Kazeer kapan training bisa dijadwalkan di minggu pertama. Kalau memakai Paket Gratis, Anda atau kasir lama yang melatih dengan rencana ini.

Rencana tujuh hari

Kalau satu hari belum lancar, ulangi fokus hari itu besoknya. Jangan menumpuk dua hal baru di hari yang sama.

Hari 1 sampai 3: menu, pesanan, dan dapur

Hari 1: kenal menu

Mulai dengan absen masuk. Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya dengan swafoto, yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan. Kalau perannya diwajibkan berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, dan absen masuk gagal kalau tidak sesuai. Dampingi dia saat mendaftarkan wajahnya dengan beberapa foto, dengan persetujuannya, dan saat mencoba absen pertama kali. Sampaikan juga bahwa di aplikasi, catatan absensinya, termasuk swafoto dan lokasi, hanya ditampilkan ke owner.

Lalu jelaskan menu satu per satu: nama, harga, isi, dan menu mana yang paling sering dipesan. Kalau memungkinkan, biarkan dia mencicipi menu terlaris supaya bisa menjawab pertanyaan pembeli. Tunjukkan juga letak kertas struk cadangan, uang kecil, dan barang lain yang sering dicari kasir.

Sisa hari itu, dia berdiri di samping pendamping dan melihat cara pesanan dicatat. Di akhir hari, sebutkan lima menu terlaris dan minta dia menyebut harganya.

Hari 2: mencatat pesanan

Hari ini dia mencatat pesanan sendiri, sementara pendamping yang menerima pembayaran. Dengan begitu dia fokus pada satu hal.

Di Kazeer, kasir memilih menu dan jumlah yang harus dibayar langsung terhitung. Pesanan ditandai Dine-In beserta nomor mejanya, atau Take away. Latih dua kebiasaan:

• Ulangi pesanan ke tamu sebelum disimpan.
• Untuk Dine-In, tanyakan nomor meja ke tamu. Jangan menebak dari arah datangnya.

Hari 3: dapur dan status pesanan

Pesanan diteruskan ke dapur dari catatan yang sama, jadi kasir dan dapur membaca pesanan yang sama. Ajak kasir baru melihat dapur sebentar saat pesanan masuk, supaya dia tahu apa yang terjadi setelah dia menyimpan pesanan.

Lalu ajarkan status pesanan di aplikasi, seperti Belum Bayar, Menunggu, Dimasak, dan Selesai. Minta dia menjelaskan arti tiap status dengan kata-katanya sendiri. Arti lengkapnya bagi kasir dan dapur ada di panduan pesanan kasir ke dapur.

Kalau tamu bertanya "pesanan saya sudah sampai mana?", kasir menjawab dari status, tanpa harus ke dapur.

Hari 4: pembayaran dan struk

Kazeer mencatat pembayaran tunai, QRIS, dan kartu di pesanan yang sama. Latih ketiganya hari ini.

Untuk tunai, ajarkan urutan yang sama setiap kali:

1. Sebut uang yang diterima, misalnya "Uangnya Rp50.000, ya."
2. Letakkan uang itu di atas laci, jangan langsung dimasukkan.
3. Hitung kembalian, lalu serahkan sambil menyebut jumlahnya.
4. Setelah itu, baru masukkan uang pembeli ke laci.

Untuk QRIS dinamis, kode QR dibuat untuk setiap transaksi dan sudah memuat jumlah tagihan, jadi pembeli tidak perlu mengetik nominalnya. Untuk QRIS dan kartu, ajarkan satu kebiasaan: pastikan pembayarannya berhasil sebelum pembeli pergi.

Tekankan juga cara bayar yang benar. Pesanan yang dibayar QRIS tetapi tercatat tunai membuat hitungan laci tidak cocok di akhir hari.

Kalau outlet Anda memakai printer struk, struk dicetak dari aplikasi kasir. Latih juga cara mengganti gulungan kertas, karena kertas bisa habis di saat ramai.

Hari 5 dan 6: kesalahan dan tutup kasir

Hari 5: jam ramai dan kesalahan

Hari ini kasir baru melayani jam ramai, dengan pendamping berdiri di sebelahnya. Kesalahan hampir pasti terjadi, dan itu bagian dari latihan. Yang dilatih adalah cara menanganinya.

Kesalahan yang sering muncul di minggu pertama:

• Salah memilih menu, jumlah, atau nomor meja.
• Tamu membatalkan atau mengganti pesanan setelah dicatat.
• Cara bayar yang dipilih salah.
• Pembayaran QRIS atau kartu gagal.
• Uang kecil untuk kembalian habis.

Untuk semuanya, aturannya sama: berhenti, jelaskan ke tamu dengan sopan bahwa pesanannya sedang dicek, lalu panggil pendamping. Pendamping yang memutuskan cara membereskannya. Kasir baru jangan mencoba memperbaiki sendiri dengan menebak.

Tulis setiap kesalahan di buku catatan: apa yang terjadi dan bagaimana dibereskan. Buku ini bahan latihan, bukan bahan hukuman. Kalau ada pertanyaan soal aplikasi yang tidak bisa dijawab pendamping, hubungi Customer Support Kazeer: WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB.

Pesanan yang belum dibayar bisa dibatalkan, dan pembatalannya tetap terlihat di catatan, jadi Anda bisa memeriksanya lagi saat membaca buku kesalahan.

Kalau internet putus, aplikasi kasir tetap bisa dipakai. Data disimpan di perangkat, lalu tersimpan ke cloud begitu internet tersambung lagi.

Hari 6: tutup kasir

Di akhir shift, kasir baru menghitung laci, lalu pendamping menghitung ulang. Hasilnya dibandingkan dengan total tunai shift itu. Kazeer menampilkan total per cara bayar dan per shift kasir, jadi angkanya tidak perlu direkap. Sebelum menghitung, cek dulu pesanan yang masih Belum Bayar. Langkah lengkapnya ada di panduan tutup kasir.

Hari 7: cek akhir minggu

Di hari ketujuh, kasir baru memegang satu shift penuh. Pendamping tetap ada di dekatnya, tetapi hanya turun tangan kalau dipanggil.

Di akhir shift, pakai daftar ini. Nilai dari yang Anda lihat selama shift, bukan dari tanya jawab:

1. Mencatat pesanan Dine-In dengan nomor meja yang benar, dan pesanan Take away.
2. Menjawab pertanyaan tamu soal pesanan dari status di aplikasi.
3. Memberi kembalian tunai dengan benar.
4. Memastikan pembayaran QRIS dan kartu berhasil.
5. Memilih cara bayar yang benar di setiap pesanan.
6. Mencetak struk dan mengganti gulungan kertas.
7. Memanggil pendamping saat ragu.
8. Menghitung laci saat tutup dengan hasil yang sama dengan pendamping.
9. Absen masuk dan pulang dengan swafoto.

Kalau semuanya terpenuhi, dia siap memegang shift sendiri. Kalau ada yang belum, jangan ulang seluruh minggu. Tambah dua atau tiga shift pendampingan untuk poin itu saja.

Setelah itu, baca buku kesalahan dan catatan tutup kasir di akhir minggu kedua. Kesalahan yang muncul berulang menunjukkan bagian yang perlu dilatih lagi. Simpan rencana ini, dan pakai lagi untuk kasir berikutnya.

Jawaban itu penting, tetapi baru separuh gambaran. Menu yang paling banyak terjual belum tentu menyisakan uang paling banyak per porsi. Ada menu yang laris karena harganya murah, dan ada menu yang jarang dipesan padahal untung per porsinya besar.

Artikel ini memakai peta menu sederhana: setiap menu dinilai dari dua pertanyaan, lalu dimasukkan ke salah satu dari empat kelompok. Setiap kelompok punya langkah yang berbeda.

Dua pertanyaan untuk setiap menu

Untuk setiap menu, jawab dua hal dalam periode yang sama, misalnya satu bulan:

1. Berapa porsi yang terjual?
2. Berapa laba kotor per porsi? Rumusnya harga jual dikurangi HPP per porsi.

Jumlah terjual per menu ada di catatan penjualan. HPP per porsi diambil dari hitungan HPP Anda. Kalau belum punya, mulai dari panduan menghitung HPP per menu. Di Kazeer, HPP per menu juga bisa dihitung dari resep menu itu. Pakai harga jual sebelum pajak.

Kalikan keduanya, dan Anda mendapat total laba kotor dari menu itu dalam sebulan. Angka ini menggabungkan laris dan untung, jadi berguna untuk melihat menu mana yang paling banyak menyumbang. Namun untuk memutuskan langkah, kedua pertanyaan perlu dilihat terpisah.

Kalau daftar menu Anda panjang, buat peta terpisah untuk minuman dan makanan. Membandingkan es teh dengan nasi goreng kurang adil, karena harga dan HPP-nya jauh berbeda.

Empat kelompok menu

Setiap menu dibandingkan dengan dua batas:

• Batas laris: rata-rata porsi terjual per menu, yaitu total porsi terjual dibagi jumlah menu.
• Batas untung: rata-rata laba kotor per porsi, yaitu total laba kotor dibagi total porsi terjual.

Dari dua batas itu, setiap menu masuk ke satu kelompok:

Contoh dengan enam menu

Misalnya ini penjualan satu bulan di sebuah kafe. HPP Kopi Susu Aren diambil dari contoh dine-in di panduan HPP.

Dua batasnya:

• Batas laris: 1.200 porsi ÷ 6 menu = 200 porsi.
• Batas untung: Rp15.600.000 ÷ 1.200 porsi = Rp13.000 per porsi.

Hasil petanya:

Kopi Susu Aren memang terlaris dan menyumbang laba kotor paling besar. Namun per gelas, Americano menyisakan Rp2.000 lebih banyak, dan Nasi Goreng Rp3.400 lebih banyak. Teh Tarik terjual 60 porsi lebih banyak daripada Nasi Goreng, tetapi total laba kotornya Rp1.164.000 lebih kecil.

Langkah untuk setiap kelompok

Laris dan untung: pertahankan dan jaga

Contohnya Kopi Susu Aren dan Nasi Goreng. Menu ini sudah bekerja, jadi jangan diubah tanpa alasan kuat.

• Pastikan bahannya tidak pernah habis di jam ramai. Cara menentukan stok minimum ada di panduan stok bahan baku.
• Jaga takaran dan rasanya tetap sama, siapa pun yang membuat.
• Tidak perlu diberi potongan harga. Menu ini sudah laku di harga normal.

Laris tapi tipis: cek harga atau hitung ulang HPP

Contohnya Teh Tarik. Banyak yang membeli, tetapi setiap gelas menyisakan sedikit.

• Hitung ulang HPP-nya dengan harga nota terbaru. Mungkin harga bahan sudah naik sejak terakhir dihitung.
• Cek takaran di bar. Takaran yang melebihi resep menaikkan HPP tanpa terlihat.
• Pertimbangkan menaikkan harga sedikit. Kalau Teh Tarik naik Rp1.000 dan jumlah terjualnya tetap 280 gelas, laba kotornya bertambah Rp280.000 sebulan. Cara menghitung harga ada di artikel menentukan harga jual.

Untung tapi jarang laku: promosikan atau ubah posisinya

Contohnya Americano. Setiap gelas menyisakan banyak, tetapi jarang dipesan.

• Minta kasir menawarkannya, misalnya kepada pembeli yang ragu memilih kopi.
• Pindahkan ke posisi yang lebih mudah dilihat di daftar menu.
• Pasangkan dengan menu lain dalam paket. Harga paketnya diatur di fitur promo Kazeer, dan cara menghitung paket yang masih untung ada di artikel promo jam sepi.

Kalau Americano terjual 30 gelas lebih banyak sebulan, laba kotornya bertambah 30 × Rp15.600 = Rp468.000.

Jarang laku dan tipis: pikirkan ulang atau coret

Contohnya Croissant Butter dan Roti Bakar. Sebelum mencoretnya, jawab dulu:

• Apakah menu ini menemani menu lain? Pembeli kopi mungkin datang karena ada roti untuk dimakan bersama.
• Apakah bahannya dipakai menu lain? Kalau ya, bahan itu tetap harus Anda beli walaupun menunya dicoret.
• Apakah ada pelanggan tetap yang selalu memesannya?

Kalau jawabannya tidak, ubah resep atau harganya, kurangi jumlah yang disiapkan setiap hari, atau coret dari menu. Menu yang jarang laku bisa menyisakan bahan yang terbuang. Cara menguranginya ada di artikel bahan terbuang.

Croissant Butter juga dekat batas: laba kotor per porsinya hanya Rp1.600 di bawah rata-rata. Menu yang dekat batas bisa berpindah kelompok bulan depan, jadi lihat dua atau tiga bulan sebelum memutuskan.

Ulangi setiap bulan

Peta menu berguna kalau diperbarui. Buat setiap awal bulan dengan periode yang sama panjang.

• Di Kazeer, catatan penjualan menunjukkan menu yang terjual, dan HPP tercatat dari setiap penjualan. Laporannya memuat penjualan, HPP, dan laba kotor, per outlet. Contohnya ada di bagian laporan.
• Di tengah bulan, tanyakan "Apa yang paling laku?" ke Kazeer AI lewat web atau WhatsApp untuk cek cepat.
• Perbarui HPP setiap kali ada harga bahan yang berubah. Menu bisa berpindah kelompok hanya karena harga susu naik.
• Ubah satu hal per menu dalam satu bulan, misalnya harga Teh Tarik saja. Kalau semuanya diubah sekaligus, Anda tidak tahu perubahan mana yang berpengaruh.

Mulai dari menu Anda

1. Ambil jumlah terjual setiap menu bulan lalu dari catatan penjualan.
2. Tulis harga jual dan HPP per porsi, lalu hitung laba kotor per porsi dan totalnya.
3. Hitung dua batas: rata-rata porsi terjual per menu dan rata-rata laba kotor per porsi.
4. Masukkan setiap menu ke salah satu dari empat kelompok.
5. Pilih satu langkah untuk satu menu di setiap kelompok, lalu catat tanggalnya.
6. Bulan depan, buat petanya lagi dan bandingkan.

Jadwal shift yang pas dimulai dari jam ramai outlet Anda sendiri, bukan dari kebiasaan membagi hari menjadi pagi dan sore.

Cari tahu jam ramai dan jam sepi

Kumpulkan catatan selama dua minggu, termasuk akhir pekan, karena pola hari kerja dan akhir pekan bisa jauh berbeda. Ada tiga sumber.

Pertama, pengamatan Anda dan kepala shift: jam berapa antrean mulai panjang, dan jam berapa dapur mulai tertinggal.

Kedua, catatan penjualan. Di Kazeer, laporan penjualan hari ini bertambah sendiri sepanjang hari. Catat angka penjualannya setiap jam, lalu hitung selisih dua catatan yang berurutan. Selisih itu adalah penjualan dalam satu jam tersebut. Anda juga bisa bertanya ke Kazeer AI, "Berapa penjualan hari ini?", lalu mencatat jawabannya beserta jamnya. Kazeer juga menampilkan total per shift kasir. Angka itu cukup untuk membandingkan shift pagi dan sore, tetapi jam ramai baru kelihatan dari catatan per jam.

Angka di tabel ini contoh. Di contoh ini, setiap jam antara 11.00 dan 13.00 menghasilkan Rp700.000 atau lebih, lebih dari dua kali lipat jam-jam lainnya. Itulah jam ramainya.

Ketiga, saran usaha dari Kazeer AI, yang bisa Anda minta di chat. Contohnya: "Waktu ramai di jam 11.00 sampai 13.00. Siapkan stok dan promo menu andalan Anda." Pakai sebagai pembanding catatan Anda sendiri.

Penjualan dalam rupiah tidak selalu sama dengan kesibukan. Sepuluh pesanan kopi satuan lebih menyita tenaga kasir daripada satu pesanan besar dengan nilai yang sama. Kalau ragu, hitung juga jumlah pesanan per jam di kertas selama beberapa hari.

Catat juga jam sepinya. Jam sepi adalah waktu untuk istirahat bergiliran dan pekerjaan persiapan. Jam sepi juga bisa diisi promo, dan caranya ada di artikel tentang promo jam sepi.

Tentukan berapa orang di tiap periode

Bagi hari kerja menjadi beberapa periode, lalu tentukan berapa orang yang dibutuhkan di setiap pos: kasir, dapur atau bar, dan lantai untuk mengantar pesanan dan membereskan meja.

Contoh untuk kafe yang buka jam 08.00 sampai 21.00, dengan jam ramai 11.00 sampai 13.00 di hari kerja:

Di akhir pekan, misalnya catatan Anda menunjukkan ramai yang lebih panjang sampai sore. Tambah satu orang dari siang sampai tutup.

Untuk setiap periode, tanyakan tiga hal. Pos mana yang tidak boleh kosong? Siapa yang bisa merangkap di jam sepi, misalnya kasir yang juga membuat minuman sederhana? Pekerjaan apa yang harus selesai, seperti bersih-bersih dan menghitung kas saat tutup? Pertimbangkan dua orang saat tutup, supaya pekerjaan itu tidak dikerjakan sendirian.

Di Kazeer, akses karyawan diatur per tugas dan per outlet, dan setiap karyawan punya peran sendiri, misalnya kasir atau kitchen staff. Pastikan orang yang Anda jadwalkan di kasir punya akses kasir, dan orang di dapur punya akses kitchen staff.

Tumpuk shift di sekitar jam ramai

Yang paling merepotkan adalah ganti shift tepat di tengah jam ramai. Yang pulang terburu-buru, yang datang belum siap, dan pesanan tertinggal di antara keduanya.

• Ganti shift setelah jam ramai selesai, saat kafe mulai sepi.
• Biarkan shift bertumpuk: shift berikutnya datang sebelum shift sebelumnya pulang, supaya ada waktu serah terima.
• Kalau jam ramai Anda pendek, pertimbangkan satu shift pendek khusus jam ramai, misalnya untuk karyawan paruh waktu.
• Atur istirahat bergiliran di luar jam ramai. Jangan biarkan semua orang istirahat bersamaan.

Saat serah terima, sampaikan hal yang perlu diketahui shift berikutnya: bahan yang menipis, pesanan yang belum selesai, dan catatan khusus hari itu.

Siapkan semuanya sebelum ramai dimulai

Jam ramai bukan waktu untuk memotong bahan atau mencari gelas. Tulis daftar persiapan yang harus selesai sebelum jam ramai, dan siapa yang mengerjakannya:

• Bahan menu terlaris cukup untuk jam ramai. Cara mengeceknya ada di panduan cek stok bahan baku.
• Bahan sudah dipotong, ditakar, atau diseduh sesuai perkiraan hari itu.
• Gelas, tutup, sedotan, dan kemasan take away sudah terisi di dekat bar.
• Uang kembalian cukup di laci kas.
• Kertas printer struk cukup, kalau outlet Anda memakai printer struk.
• Tablet atau ponsel kasir sudah terisi baterainya.

Saran Kazeer AI tadi mengarah ke hal yang sama: siapkan stok dan promo menu andalan sebelum jam ramai.

Contoh jadwal seminggu untuk kafe kecil

Contoh ini fiktif. Kafe buka jam 08.00 sampai 21.00, dengan enam karyawan tetap dan dua karyawan paruh waktu. Kasir: Nia, Putri, dan Eko. Dapur dan bar: Agus, Dewi, dan Fajar. Paruh waktu, untuk lantai dan membantu bar: Bayu dan Wulan.

Ada tiga shift:

• Pagi: 07.00 sampai 14.30
• Ramai: 10.00 sampai 14.00
• Sore: 14.00 sampai 21.30

Hari libur: Nia dan Agus Senin dan Selasa, Putri dan Fajar Rabu dan Kamis, Eko Jumat dan Minggu, Dewi Jumat dan Sabtu.

Cara membaca jadwal ini:

• Setiap shift pagi dan sore punya setidaknya satu kasir dan satu orang di dapur atau bar.
• Di hari kerja, ada dua orang dari 07.00, tiga orang dari 10.00 sampai 14.00, empat orang selama serah terima sampai 14.30, lalu dua orang sampai tutup. Di akhir pekan, shift sore tiga orang.
• Karyawan shift pagi istirahat bergiliran setelah Bayu atau Wulan datang jam 10.00, sebelum ramai mulai.
• Shift sore datang jam 14.00, setelah jam ramai. Serah terima berlangsung setengah jam saat kafe mulai sepi, lalu shift pagi pulang jam 14.30.
• Tidak ada yang pulang jam 21.30 lalu masuk shift pagi keesokan harinya.

Umumkan jadwal dan atur tukar shift

Jadwal yang bagus tetap berantakan kalau diumumkan mendadak.

• Umumkan jadwal minggu depan di hari yang sama setiap minggu, misalnya Kamis. Kirim ke grup WhatsApp karyawan dan tempel di dinding dapur.
• Tulis aturan tukar shift: kepada siapa minta izin, paling lambat kapan, dan tukar hanya dengan orang yang bisa mengerjakan tugas yang sama, kasir dengan kasir.
• Setiap ada tukar shift yang disetujui, perbarui jadwal di dinding dan di grup.

Kalau pengganti bekerja di pos lain atau di outlet lain, pastikan aksesnya di Kazeer sudah diatur untuk tugas dan outlet itu sebelum shift dimulai. Kalau perannya wajib berlokasi, lokasi absen dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, jadi tanpa itu absen masuknya di outlet lain akan gagal.

Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya dengan swafoto yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan. Untuk peran yang wajib berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja. Di aplikasi, catatan absensi hanya ditampilkan ke owner, jadi Anda sendiri yang mencocokkannya dengan jadwal. Lakukan seminggu sekali, supaya tukar shift yang belum tercatat cepat ketahuan. Caranya ada di artikel tentang absensi dengan swafoto.

Mulai dari minggu depan

1. Selama dua minggu, catat penjualan setiap jam dan amati kapan antrean mulai panjang.
2. Tandai jam ramai dan jam sepi, terpisah untuk hari kerja dan akhir pekan.
3. Tentukan berapa orang yang dibutuhkan di setiap periode dan setiap pos.
4. Susun shift yang bertumpuk di sekitar jam ramai, dengan ganti shift setelah ramai selesai.
5. Tulis daftar persiapan sebelum jam ramai, lengkap dengan nama yang mengerjakannya.
6. Umumkan jadwal di hari yang sama setiap minggu, dan tinjau ulang pembagiannya sebulan sekali.

Panduan ini hanya membahas sisi kasir: menu dan harga, cara bayar, pembagian tugas, stok awal, uji coba, dan paket. Di bagian akhir ada daftar cek untuk seminggu sebelum buka, sehari sebelum buka, dan hari pertama.

Daftar menu dan harga

Siapkan daftar menu final sebelum memasukkannya ke aplikasi kasir. Untuk setiap menu, tulis:

• Nama menu, persis seperti di papan menu, supaya kasir mudah mencarinya.
• Kategori, misalnya kopi, nonkopi, makanan, dan camilan.
• HPP, yaitu biaya bahan dan kemasan untuk satu porsi.
• Harga jual.

Kalau satu menu dijual panas dan dingin dengan harga berbeda, tulis sebagai dua baris supaya harganya tidak tertukar. Kalau ada harga paket, misalnya kopi dan roti, atau harga promo, atur harganya di fitur promo Kazeer.

Hitung HPP dulu, baru tentukan harga. Cara menghitung HPP ada di panduan HPP per menu, dan cara menentukan harga dari HPP ada di panduan harga jual menu.

Putuskan juga apakah harga di menu sudah termasuk pajak. Di Kazeer, PPN maupun pajak daerah bisa diatur, dan HPP serta pajak tercatat dari setiap penjualan. Pajak mana yang berlaku untuk usaha Anda dan berapa tarifnya sebaiknya dipastikan ke konsultan pajak atau kantor pajak setempat.

Menu yang lebih pendek di minggu-minggu pertama lebih mudah dihafal kasir, stoknya lebih mudah dihitung, dan bahan yang terbuang lebih sedikit. Menu bisa ditambah setelah Anda tahu apa yang laku.

Cara bayar, perangkat, dan struk

Kazeer mencatat pembayaran tunai, QRIS dinamis, dan kartu di pesanan yang sama. Siapkan ketiganya sebelum buka:

• Tunai: siapkan modal awal dengan cukup uang kecil untuk kembalian. Cara menetapkannya ada di panduan tutup kasir.
• QRIS dinamis: kode QR dibuat untuk setiap transaksi dan sudah memuat jumlah tagihan, jadi pembeli tidak perlu mengetik nominalnya. Pembayaran online dengan QRIS dinamis termasuk di ketiga paket. Tanyakan ke tim Kazeer jauh hari sebelum buka apa saja yang perlu disiapkan dan ke rekening mana dananya masuk.
• Kartu: kalau Anda ingin menerima kartu, siapkan alat pembayarannya dan coba sebelum hari pertama.

Kazeer bisa dipakai di ponsel, tablet, dan komputer. Pilih perangkat untuk kasir, dapur, dan pelayan sesuai meja kasir dan alur pesanan Anda. Panduannya ada di artikel tentang perangkat kasir.

Untuk struk, sambungkan printer struk lalu cetak dari aplikasi kasir. Siapkan kertas cadangan sejak awal.

Siapa memegang apa

Di Kazeer, setiap karyawan punya login dan peran sendiri, dan aksesnya diatur per tugas dan per outlet:

Tulis nama orang untuk setiap peran, lalu berikan aksesnya sebelum shift pertama, bukan saat pembeli sudah antre. Jangan pinjamkan akun owner ke siapa pun. Caranya ada di panduan akses karyawan.

Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya dengan swafoto, yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan. Kalau perannya diwajibkan berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, dan absen masuk gagal kalau tidak sesuai. Jadi minta semua karyawan mendaftarkan wajahnya dan mencoba absen di outlet sebelum hari pertama. Di aplikasi, catatan absensinya, termasuk swafoto dan lokasi, hanya ditampilkan ke owner. Panduannya ada di artikel absensi dengan swafoto, dan cara menyusun jadwalnya ada di panduan jadwal shift.

Stok awal

Daftar barang yang disiapkan sekarang akan Anda pakai setiap hari setelah buka. Langkahnya:

1. Dari resep setiap menu, tulis semua bahan dan kemasan yang dipakai.
2. Hitung stok awal dengan satuan yang sama dengan resep, misalnya gram, ml, atau pcs.
3. Masukkan daftar barang, stok awal, dan resep setiap menu ke Kazeer.
4. Tandai bahan yang kalau habis membuat menu andalan tidak bisa dijual. Bahan inilah yang dihitung setiap hari.

Di Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu, dan stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Pengurangan otomatis itu mengikuti penjualan, jadi bahan yang tumpah atau terbuang tidak ikut terhitung. Di minggu pertama, Anda juga belum tahu pemakaian harian. Jadi hitung stok setiap hari sejak hari pertama. Setelah satu atau dua minggu, catatan itu menjadi dasar stok minimum. Caranya ada di panduan cek stok bahan baku, dan cara menyimpan bahan supaya yang lama terpakai lebih dulu ada di panduan FIFO.

Uji coba sebelum hari pertama

Ajak keluarga atau teman datang satu atau dua hari sebelum buka, dan minta mereka memesan seperti pembeli biasa. Cara paling sederhana supaya laporan tetap bersih adalah menjadikannya penjualan sungguhan: mereka membayar harga normal. Kalau Anda memakai pesanan latihan, ingat bahwa pesanan yang sudah lunas tidak bisa dibatalkan. Pesanan latihan yang belum dibayar bisa dibatalkan setelah uji coba selesai, dan pembatalannya tetap terlihat di catatan, jadi Anda bisa mengecek pesanan mana yang hanya latihan.

Pastikan uji coba mencakup semua situasi ini:

1. Pesanan Dine-In dengan nomor meja.
2. Pesanan Take away.
3. Pembayaran tunai dengan uang besar, supaya kasir berlatih menghitung kembalian.
4. Pembayaran dengan QRIS dinamis.
5. Pembayaran dengan kartu, kalau Anda menerimanya.
6. Pesanan yang sampai di dapur, lalu statusnya berpindah dari Menunggu ke Dimasak dan Selesai.
7. Struk yang tercetak.
8. Pembeli yang berubah pikiran setelah pesanannya dicatat. Kasir memanggil Anda, dan Anda yang memutuskan cara membereskannya, misalnya membatalkan pesanan itu selama belum dibayar, lalu mencatat yang baru.

Setelah uji coba, buka laporan penjualan hari ini. Laporannya bertambah sendiri, jadi semua pesanan uji coba seharusnya sudah tercatat. Tutup dengan latihan tutup kasir.

Demo, training, dan memilih paket

Jadwalkan demo bersama tim Kazeer sebelum memasukkan menu. Di demo, Anda melihat cara mencatat pesanan sampai laporannya. Ceritakan juga perangkat dan printer yang sudah Anda miliki, supaya tim Kazeer dapat membantu mencocokkannya.

Training karyawan dari tim Kazeer termasuk di Paket Standar Bulanan dan Paket Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis. Kalau Anda memilih Paket Standar, jadwalkan training sebelum uji coba. Kalau memilih Paket Gratis, Anda sendiri yang melatih. Rencana latihannya ada di panduan melatih kasir baru.

Ringkasan paketnya:

Ketiga paket sama-sama memuat akses owner, kasir, kitchen staff, dan table order, QRIS dinamis, inventori dan chatbot Kazeer AI, serta Customer Support (WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB).

Biaya paket berlaku per outlet, jadi angka di tabel adalah biaya untuk satu outlet. Platform fee di Paket Gratis dipotong dari saldo deposit awal itu, supaya saldonya tidak minus.

Kafe baru belum punya catatan jumlah transaksi, jadi pakai perkiraan dulu. Cara menghitungnya ada di panduan memilih paket, dan rinciannya ada di bagian harga.

Daftar cek sebelum dan saat buka

Seminggu sebelum buka

1. Daftar menu, HPP, dan harga jual sudah final.
2. Demo dengan tim Kazeer sudah dilakukan, dan paket sudah dipilih.
3. Menu dan harga sudah masuk ke Kazeer.
4. Perangkat kasir, perangkat dapur, dan printer struk sudah tersambung dan dicoba.
5. Persiapan QRIS dinamis sudah ditanyakan dan diurus.
6. Setiap karyawan sudah punya peran dan akses sesuai tugas dan outletnya.
7. Training karyawan sudah dijadwalkan, atau latihan sendiri sudah disiapkan.

Sehari sebelum buka

1. Uji coba pesanan sudah mencakup semua situasi di atas.
2. Stok awal sudah dihitung dan dicatat.
3. Modal awal dengan cukup uang kecil sudah siap.
4. Kertas struk cadangan tersedia.
5. Semua karyawan sudah mendaftarkan wajahnya dan mencoba absen masuk dan pulang dengan swafoto di outlet.
6. Jadwal shift minggu pertama sudah ditempel.

Hari pertama

1. Datang lebih awal. Nyalakan perangkat dan printer, cek kertas struk, dan pastikan internet tersambung.
2. Catat modal awal di buku kas.
3. Anda, atau orang yang paling paham alur kasir, berdiri di dekat kasir selama jam ramai pertama.
4. Tulis setiap kendala di satu kertas. Selesaikan yang mendesak, dan sisanya dibahas setelah tutup.
5. Lakukan tutup kasir bersama kasir di akhir hari.
6. Besok paginya, baca laporan penjualan dan cek stok, lalu pilih satu atau dua hal untuk diperbaiki. Urutan bacanya ada di panduan laporan penjualan harian.

Contoh di bawah memakai satu gelas Kopi Susu Aren. Caranya sama untuk menu makanan, roti, atau minuman lain.

Apa itu HPP per menu

HPP adalah singkatan dari harga pokok penjualan. Di usaha F&B, HPP per menu biasanya dihitung dari biaya bahan dan kemasan yang habis untuk membuat satu porsi: satu gelas kopi, satu piring nasi goreng, atau satu potong kue.

Yang masuk HPP per menu:

• Bahan di resep, sesuai takaran untuk satu porsi.
• Kemasan sekali pakai, seperti gelas plastik, tutup, sedotan, kotak, atau kantong.
• Bahan yang susut atau tumpah selama menyiapkan menu.

Yang tidak dihitung per porsi: sewa tempat, gaji karyawan, listrik, air, internet, dan cicilan alat. Biaya ini tetap harus dibayar, tetapi tidak melekat pada satu gelas tertentu. Catat terpisah sebagai biaya operasional. Anda akan memakainya lagi saat menentukan target.

Catat bahan dan takaran per porsi

Mulailah dari resep yang benar-benar dipakai di bar atau dapur. Minta barista membuat satu gelas seperti biasa, lalu timbang dan ukur setiap bahannya. Takaran yang hanya dikira-kira bisa berbeda dari satu orang ke orang lain, dan selisihnya ikut masuk ke biaya.

Untuk setiap bahan dan kemasan, catat tiga hal:

1. Harga beli dari nota terakhir. Kalau Anda membayar ongkos kirim, tambahkan ke harga beli.
2. Isi kemasan yang Anda beli, misalnya 1 kg, 1 liter, atau 50 pcs.
3. Takaran untuk satu porsi.

Lalu pakai dua rumus ini:

• Harga satuan = harga beli ÷ isi kemasan
• Biaya per porsi = harga satuan × takaran

Samakan satuannya dulu sebelum membagi: 1 kg = 1.000 g dan 1 liter = 1.000 ml. Jumlahkan biaya per porsi semua bahan dan kemasan, tambahkan susut, dan hasilnya adalah HPP satu porsi.

Di Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu. Hitungan manual seperti contoh di bawah tetap berguna untuk memahami asal angkanya dan untuk mengecek takaran di resep.

Contoh hitungan satu gelas Kopi Susu Aren

Contoh ini memakai harga yang dibulatkan supaya mudah diikuti. Ganti dengan harga dari nota belanja Anda sendiri.

Resep contohnya: espresso dari 18 g biji kopi, 150 ml susu UHT, 35 ml gula aren cair, dan 150 g es batu. Untuk take away, ditambah gelas plastik, tutup, dan sedotan.

Cara membaca baris pertama: biji kopi dibeli Rp200.000 per kg. Karena 1 kg = 1.000 g, harga satuannya Rp200.000 ÷ 1.000 = Rp200 per gram. Satu gelas memakai 18 g, jadi biayanya Rp200 × 18 = Rp3.600.

HPP take away adalah HPP dine-in ditambah kemasan: Rp8.400 + Rp600 + Rp150 + Rp50 = Rp9.200.

Di contoh ini, pesanan dine-in disajikan di gelas kaca yang dicuci ulang tanpa sedotan, jadi tidak ada biaya kemasan. Kalau pesanan dine-in Anda memakai sedotan sekali pakai, masukkan sedotannya ke HPP dine-in.

Masukkan susut dan tumpah

Tidak semua bahan yang Anda beli sampai ke gelas pelanggan. Ada biji kopi yang terpakai saat menyetel grinder, susu yang tertinggal di dasar kotak, gula aren yang tumpah, dan minuman yang dibuat ulang karena salah pesanan. Semuanya tetap Anda bayar. Tanpa baris susut, HPP di kertas lebih kecil daripada uang yang benar-benar keluar.

Angka 5% di tabel tadi hanya contoh. Cari angka Anda sendiri dengan membandingkan pemakaian nyata dan pemakaian menurut resep:

1. Pilih satu bahan yang mudah dilacak, misalnya susu UHT.
2. Hitung pemakaian nyatanya selama sebulan: stok awal ditambah barang masuk, dikurangi stok akhir.
3. Hitung pemakaian menurut resep: jumlah porsi terjual × takaran per porsi. Kalau bahan itu dipakai di beberapa menu, jumlahkan semuanya.
4. Selisih keduanya adalah susut. Bagi selisih itu dengan pemakaian menurut resep.

Pakai persentase itu untuk semua bahan sebagai perkiraan, atau hitung per bahan kalau Anda sempat. Untuk cara mencatat dan mengecek stok bahan secara rutin, baca panduan stok bahan baku.

Di Kazeer, stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Jadi selisih antara sisa stok di Kazeer dan hasil hitung fisik di akhir bulan sudah menunjukkan susutnya: bahan yang terbuang atau terpakai tanpa tercatat.

Kalau susutnya besar, jangan hanya dimasukkan ke HPP. Cari penyebabnya: takaran yang berubah-ubah, bahan yang kedaluwarsa sebelum terpakai, atau pesanan yang sering dibuat ulang.

Bandingkan HPP dengan harga jual

Setelah HPP ketemu, hitung dua angka:

• Persentase HPP = HPP ÷ harga jual × 100%
• Laba kotor per porsi = harga jual − HPP

Pakai harga jual sebelum pajak. Pajak yang dibayar pelanggan harus Anda setorkan, jadi bukan pendapatan usaha. Kalau harga di menu Anda sudah termasuk pajak, pisahkan dulu pajaknya.

Persentasenya dibulatkan ke satu angka di belakang koma. Dengan harga jual yang sama, setiap gelas take away menghasilkan laba kotor Rp800 lebih kecil, sebesar biaya kemasannya. Anda bisa menerima selisih itu atau memasang harga take away yang berbeda.

Menentukan target Anda sendiri

Tidak ada persentase HPP yang pas untuk semua usaha, karena sewa, gaji, dan jumlah pembeli di tiap tempat berbeda. Target yang berguna dihitung dari angka usaha Anda sendiri:

1. Jumlahkan biaya operasional sebulan: sewa, gaji, listrik, air, internet, dan cicilan alat.
2. Tentukan laba bersih yang Anda inginkan per bulan.
3. Perkirakan jumlah porsi yang terjual sebulan dari semua menu, sebaiknya dari catatan penjualan beberapa bulan terakhir.
4. Bagi jumlah langkah 1 dan 2 dengan angka langkah 3. Hasilnya adalah laba kotor rata-rata yang perlu dihasilkan setiap porsi.

Angka itu rata-rata untuk semua menu. Untuk Kopi Susu Aren seharga Rp22.000, artinya HPP sebaiknya tidak lebih dari Rp22.000 − Rp10.000 = Rp12.000 per gelas. HPP di contoh tadi, Rp8.400 dan Rp9.200, masih di bawah batas itu.

Menu yang murah, seperti es teh, wajar menghasilkan laba kotor di bawah rata-rata, asalkan menu lain menutupinya. Yang perlu dicek adalah menu laris yang laba kotornya jauh di bawah target: harganya, takarannya, atau kemasannya.

Setelah punya target, persentase HPP berguna untuk memantau. Kalau persentasenya naik sementara harga jual tetap, ada biaya yang naik, takaran yang bergeser, atau susut yang bertambah.

Kapan harus menghitung ulang

Hitung ulang HPP setiap kali salah satu angkanya berubah:

• Harga dari suplier naik atau turun, termasuk ongkos kirim.
• Anda ganti merek, ganti ukuran kemasan yang dibeli, atau pindah suplier.
• Resep berubah: takaran susu ditambah, ukuran gelas diganti, atau ada topping baru.
• Kemasan take away berubah, misalnya gelas plastik diganti gelas kertas.
• Angka susut Anda berubah setelah dicek ulang.

Selisih kecil per gelas cepat terkumpul. Misalnya harga susu UHT naik dari Rp18.000 menjadi Rp20.000 per liter. Biaya susu per gelas naik dari Rp2.700 menjadi Rp3.000, selisih Rp300. Dengan 400 gelas sebulan, itu Rp120.000 per bulan, belum termasuk susut.

Kalau tidak ada yang terasa berubah, tetap cocokkan harga di hitungan Anda dengan nota belanja terbaru sebulan sekali.

Pantau hasilnya di laporan

Hitungan per gelas membantu Anda menetapkan harga dan target. Untuk melihat hasilnya dari hari ke hari, Anda butuh laporan penjualan.

Di Kazeer, HPP dan pajak tercatat dari setiap penjualan, per outlet. PPN maupun pajak daerah bisa diatur, dan pajak mana yang berlaku untuk usaha Anda bisa dipastikan ke kantor pajak atau konsultan pajak. Laporannya menampilkan penjualan, HPP, laba kotor, laba bersih setelah biaya operasional yang Anda catat, dan pajak. Laporan penjualan hari ini bertambah sendiri, tanpa rekap manual. Kalau Anda punya beberapa cabang, semuanya ada di satu laporan. Lihat contohnya di bagian laporan.

Rutinitas yang bisa Anda mulai minggu ini:

1. Hitung HPP menu-menu terlaris Anda dengan tabel seperti contoh di atas.
2. Tentukan target laba kotor rata-rata per porsi dari biaya operasional dan target laba Anda.
3. Lihat HPP dan laba kotor di laporan setiap minggu.
4. Setiap ada nota dengan harga baru, perbarui hitungan menu yang memakai bahan itu.

Padahal stok susu sudah tipis sejak tutup semalam. Hanya saja, tidak ada yang menghitungnya.

Rutinitas di bawah ini mencegah kejadian seperti itu. Hitung beberapa barang penting di jam yang sama setiap hari, lalu bandingkan dengan batas minimum yang Anda tentukan sendiri. Pemilik atau kepala shift bisa menyelesaikannya dalam beberapa menit.

Pilih barang yang wajib dihitung

Anda tidak perlu menghitung seluruh isi gudang setiap hari. Cukup hitung barang yang kalau habis membuat menu andalan Anda tidak bisa dijual.

Cara menyusun daftarnya:

1. Ambil lima menu terlaris dari laporan penjualan. Kalau belum terbiasa membacanya, mulai dari panduan membaca laporan penjualan harian.
2. Untuk tiap menu, tulis bahan yang tidak bisa diganti. Kopi Susu Aren butuh biji kopi, susu UHT, gula aren, es batu, serta cup dan tutupnya. Nasi Goreng butuh beras, telur, minyak goreng, dan bumbu dasar.
3. Gabungkan bahan yang muncul di beberapa menu supaya tidak tercatat dua kali. Hasilnya adalah daftar hitung harian Anda.

Usahakan daftarnya pendek, misalnya lima sampai sepuluh barang, karena daftar yang panjang gampang terlewat saat shift sibuk. Kalau hasilnya lebih dari itu, dahulukan bahan yang paling cepat habis atau paling sulit dibeli mendadak. Barang lain, seperti sabun cuci piring atau tisu, cukup dihitung seminggu sekali.

Kemasan juga termasuk. Kalau banyak pesanan Anda dibawa pulang, cup, tutup, dan kantong sama pentingnya dengan bahan makanan.

Hitung di jam yang sama setiap hari

Pilih satu waktu, saat buka atau saat tutup, lalu pertahankan. Angka dari jam yang berbeda-beda tidak bisa dibandingkan.

Hitungan saat tutup menunjukkan sisa stok setelah seharian berjualan. Malam itu masih ada waktu untuk memesan atau memindahkan barang, jadi cara ini cocok kalau suplier Anda mengantar pagi.

Hitungan saat buka mencatat barang yang benar-benar ada sebelum pesanan pertama, termasuk kiriman yang datang pagi itu. Kekurangannya, waktu untuk bertindak sebelum jam ramai lebih sempit.

Supaya hasil hitungan bisa dipercaya:

• Pakai satuan yang sama dengan saat membeli: liter, kg, atau pcs.
• Kemasan yang sudah dibuka cukup diperkirakan, misalnya setengah karton. Yang penting caranya sama setiap hari.
• Tulis angka, bukan "masih banyak" atau "aman".
• Serahkan hitungan ke satu orang yang jelas, misalnya kepala shift yang bertugas di jam hitung.

Dari hitungan harian, Anda juga mendapat angka pemakaian: sisa kemarin, ditambah barang yang masuk, dikurangi sisa hari ini. Misalnya susu UHT tersisa 15 liter saat tutup hari Senin, lalu hari Selasa masuk kiriman 12 liter, jadi ada 27 liter. Saat tutup hari Selasa tersisa 21 liter, berarti pemakaian hari Selasa 6 liter.

Tentukan stok minimum dari pemakaian Anda

Stok minimum adalah batas bawah untuk bertindak. Kalau hitungan hari ini di bawah angka itu, pesan atau pindahkan barang hari itu juga.

Angka ini tidak bisa disalin dari usaha lain, karena pemakaian dan jadwal kiriman tiap usaha berbeda. Yang dicari adalah stok yang cukup sampai kiriman berikutnya datang, bahkan kalau hari itu ramai.

Cara sederhana menentukannya, kalau Anda menghitung saat tutup:

1. Catat pemakaian harian selama seminggu dengan cara di atas.
2. Ambil angka pemakaian tertinggi dalam minggu itu.
3. Kalikan dengan lama kiriman, yaitu jumlah hari dari Anda memesan sampai barang datang. Pesan malam ini lalu barang datang besok pagi sebelum buka berarti 1 hari.

Kalau Anda menghitung saat buka, tambahkan satu hari, karena stok yang baru dihitung masih harus melayani penjualan hari itu. Kalau kiriman biasanya datang setelah usaha Anda buka, tambahkan satu hari lagi.

Contoh hitungan:

Kalau hitungan hari ini susu UHT 6 liter dan gula aren 1,2 kg, keduanya di bawah minimum. Pesan atau pindahkan keduanya hari ini supaya stoknya cukup sampai kiriman berikutnya datang.

Tulis stok minimum di samping nama barang pada daftar hitung, supaya siapa pun yang menghitung langsung tahu barang mana yang perlu ditindaklanjuti. Tinjau angkanya sebulan sekali, dan lebih cepat kalau menu berubah atau Anda merencanakan promo.

Catat barang masuk, pakai yang lama dulu

Kiriman yang tidak dicatat membuat angka pemakaian salah. Stok terlihat bertambah tanpa sebab, dan pemakaian hari itu tampak lebih sedikit dari yang sebenarnya.

Saat barang datang:

1. Cocokkan jumlahnya dengan pesanan dan nota dari suplier.
2. Periksa tanggal kedaluwarsa dan kondisi kemasan. Kembalikan atau catat barang yang rusak.
3. Tulis jumlah yang diterima, tanggalnya, dan siapa yang menerima. Simpan notanya.
4. Tempel tanggal terima pada kemasan atau wadah.

Setelah itu, terapkan FIFO (first in, first out): barang yang pertama masuk, pertama dipakai. Taruh kiriman baru di belakang atau di bawah stok lama, supaya karyawan mengambil yang lama lebih dulu. Stok lama yang tertimbun di belakang mudah terlewat sampai kedaluwarsa.

Untuk susu UHT, cek tanggal kedaluwarsa pada tiap karton. Kalau kiriman baru ternyata kedaluwarsa lebih dulu, pakai yang itu dulu. Setelah karton dibuka, ikuti petunjuk penyimpanan di kemasannya. Simpan gula aren di wadah yang tertutup dan kering.

Cek cabang lain sebelum belanja mendadak

Kalau cabang Anda lebih dari satu, stok yang tipis di satu tempat bisa jadi berlebih di tempat lain. Sebelum menyuruh karyawan belanja mendadak, cek dulu cabang lain.

Belanja mendadak di toko terdekat biasanya berarti membayar harga eceran, dan merek yang tersedia belum tentu sama dengan yang biasa Anda pakai. Rasa menu bisa berubah, dan kalau harganya lebih mahal, HPP per porsi ikut naik.

Aturannya: pindahkan hanya kelebihan di atas stok minimum cabang pengirim, supaya kekurangannya tidak sekadar pindah tempat.

Catat perpindahan itu di kedua cabang: keluar di cabang pengirim, masuk di cabang penerima. Tanpa catatan itu, angka pemakaian kedua cabang jadi salah. Cabang pengirim terlihat boros, sedangkan cabang penerima terlihat hemat.

Bagian yang bisa dibantu Kazeer

Semua langkah di atas bisa dijalankan dengan buku catatan. Kalau Anda memakai Kazeer, sebagian pekerjaannya ada di aplikasi yang sama dengan kasir:

• Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha Anda. Di sana Anda mengecek stok dan melihat sisa stok.
• Stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Jadi kalau hitungan fisik Anda lebih kecil daripada sisa stok di Kazeer, selisihnya menunjukkan bahan yang terbuang atau terpakai tanpa tercatat.
• Catatan penjualan memuat barang yang terjual, dan laporan penjualan hari ini diperbarui sendiri tanpa rekap manual. Dari situ Anda memilih menu terlaris untuk daftar hitung.
• Kalau cabang Anda lebih dari satu, semuanya ada dalam satu akun. Katalog dan stok diatur per outlet, dan Anda bisa memindahkan barang ke cabang yang membutuhkan. Lihat contoh laporan dan stok per cabang.

Kazeer AI bisa ditanya dengan bahasa sehari-hari lewat web atau WhatsApp. Tanyakan "Barang apa yang perlu dicek?", dan jawabannya bisa seperti ini (data contoh): "Susu UHT tinggal 6 liter dan Gula aren 1,2 kg." Cocokkan jawaban itu dengan stok minimum di daftar Anda, lalu putuskan barang mana yang dipesan dan mana yang dipindahkan. Lihat contoh pertanyaan untuk Kazeer AI.

Inventori dan chatbot Kazeer AI tercantum di ketiga paket Kazeer. Perbandingan lengkapnya ada di artikel memilih paket.

Satu fitur lagi sedang dikembangkan: pesan bahan baku otomatis ke suplier lewat WhatsApp ketika stok bahan baku menipis. Fitur ini segera hadir.

Rutinitas harian dalam satu daftar

Simpan daftar ini di dekat tempat Anda menghitung, atau kirim ke grup WhatsApp karyawan:

1. Hitung barang di daftar harian pada jam yang sama, dengan satuan yang sama.
2. Tulis setiap angka di samping stok minimumnya.
3. Tandai barang yang berada di bawah minimum.
4. Kalau cabang Anda lebih dari satu, cek dulu apakah cabang lain punya kelebihan. Kalau ada, pindahkan dan catat di kedua cabang.
5. Barang yang masih kurang, pesan ke suplier hari itu juga.
6. Saat kiriman datang, cocokkan dengan nota, catat jumlahnya, tempel tanggal terima, lalu taruh di belakang stok lama.
7. Sebulan sekali, hitung ulang stok minimum dari pemakaian terbaru.

Kesalahan seperti ini biasanya muncul dari alurnya. Pesanan berpindah tangan beberapa kali lewat kertas dan teriakan, dan setiap perpindahan membuka peluang salah. Alur yang lebih rapi dimulai dari satu aturan: setiap pesanan hanya punya satu catatan, dan semua orang membacanya dari tempat yang sama.

Kenapa kertas dan teriakan sering meleset

Dengan kertas dan teriakan, satu pesanan punya beberapa versi: yang ditulis kasir, yang diingat pelayan, dan yang didengar dapur. Versi-versi itu bisa berbeda, dan saat ramai tidak ada yang sempat mengecek mana yang benar.

Masalah yang biasa muncul:

• Kertas pesanan terselip, basah, atau tertiup kipas. Pesanan baru ketahuan hilang saat tamu bertanya kenapa makanannya belum datang.
• Nomor meja ditulis terburu-buru atau tidak ditulis sama sekali. Makanan sampai ke meja yang salah, sementara meja yang benar menunggu lebih lama.
• Pesanan diteriakkan, lalu kertasnya juga sampai. Dapur tidak tahu keduanya pesanan yang sama, jadi masakannya dibuat dua kali dan bahannya terbuang.
• Yang dimasak dapur tidak sama dengan yang ditagih kasir, karena keduanya bekerja dari catatan yang berbeda.

Akibatnya tamu menunggu lebih lama, bahan terbuang, dan rekap di akhir hari bisa tidak cocok dengan uang di laci.

Satu pesanan, satu catatan

Di Kazeer, pesanan dicatat sekali di kasir, lalu kasir dan dapur membaca catatan yang sama. Alurnya seperti ini:

1. Kasir memilih menu di tablet, dan jumlah yang harus dibayar langsung terhitung.
2. Kasir menandai pesanan sebagai Dine-In beserta nomor mejanya, atau sebagai Take away.
3. Pesanan diteruskan ke dapur dari catatan yang sama. Kitchen staff membaca pesanan itu di Kazeer, jadi dapur tidak perlu salinan kertas.
4. Status pesanan bergeser dari Menunggu ke Dimasak lalu Selesai. Karena kasir dan dapur membaca pesanan yang sama, keduanya melihat status yang sama.

Ilustrasi layar kasir dan dapur bisa Anda lihat di bagian fitur Kazeer.

Arti status pesanan

Kazeer menampilkan status pesanan seperti Belum Bayar, Menunggu, Dimasak, dan Selesai. Pertanyaan bolak-balik seperti "pesanan Meja 7 sudah sampai mana?" bisa dijawab dengan melihat status pesanannya.

Status hanya berguna kalau sesuai dengan keadaan sebenarnya. Pesanan yang sudah keluar dari dapur tetapi masih tertulis Dimasak membuat kasir memberi jawaban yang salah ke tamu. Karena itu, tim Anda perlu sepakat siapa yang mengubah setiap status dan kapan.

Siapa memegang apa

Di Kazeer, setiap karyawan punya login dan peran sendiri. Akses owner, kasir, kitchen staff, dan table order sudah termasuk di ketiga paket: Paket Gratis, Paket Standar Bulanan, dan Paket Standar Tahunan.

Untuk alur pesanan, pembagian kerjanya bisa sesederhana ini:

• Kasir mencatat pesanan, menandai Dine-In dengan nomor meja atau Take away, dan mencatat pembayaran.
• Kitchen staff membaca pesanan yang masuk dan mengerjakannya sesuai urutan.
• Anda sebagai owner mengatur akses karyawan sesuai tugas dan outlet tempat mereka bekerja.

Berikan setiap peran hanya kepada orang yang memang memegang tugas itu. Dengan begitu, kasir tidak perlu ikut mengurus antrean dapur, dan dapur tidak perlu mengurus pembayaran.

Cara mengatur akses per tugas dan per outlet ada di panduan akses karyawan.

Bayar dan cetak struk di pesanan yang sama

Pembayaran dicatat di pesanan yang sama, jadi tidak ada catatan kedua yang harus dicocokkan belakangan. Kasir bisa mencatat tiga cara bayar:

• Tunai.
• QRIS dinamis, yaitu kode QR yang dibuat untuk setiap transaksi dan sudah memuat jumlah tagihan, sehingga pelanggan tidak perlu mengetik nominalnya sendiri.
• Kartu.

Karena jumlah yang harus dibayar sudah terhitung saat kasir memilih menu, tidak ada yang perlu menjumlahkan ulang dengan kalkulator.

Kazeer bisa dipakai di komputer, tablet, dan ponsel. Untuk struk, sambungkan printer struk lalu cetak dari aplikasi kasir. Kalau Anda sudah punya perangkat dan printer, tim Kazeer dapat membantu mencocokkan kebutuhannya.

Laporan penjualan hari ini juga bertambah sendiri, jadi tidak ada rekap manual dari tumpukan kertas di akhir shift. Kazeer juga menampilkan total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir, yang menjadi angka pembanding saat tutup kasir.

Tips agar alur tetap rapi saat jam ramai

Alur yang rapi tetap butuh kebiasaan tim yang sama. Aturan berikut bisa Anda tempel di dekat jendela dapur dan meja kasir:

1. Pesanan yang tidak tercatat di kasir tidak dimasak. Ini termasuk tambahan dari tamu, misalnya "Mas, es tehnya tambah satu". Catat di kasir dulu, baru dapur bekerja.
2. Kalau tamu membatalkan pesanan, batalkan juga di Kazeer, jangan hanya diteriakkan ke dapur. Pembatalannya tetap terlihat di catatan, jadi bisa dicek lagi saat tutup.
3. Sepakati siapa yang mengubah setiap status. Pembagian yang sederhana: kasir mengurus pembayaran, dan dapur memindahkan pesanan dari Menunggu ke Dimasak lalu Selesai. Kalau setiap status punya satu penanggung jawab, tidak ada dua orang yang mengubah hal yang sama.
4. Ubah status saat itu juga. Status yang telat diubah bisa sama menyesatkannya dengan kertas yang hilang. Begitu mulai dimasak, ubah ke Dimasak. Begitu pesanan keluar dari dapur, ubah ke Selesai.
5. Kerjakan sesuai urutan masuk. Dapur mengambil pesanan Menunggu yang paling lama lebih dulu, kecuali tim Anda sudah sepakat lain, misalnya minuman didahulukan.
6. Pesanan Dine-In wajib punya nomor meja. Minta kasir mengonfirmasi nomor meja ke tamu sebelum menyimpan pesanan. Salah meja paling mudah dicegah di titik ini.
7. Pesanan baru dibaca dari Kazeer, tidak diteriakkan. Suara cukup dipakai untuk memanggil pelayan saat pesanan siap diantar.
8. Periksa pesanan Belum Bayar sebelum tutup. Sebelum shift berakhir, kasir mengecek pesanan yang masih berstatus Belum Bayar supaya tidak ada tagihan yang terlewat.

Cara yang lebih rapi: setiap karyawan punya akses sendiri, sesuai tugasnya dan outlet tempat dia bekerja.

Prinsipnya: akses secukupnya

Setiap orang mendapat akses yang dibutuhkan tugas dan outletnya, tidak lebih.

Kasir perlu mencatat pesanan dan menerima pembayaran. Karyawan dapur perlu melihat pesanan yang harus dimasak. Keduanya tidak perlu membuka laporan laba kotor semua outlet atau mengatur katalog menu.

Makin sedikit orang yang bisa mengubah menu dan stok, makin kecil peluang ada yang berubah tanpa sengaja. Angka penjualan dan laba Anda juga tidak perlu dilihat semua orang. Saat ada karyawan yang berhenti, Anda cukup mencabut akses satu orang itu, sementara karyawan lain tetap bekerja seperti biasa.

Memberi akses per orang lebih mudah dimulai saat karyawan Anda masih sedikit, sebelum outlet berikutnya buka.

Peran di Kazeer

Di Kazeer, akses karyawan diatur per tugas dan per outlet. Setiap karyawan punya login sendiri dengan perannya. Akses owner, kasir, dan kitchen staff tersedia di semua paket, termasuk Paket Gratis.

Kasir dan dapur membaca pesanan yang sama, jadi pesanan tidak perlu disalin ulang ke kertas untuk dapur. Alur lengkapnya ada di artikel tentang pesanan dari kasir ke dapur.

Table order bukan peran karyawan. Lewat table order, tamu memindai kode QR di meja lalu memesan sendiri.

Pilih peran berdasarkan pekerjaan orang itu sehari-hari, bukan berdasarkan lama dia bekerja atau seberapa Anda percaya padanya. Kasir yang sudah tiga tahun bekerja dengan Anda tetap cukup memakai peran kasir kalau tugasnya memang di meja kasir.

Atur siapa bekerja di outlet mana

Kalau Anda punya lebih dari satu outlet, peran saja belum cukup. Anda juga menentukan outlet tempat tiap orang bekerja. Setiap tim lalu bekerja sesuai outlet dan akses yang Anda berikan.

Misalnya Anda punya tiga outlet. Pembagiannya bisa seperti ini:

Rina mencatat pesanan di Kaliurang, Dimas membaca pesanan yang masuk ke dapur Seturan, dan Sari menerima pembayaran di Malioboro. Anda memantau ketiga outlet itu dari satu akun, dan satu laporan mencakup semuanya. Harga paket Kazeer berlaku per outlet, dan makin banyak cabang, makin besar diskonnya. Harga untuk tiga outlet bisa Anda tanyakan ke tim Kazeer.

Sebulan sekali, cocokkan pengaturan akses di Kazeer dengan jadwal kerja yang sedang berjalan: siapa yang masih bekerja, di outlet mana, dan sebagai apa. Pengaturan akses mudah tertinggal setiap kali ada karyawan yang pindah atau berhenti.

Contoh tampilan akses per outlet bisa Anda lihat di bagian Multi-outlet.

Karyawan baru, pindah, dan berhenti

Ada tiga momen yang mengubah akses: saat karyawan mulai bekerja, saat dia pindah outlet, dan saat dia berhenti.

Hari pertama

1. Tentukan perannya dan outlet tempat dia bekerja.
2. Berikan aksesnya di Kazeer sebelum shift pertama, bukan saat pelanggan sudah antre.
3. Minta dia mendaftarkan wajahnya, lalu mencoba absen masuk dari ponselnya sendiri di outlet, saat Anda atau rekan kerjanya ada di dekatnya untuk membantu.
4. Beri dia waktu berlatih sebelum bekerja sendirian di jam ramai.

Pindah outlet

Akses diatur per outlet. Kalau Anda memindahkan karyawan ke outlet lain, perbarui outletnya di Kazeer sebelum shift pertamanya di sana. Kalau perannya wajib berlokasi, lokasi absennya dicocokkan dengan outlet itu, jadi tanpa pembaruan ini, absen masuknya di outlet baru akan gagal.

Hari terakhir

Cabut aksesnya di hari terakhir dia bekerja, bukan minggu depan saat Anda sempat. Akses yang belum dicabut tetap bisa dipakai, juga oleh orang yang sudah tidak bekerja untuk Anda.

Sekalian bereskan yang di luar aplikasi: kunci outlet dan laci kas, grup WhatsApp kerja, dan kata sandi yang pernah dia pegang, misalnya Wi-Fi outlet.

Kalau karyawan berhenti mendadak tanpa pamit, cabut aksesnya begitu Anda tahu.

Absensi dengan swafoto

Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya sendiri dengan swafoto, yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan dengan beberapa foto, dengan persetujuannya. Kalau perannya diwajibkan berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, dan absen masuk gagal kalau tidak sesuai. Di aplikasi, catatan absensi, termasuk swafoto dan lokasinya, hanya ditampilkan ke owner.

Buku absen di meja kasir bisa diisi siapa saja, termasuk untuk titip absen teman yang belum datang. Swafoto memperlihatkan wajah orang yang absen. Kalau Anda punya beberapa outlet, karyawan di setiap outlet absen dengan cara yang sama, dari ponselnya masing-masing.

Supaya absensi berjalan rapi di semua outlet:

• Jelaskan di hari pertama bahwa absensi memakai swafoto dan lokasi, serta kapan harus absen. Misalnya, absen masuk begitu tiba di outlet sebelum mulai bekerja, dan absen pulang setelah shift selesai sebelum meninggalkan outlet.
• Tulis aturan Anda sendiri soal terlambat dan tukar shift, lalu sampaikan dengan kata-kata yang sama ke semua outlet.
• Sepakati apa yang harus dilakukan kalau ponsel karyawan bermasalah atau absen masuknya gagal, misalnya langsung mengabari Anda.

Latih karyawan sebelum jam ramai

Akses yang tepat belum banyak membantu kalau karyawan belum lancar memakai aplikasinya.

Training karyawan termasuk di Paket Standar Bulanan dan Paket Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis. Kalau Anda akan membuka outlet baru atau menerima beberapa karyawan baru sekaligus, tanyakan soal training ini ke tim Kazeer.

Cara latihan yang sederhana: minta karyawan baru menemani karyawan lama selama satu shift sebelum memegang tugasnya sendiri. Dia melihat cara kerja di outlet itu, lalu mencoba sendiri dengan rekan yang siap membantu.

Sebelum kasir baru bekerja sendirian di jam ramai, pastikan dia bisa:

• Mencatat pesanan Dine-In per meja dan pesanan Take away.
• Menerima pembayaran tunai, QRIS, dan kartu, lalu memastikan pembayarannya tercatat di pesanan yang sama.
• Mencetak struk dari aplikasi kasir, kalau outlet Anda memakai printer struk.
• Membaca status pesanan di aplikasi, seperti Belum Bayar, Menunggu, Dimasak, dan Selesai.
• Absen masuk dan pulang dengan swafoto dari ponselnya.

Untuk kitchen staff, latih cara membaca pesanan yang masuk ke dapur beserta statusnya.

Kalau ada yang bingung di tengah shift, hubungi Customer Support Kazeer, yang termasuk di semua paket: WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB.

Caranya, cek angka yang sama setiap pagi, sebelum jam ramai, dengan urutan yang sama. Lama-lama Anda hafal angka normal di outlet Anda, jadi yang janggal cepat kelihatan.

Omzet dan jumlah transaksi

Omzet adalah total penjualan dalam sehari. Jumlah transaksi adalah berapa kali kasir menerima pembayaran, kurang lebih sama dengan jumlah pesanan yang dibayar.

Baca keduanya bersama. Omzet Rp4.250.000 saja belum menjelaskan banyak hal. Apakah itu dari banyak pelanggan yang belanja sedikit, atau dari sedikit pelanggan yang belanja banyak? Jumlah transaksi yang menjawabnya.

Yang perlu Anda lakukan:

• Kalau omzet turun tetapi transaksi tetap, pelanggan datang seperti biasa, hanya belanjanya lebih sedikit. Cek menu pendamping dan cara kasir menawarkannya.
• Kalau transaksi turun, pelanggan yang datang memang lebih sedikit. Cek dulu hal di luar menu: jam buka, cuaca, atau acara di sekitar outlet.
• Kalau angkanya terlihat janggal, misalnya jauh lebih rendah dari biasanya, pastikan dulu semua pesanan kemarin tercatat dan tidak ada yang masih belum dibayar. Cek juga pesanan yang dibatalkan, yang tetap terlihat di catatan.
• Kalau internet di outlet sempat putus, pastikan perangkat kasir sudah tersambung lagi. Data yang tersimpan di perangkat baru masuk ke cloud setelah ada internet.

Rata-rata per transaksi

Angka ini mudah dihitung sendiri: omzet dibagi jumlah transaksi. Dari contoh tadi, Rp4.250.000 ÷ 186 = Rp22.849 (dibulatkan).

Misalnya segelas Kopi Susu Aren dijual Rp22.000 (harga contoh). Artinya, rata-rata satu transaksi tidak jauh dari harga satu minuman.

Rata-rata per transaksi naik kalau pelanggan menambah sesuatu: roti, camilan, ukuran lebih besar, atau paket minuman dan makanan. Beberapa hal yang bisa dicoba:

• Minta kasir menawarkan satu menu pendamping yang cocok, misalnya roti untuk pembeli kopi.
• Buat paket dengan harga yang jelas, misalnya kopi dan roti. Harga paket diatur di fitur promo Kazeer.
• Letakkan menu pendamping di dekat kasir atau di halaman pertama daftar menu.

Coba satu perubahan dulu, lalu pantau rata-ratanya selama satu atau dua minggu, dibandingkan dengan hari yang sama di minggu sebelumnya. Dengan begitu Anda tahu perubahan mana yang berpengaruh.

Bandingkan dengan hari yang sama minggu lalu

Yang paling gampang adalah membandingkan kemarin dengan hari sebelumnya. Masalahnya, tiap hari dalam seminggu punya pola sendiri. Penjualan hari Senin dan hari Sabtu bisa jauh berbeda tanpa ada yang salah. Jadi, bandingkan Selasa dengan Selasa minggu lalu.

Angka Selasa minggu lalu di bawah ini juga contoh:

Omzet naik, itu kabar baik. Namun transaksi naik lebih cepat daripada omzet, sehingga rata-rata per transaksi turun. Artinya, lebih banyak pelanggan datang, tetapi belanja mereka rata-rata lebih kecil.

Kenapa bisa begitu? Mungkin ada promo minuman yang menarik pembeli baru, tetapi mereka tidak memesan makanan. Mungkin juga ada menu makanan yang habis lebih awal. Daftar menu yang terjual akan membantu menjawabnya.

Dua hal yang perlu diingat:

• Kalau Selasa minggu lalu bertepatan dengan hari libur, tanggal gajian, hujan seharian, atau acara besar di dekat outlet, bandingkan dengan dua minggu lalu.
• Satu hari yang berbeda bisa saja kebetulan. Kalau pola yang sama muncul dua atau tiga minggu berturut-turut, berarti ada yang berubah dan perlu ditangani.

Menu terlaris dan stok menipis

Di contoh kita, menu terlaris kemarin Kopi Susu Aren, dan minggu ini sudah terjual 128 gelas. Dari daftar menu yang terjual, ada tiga hal yang perlu dicek.

Pertama, pastikan bahannya cukup. Dua bahan yang menipis justru bahan utama Kopi Susu Aren: susu UHT tinggal 6 liter dan gula aren 1,2 kg. Hitung cukup untuk berapa gelas. Takaran per gelas di tabel ini hanya contoh, jadi pakai takaran resep Anda sendiri:

Kalau Kopi Susu Aren biasanya terjual lebih dari 40 gelas sehari, belanja bahannya hari ini, sebelum jam ramai. Ingat juga menu lain yang memakai susu yang sama. Cara menentukan stok minimum dari pemakaian harian ada di panduan stok bahan baku.

Kedua, lihat laba kotor tiap menu, bukan cuma jumlah yang terjual. Hitungannya: harga jual dikurangi biaya bahan per porsi, lalu dikali jumlah porsi yang terjual. Menu yang paling laku belum tentu menyumbang laba kotor paling besar, karena menu yang biaya bahannya tinggi bisa laku keras tetapi menyisakan sedikit per porsi.

Ketiga, lihat juga ujung bawah daftar. Menu yang hampir tidak terjual selama berminggu-minggu memakan tempat di daftar menu, dan bahannya bisa kedaluwarsa sebelum terpakai. Pertimbangkan untuk mengubah resepnya, memasukkannya ke paket, atau mencoretnya dari menu.

HPP, laba kotor, dan pajak

HPP (harga pokok penjualan) adalah biaya bahan untuk menu yang terjual, termasuk kemasan kalau ada. Laba kotor adalah penjualan dikurangi HPP.

Persentase HPP lebih berguna daripada angka rupiahnya, karena bisa dibandingkan antarhari walaupun omzetnya berbeda. Kalau persentasenya naik padahal harga di daftar menu tidak berubah, cek tiga hal ini:

• Penjualan bergeser ke menu yang persentase HPP-nya lebih tinggi. Bandingkan daftar menu terjual dengan hari yang sama minggu lalu.
• Ada promo atau diskon. Pelanggan membayar lebih sedikit, sementara biaya bahannya tetap.
• Harga bahan dari suplier naik. Cocokkan nota belanja terbaru dengan HPP per menu yang Anda pakai, lalu perbarui yang berubah.

Ada juga biaya bahan yang tidak kelihatan dari daftar menu terjual: bahan yang terbuang atau rusak, dan porsi yang lebih besar dari resep. Selisih ini bisa ditemukan dengan membandingkan pemakaian bahan menurut hitungan stok dengan pemakaian menurut resep. Kalau HPP per menu belum pernah Anda hitung, mulai dari panduan cara menghitung HPP menu, yang juga membahas susut dan tumpah.

Laba kotor juga bukan uang yang bisa langsung dibawa pulang. Angka ini belum dikurangi sewa, gaji karyawan, listrik, gas, dan biaya lain. Laba kotor Rp2.550.000 sehari tidak sama dengan laba bersih Rp2.550.000.

Lalu pajak. Kalau usaha Anda memungut pajak dari pelanggan, angka pajak di laporan adalah uang yang nanti disetor, bukan pendapatan Anda. Pisahkan dari kas harian, misalnya ke rekening tersendiri, supaya tidak terpakai untuk belanja bahan. Di Kazeer, PPN maupun pajak daerah bisa diatur. Jenis dan tarif pajak yang berlaku untuk usaha Anda sebaiknya dipastikan ke konsultan pajak atau kantor pajak setempat.

Laporan harian di Kazeer

Di Kazeer, laporan penjualan hari ini diperbarui sendiri, jadi Anda tidak perlu merekap manual. HPP dan pajak tercatat dari setiap penjualan, per outlet, dan laporannya memuat penjualan, HPP, laba kotor, laba bersih setelah biaya operasional yang Anda catat, dan pajak. HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu, dan stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Kalau cabang Anda lebih dari satu, semuanya ada di satu akun, dengan satu laporan untuk semua outlet. Contohnya ada di bagian laporan Kazeer.

Dengan Kazeer AI, omzet dan jumlah transaksi kemarin bisa Anda tanyakan di chat. Dari kedua angka itu, rata-rata per transaksi bisa langsung Anda hitung.

Anda juga bisa bertanya dengan bahasa sehari-hari lewat web atau WhatsApp, misalnya "Apa yang paling laku?" atau "Barang apa yang perlu dicek?". Jawabannya kira-kira seperti ini (data contoh): "Minggu ini yang paling laku Kopi Susu Aren, terjual 128 gelas."

Urutan cek setiap pagi

Simpan daftar ini, lalu jalankan dengan urutan yang sama setiap pagi:

1. Omzet dan jumlah transaksi kemarin. Ada yang janggal? Pastikan semua pesanan tercatat.
2. Rata-rata per transaksi: omzet dibagi jumlah transaksi.
3. Ketiga angka tadi, dibandingkan dengan hari yang sama minggu lalu.
4. Menu terlaris, dan menu yang paling jarang laku.
5. Stok menipis: hitung cukup untuk berapa porsi, lalu putuskan perlu belanja hari ini atau tidak.
6. Persentase HPP dan laba kotor.
7. Pajak: sisihkan dari kas harian.

Setelah itu, pilih satu atau dua tindakan untuk hari ini. Tidak perlu mengubah semuanya sekaligus, karena perubahan kecil lebih mudah dinilai hasilnya. Catat tindakannya, lalu cek hasilnya minggu depan di hari yang sama.

Untuk pertanyaan seperti itu, Anda bisa bertanya ke Kazeer AI dengan bahasa sehari-hari, lewat web atau WhatsApp. Di bawah ada empat pertanyaan untuk memulai, cara memakai jawabannya, dan paket Kazeer yang memuat chatbot Kazeer AI.

Apa itu Kazeer AI

Kazeer AI adalah asisten yang membantu Anda memahami catatan usaha. Anda bertanya dengan bahasa sehari-hari, seperti bertanya ke rekan kerja, lewat web atau WhatsApp. Pakai yang paling praktis saat itu: web kalau Anda sedang di depan komputer, WhatsApp kalau Anda sedang di dapur atau di jalan.

Anda juga bisa menanyakan penjualan kemarin dan meminta saran usaha. Keduanya tidak dikirim otomatis, jadi tanyakan di chat saat Anda membutuhkannya. Keduanya dibahas di bawah. Contoh percakapannya bisa Anda lihat di bagian Kazeer AI.

Keputusannya tetap di tangan Anda, karena Anda yang paling tahu apa yang terjadi di outlet hari ini.

Empat pertanyaan untuk memulai

Keempatnya mencakup hal yang biasa dicek setiap hari: menu yang laku, penjualan, stok, dan pekerjaan hari ini.

"Apa yang paling laku?"

Contoh jawaban: "Minggu ini yang paling laku Kopi Susu Aren, terjual 128 gelas."

Ada dua hal yang bisa Anda lakukan dengan jawaban ini. Pertama, pastikan bahan untuk menu itu cukup untuk beberapa hari ke depan. Menu terlaris yang habis di jam ramai berarti penjualan yang hilang.

Kedua, ingat bahwa paling laku belum tentu paling untung. Menu yang HPP-nya tinggi dibanding harga jualnya bisa terjual banyak, tetapi untung per porsinya tipis. Sebelum memberi promo untuk menu itu, bandingkan dulu harga jual dengan HPP per porsinya. Cara menghitungnya ada di panduan menghitung HPP menu.

"Berapa penjualan hari ini?"

Contoh jawaban: "Sampai jam 10.30 penjualan hari ini Rp1.104.000 dari 48 transaksi."

Perhatikan jamnya. Angka yang Anda tanyakan pagi hari belum angka sehari penuh, jadi jangan bandingkan dengan omzet kemarin. Bandingkan dengan jam yang sama di hari lain, misalnya hari yang sama minggu lalu.

Dari dua angka itu, Anda juga bisa menghitung rata-rata per transaksi: Rp1.104.000 ÷ 48 = Rp23.000. Kalau angka ini jauh di bawah rata-rata pagi hari biasanya, bisa jadi pagi ini lebih banyak pelanggan yang membeli minuman saja, tanpa makanan.

"Barang apa yang perlu dicek?"

Contoh jawaban: "Stok Susu UHT tinggal 6 liter dan Gula aren 1,2 kg. Sebaiknya dicek sebelum jam ramai mulai 11.00."

Stok bahan di Kazeer berkurang otomatis setiap ada penjualan, tetapi bahan yang tumpah, rusak, atau terbuang belum tentu dicatat karyawan. Jadi cek langsung ke rak atau kulkas, lalu hitung sisa bahan itu cukup untuk berapa porsi.

Misalnya satu gelas Kopi Susu Aren memakai 150 ml susu. Sisa 6 liter (6.000 ml) cukup untuk 40 gelas (6.000 ÷ 150). Hitung juga menu lain yang memakai susu yang sama. Kalau pemakaian susu dalam sehari biasanya lebih dari 6 liter, belanja hari ini. Cara menentukan batas stok minimum ada di panduan stok bahan baku.

"Apa prioritas saya hari ini?"

Dalam contoh Kazeer, pertanyaan ini dijawab dengan daftar bernomor yang singkat, seperti ini:

1. Tambah stok Susu UHT dan Gula aren sebelum jam 11.00.
2. Dorong promo Croissant Butter, karena penjualannya kemarin turun.
3. Siapkan karyawan tambahan. Jam ramai Anda 11.00 sampai 13.00.

Anggap daftar ini sebagai titik awal. Ada hal yang belum tentu masuk catatan usaha, misalnya pesanan katering yang baru dikabari lewat telepon, atau hujan deras sejak pagi. Sesuaikan urutannya dengan kondisi itu, lalu kerjakan satu per satu.

Penjualan kemarin dan saran usaha

Keduanya paling berguna ditanyakan pagi hari, saat masih ada waktu untuk belanja bahan atau mengatur karyawan.

Penjualan kemarin

Tanyakan misalnya "Gimana penjualan kemarin?". Contoh jawabannya:

• Omzet: Rp4.250.000
• Transaksi: 186
• Menu terlaris: Kopi Susu Aren

Dari omzet dan transaksi, Anda bisa menghitung rata-rata per transaksi: Rp4.250.000 ÷ 186 = Rp22.849 (dibulatkan). Cara membaca angka-angka ini lebih lengkap, termasuk membandingkannya dengan hari yang sama minggu lalu, ada di panduan membaca laporan penjualan harian.

Saran usaha

Contoh saran: "Waktu ramai di jam 11.00 sampai 13.00. Siapkan stok dan promo menu andalan Anda."

Artinya, sebelum jam 11.00 dan sebelum antrean mulai panjang, siapkan bahan untuk menu andalan, karyawan yang bertugas di kasir dan dapur, dan promo yang akan ditawarkan kasir.

Saran paling berguna kalau Anda coba lalu nilai hasilnya. Misalnya Anda mencoba promo jam 15.00 sampai 17.00. Tentukan dulu berapa hari promo itu berjalan, lalu bandingkan penjualan minuman di jam itu dengan jam yang sama minggu sebelumnya. Kalau promonya berupa potongan harga, atur harganya di fitur promo Kazeer, dan pastikan untung per gelasnya masih cukup. Dari situ Anda tahu promonya layak diteruskan atau tidak.

Tips supaya jawabannya mudah dipakai

Sebut periodenya

Menu yang paling laku hari ini bisa berbeda dengan yang paling laku minggu ini. Jadi sebut periodenya, misalnya "Apa yang paling laku minggu ini?". Saat membaca jawaban, cek juga periode yang disebut di dalamnya. Contoh jawaban di atas menyebut "minggu ini" dan "sampai jam 10.30".

Satu pertanyaan, satu hal

Pertanyaan seperti "Berapa penjualan hari ini dan barang apa yang perlu dicek?" lebih baik dipecah menjadi dua. Jawaban yang membahas satu hal lebih mudah dibaca di layar ponsel.

Lihat laporan sebelum keputusan besar

Sebelum belanja bahan dalam jumlah besar, mengubah harga menu, mencoret menu, atau menambah jadwal karyawan, buka juga laporannya. Satu angka dari chat lebih mudah dinilai kalau Anda melihatnya bersama angka lain. Penjualan yang naik, misalnya, baru berarti untung lebih besar kalau laba kotornya ikut naik.

Laporan Kazeer memuat penjualan, HPP, laba kotor, laba bersih setelah biaya operasional yang Anda catat, dan pajak. Kalau outlet Anda lebih dari satu, ada satu laporan untuk semua outlet.

Paket yang memuat chatbot Kazeer AI

Chatbot Kazeer AI tercantum di ketiga paket Kazeer. Ini ringkasannya dari daftar paket di situs Kazeer:

Paket Gratis tanpa biaya langganan, tetapi ada platform fee Rp500 per transaksi yang dibebankan ke pelanggan, dan deposit awal Rp50.000. Platform fee dipotong dari saldo deposit itu, supaya saldonya tidak minus. Kedua paket Standar tanpa platform fee dan memuat Training karyawan. Standar Tahunan juga mencantumkan stand tablet gratis. Ketiga paket sama-sama memuat akses semua fitur owner, kasir, kitchen staff, dan table order, pembayaran online dengan QRIS dinamis, dan Customer Support (WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB).

Perbandingan lengkap ketiga paket ada di artikel memilih paket, dan rinciannya di bagian harga.

Rutinitas singkat setiap pagi

Coba urutan ini selama satu minggu, sebelum outlet buka:

1. Tanyakan penjualan kemarin: omzet, transaksi, dan menu terlaris.
2. Hitung rata-rata per transaksi, lalu bandingkan dengan hari yang sama minggu lalu.
3. Tanyakan "Barang apa yang perlu dicek?", lalu cek sendiri ke rak dan kulkas.
4. Tanyakan "Apa prioritas saya hari ini?", lalu sesuaikan dengan kondisi yang hanya Anda ketahui.
5. Minta saran usaha, lalu siapkan bahan dan karyawan sebelum jam ramai.

Setelah jam ramai, tanyakan "Berapa penjualan hari ini?". Catat angkanya beserta jamnya, supaya minggu depan bisa Anda bandingkan di jam yang sama.

Di akhir minggu, ingat lagi pertanyaan mana yang paling sering membuat Anda langsung bertindak. Taruh pertanyaan itu di urutan pertama rutinitas Anda.

Artikel ini membantu Anda memilih lewat beberapa pertanyaan dan hitungan sederhana. Semua angka transaksi dan belanja pelanggan di bawah hanya contoh. Ganti dengan angka dari catatan penjualan Anda sendiri.

Tiga paket dalam satu tabel

Harga paket berlaku per outlet. Makin banyak cabang, makin besar diskonnya, jadi untuk beberapa outlet, tanyakan harganya ke tim Kazeer.

Paket Gratis juga punya deposit awal Rp50.000. Platform fee dipotong dari saldo deposit ini, supaya saldonya tidak minus.

Yang sama di ketiga paket:

• Akses semua fitur untuk owner, kasir, kitchen staff, dan table order.
• Pembayaran online dengan QRIS dinamis.
• Customer Support: WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB.

Jadi akses itu tersedia di paket mana pun, dan pilihan paket lebih banyak soal biaya. Rincian tiap paket juga bisa Anda lihat di bagian harga.

Siapa yang membayar platform fee

Di Paket Gratis, Anda tidak membayar biaya langganan. Yang ada adalah platform fee Rp500 untuk setiap transaksi, dan biaya ini dibebankan ke pelanggan. Di kedua Paket Standar, tidak ada platform fee. Anda yang membayar langganannya, per bulan atau per tahun.

Jadi pertanyaan pertama: Anda lebih suka pelanggan membayar Rp500 di setiap transaksi, atau Anda sendiri yang membayar langganan dalam jumlah tetap?

Rp500 terasa berbeda tergantung besar belanja pelanggan. Untuk pembeli yang hanya membeli es teh Rp5.000, Rp500 sama dengan sepersepuluh harga minumannya. Untuk keluarga dengan tagihan Rp150.000, Rp500 kurang dari 1%.

Cara paling mudah menilainya adalah melihat rata-rata nilai satu transaksi di outlet Anda: omzet sehari dibagi jumlah transaksi hari itu.

Cara membaca angka rata-rata ini ada di panduan laporan penjualan harian. Lalu pikirkan pelanggan tetap Anda: apakah mereka keberatan membayar Rp500 lebih setiap kali belanja? Anda yang paling tahu.

Hitung jumlah transaksi Anda

Pertanyaan kedua: berapa transaksi di outlet Anda dalam sebulan? Dari angka ini, Anda bisa melihat total platform fee yang dibayar pelanggan dalam sebulan, lalu membandingkannya dengan biaya Standar Bulanan.

Hitungan dasarnya: Rp250.000 ÷ Rp500 = 500. Biaya Standar Bulanan selama sebulan sama dengan platform fee dari 500 transaksi. Karena harga paket berlaku per outlet, kalau outlet Anda lebih dari satu, lakukan hitungan ini untuk setiap outlet dengan harga per outlet yang Anda dapat dari tim Kazeer.

Contoh di tabel ini menganggap outlet buka 25 hari sebulan.

Cara membaca baris pertama: 10 transaksi × 25 hari = 250 transaksi. Di Paket Gratis, pelanggan Anda membayar 250 × Rp500 = Rp125.000 platform fee dalam sebulan. Di Standar Bulanan, Anda membayar Rp250.000, atau Rp250.000 ÷ 250 = Rp1.000 per transaksi.

Di bawah 500 transaksi sebulan, Standar Bulanan berarti Anda membayar lebih dari Rp500 untuk setiap transaksi. Di atas 500, biaya per transaksinya lebih kecil daripada platform fee yang dibayar pelanggan di Paket Gratis, dan makin kecil kalau transaksi bertambah.

Angka 500 bukan batas yang mengharuskan Anda pindah paket. Di Paket Gratis, platform fee tetap dibayar pelanggan, bukan Anda. Hitungan ini menunjukkan berapa yang Anda bayar kalau ingin pelanggan tidak menanggung Rp500 itu.

Bulanan atau Tahunan: cek arus kas

Kalau Anda memilih paket tanpa platform fee, pertanyaan berikutnya: bayar setiap bulan, atau setahun sekali?

Untuk 12 bulan, Standar Tahunan Rp1.000.000 lebih murah. Cara lain melihatnya: Rp2.000.000 ÷ Rp250.000 = 8, jadi harga setahun sama dengan 8 bulan Standar Bulanan. Kalau kasir Anda memakai tablet, stand tablet gratisnya juga berguna.

Sebelum memilih Tahunan, jawab dua pertanyaan ini:

1. Apakah Rp2.000.000 bisa Anda sisihkan sekaligus tanpa mengganggu uang untuk belanja bahan, gaji, dan sewa bulan itu? Dibanding Standar Bulanan, Standar Tahunan butuh Rp1.750.000 lebih banyak di bulan pertama (Rp2.000.000 dikurangi Rp250.000).
2. Apakah Anda berencana memakai Kazeer setahun penuh? Hemat Rp1.000.000 tadi dihitung dari 12 bulan pemakaian.

Kalau Anda berhenti sebelum setahun, uang untuk sisa periode tidak dikembalikan, tetapi akses tetap jalan sampai akhir periode, dan stand tablet tetap milik Anda. Aturan pindah paket ada di bagian akhir artikel ini.

Perlu chatbot Kazeer AI?

Chatbot Kazeer AI adalah asisten yang membantu Anda memahami catatan usaha. Anda bertanya dengan bahasa sehari-hari lewat web atau WhatsApp, misalnya "Apa yang paling laku?", "Berapa penjualan hari ini?", atau "Barang apa yang perlu dicek?". Contoh pertanyaan lainnya ada di artikel tentang bertanya ke Kazeer AI.

Di daftar fitur, chatbot Kazeer AI tercantum di ketiga paket: Paket Gratis, Standar Bulanan, dan Standar Tahunan. Jadi kalau chatbot penting untuk Anda, paket mana pun bisa dipilih. Pilihan paketnya tetap lebih banyak soal biaya: siapa yang membayar platform fee, dan apakah Anda membayar per bulan atau per tahun.

Inventori juga tercantum di ketiga paket, jadi kedua fitur ini bukan pembedanya.

Ringkasan: cocokkan dengan kondisi Anda

Kalau Anda masih ragu antara Paket Gratis dan Paket Standar, kembali ke hitungan transaksi dan ke pelanggan tetap Anda. Kalau ragu antara Bulanan dan Tahunan, kembali ke arus kas.

Pindah paket dan berhenti

Paket bisa diganti nanti. Aturannya:

• Naik paket, misalnya dari Paket Gratis ke Paket Standar atau dari Standar Bulanan ke Standar Tahunan, berlaku saat itu juga. Sisa nilai periode yang sedang berjalan dipotongkan dari harga paket baru.
• Turun paket, misalnya dari Standar Tahunan ke Standar Bulanan atau ke Paket Gratis, berlaku di akhir periode.
• Sisa deposit Paket Gratis tetap milik Anda saat pindah paket.
• Berhenti berarti tidak memperpanjang langganan. Uang untuk periode yang sudah dibayar tidak dikembalikan, tetapi akses tetap jalan sampai akhir periode.

Satu hal yang sebaiknya Anda tanyakan langsung ke tim Kazeer sebelum membayar: bagaimana platform fee tampil di tagihan dan struk pelanggan.

Ceritakan juga perangkat dan printer yang sudah Anda miliki. Kazeer bisa dipakai di ponsel, tablet, dan komputer, dan tim Kazeer dapat membantu mencocokkan kebutuhan perangkatnya. Semua pertanyaan ini bisa Anda ajukan saat demo atau lewat chat dengan tim Kazeer.