Poin penting
- Tutup kasir setelah pesanan terakhir dibayar dan sebelum kasir pulang, dan hitung berdua.
- Tunai seharusnya = modal awal + pembayaran tunai yang tercatat − uang keluar yang bernota.
- Catat setiap selisih, kurang maupun lebih, dan cocokkan QRIS dan kartu sebelum menyimpulkan uang hilang.
- Kazeer menampilkan total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir, jadi angka pembandingnya ada tanpa rekap manual.
Bayangkan pukul sepuluh malam, outlet sudah tutup, dan uang di laci kurang Rp20.000 dari yang seharusnya. Kalau selisih ini baru ketahuan seminggu kemudian, tidak ada lagi yang ingat transaksi mana yang keliru. Kalau ketahuan malam itu juga, kasir masih ingat pembeli terakhir, nota masih di meja, dan penyebabnya masih bisa dicari saat itu juga.
Tutup kasir adalah kebiasaan mencocokkan uang yang benar-benar Anda terima dengan pembayaran yang tercatat, setiap hari, sebelum kasir pulang. Urutannya: modal awal, hitung tunai, cari selisih, cocokkan QRIS dan kartu, lalu setor. Di bagian akhir ada daftar cek yang bisa Anda cetak.
Siapa yang menghitung, dan kapan
Waktu yang paling pas adalah setelah pesanan terakhir dibayar dan sebelum kasir pulang. Jangan menghitung sambil masih melayani pembeli, karena uang yang masuk di tengah hitungan membuat angkanya kacau.
Sebaiknya ada dua orang: kasir yang bertugas menghitung, lalu Anda atau kepala shift menghitung ulang. Ini bukan soal tidak percaya. Hitungan kedua menangkap salah hitung yang wajar terjadi saat orang sudah lelah, dan kasir punya saksi kalau nanti ada pertanyaan.
Dua aturan lagi supaya selisih bisa ditelusuri:
- Kalau sehari ada dua shift kasir, tutup kasir di setiap pergantian shift. Kalau hanya dihitung di akhir hari, selisihnya tidak bisa dipastikan berasal dari shift mana.
- Satu laci dipegang satu kasir dalam satu shift. Kalau tiga orang bergantian mengambil kembalian dari laci yang sama, tidak ada yang bisa menjelaskan selisihnya.
Modal awal: jumlah yang sama setiap hari
Modal awal adalah uang kembalian di laci saat outlet buka. Tetapkan jumlah yang sama setiap hari, lengkap dengan pecahannya, supaya kasir tidak kehabisan uang kecil di jam ramai dan hitungan saat tutup lebih mudah.
Contoh: Modal awal Rp500.000 dengan susunan pecahan seperti di tabel. Sesuaikan dengan harga menu Anda. Kalau banyak menu berharga Rp18.000 atau Rp23.000, siapkan lebih banyak Rp2.000 dan Rp5.000 untuk kembalian.
| Pecahan | Lembar | Nilai |
|---|
| Rp2.000 | 10 | Rp20.000 |
| Rp5.000 | 10 | Rp50.000 |
| Rp10.000 | 13 | Rp130.000 |
| Rp20.000 | 10 | Rp200.000 |
| Rp50.000 | 2 | Rp100.000 |
| Total | | Rp500.000 |
Catat modal awal di buku kas setiap pagi, lalu minta orang yang menyerahkan dan kasir yang menerima sama-sama tanda tangan. Saat tutup, modal awal disisihkan lagi untuk besok. Sisanya adalah uang dari penjualan tunai.
Hitung tunai, lalu cocokkan dengan catatan
Lakukan langkah ini berurutan:
- Cek pesanan yang masih berstatus Belum Bayar. Kalau pembeli sudah membayar tetapi pembayarannya belum dicatat, catat sekarang di pesanan itu. Kalau ada pembeli yang pergi tanpa membayar, kasir menulisnya di buku kas dan memberi tahu Anda.
- Keluarkan semua uang dari laci, pisahkan per pecahan, dan tulis jumlah lembar tiap pecahan di lembar tutup kasir.
- Orang kedua menghitung ulang. Kalau hasilnya beda, hitung lagi sampai sama.
- Kumpulkan nota uang yang keluar dari laci hari itu, misalnya untuk membeli es batu mendadak, lalu jumlahkan. Uang keluar tanpa nota tidak bisa dihitung, jadi biasakan selalu meminta nota.
- Hitung tunai yang seharusnya ada, lalu bandingkan dengan hasil hitungan.
Rumusnya:
- Tunai seharusnya = modal awal + pembayaran tunai yang tercatat − uang keluar yang bernota
- Selisih = hasil hitungan − tunai seharusnya
Di Kazeer, pembayaran tunai, QRIS, maupun kartu tercatat di pesanan yang sama, dan laporan penjualan hari ini bertambah sendiri. Kasir tidak perlu merekap dari tumpukan kertas. Kazeer juga menampilkan total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir. Angka pembandingnya adalah total tunai hari itu, atau total tunai shift itu kalau Anda tutup kasir di setiap pergantian shift.
Contoh: Omzet hari itu Rp4.250.000. Total per cara bayar di Kazeer: tunai Rp1.850.000, QRIS Rp1.900.000, dan kartu Rp500.000. Kasir membeli es batu Rp40.000 dengan uang laci, dan notanya ada.
| Hitungan tunai | Jumlah |
|---|
| Modal awal | Rp500.000 |
| Pembayaran tunai tercatat | Rp1.850.000 |
| Uang keluar bernota (es batu) | −Rp40.000 |
| Tunai seharusnya | Rp2.310.000 |
| Hasil hitungan di laci | Rp2.290.000 |
| Selisih | kurang Rp20.000 |
Cara membacanya: Rp500.000 + Rp1.850.000 − Rp40.000 = Rp2.310.000. Uang di laci Rp2.290.000, jadi kurang Rp20.000.
Kalau ada selisih
Selisih kecil sesekali wajar terjadi. Yang penting, setiap selisih dicari penyebabnya malam itu juga, lalu dicatat, baik kurang maupun lebih.
Cari dengan urutan ini:
- Hitung ulang. Lembaran yang menempel atau terselip di bawah baki bisa jadi penyebabnya.
- Cocokkan QRIS dan kartu dulu (lihat bagian berikutnya). Kalau pembeli membayar dengan QRIS tetapi tercatat tunai, laci akan kurang dan QRIS akan lebih dengan jumlah yang sama. Uangnya tidak hilang, hanya cara bayarnya yang salah dicatat.
- Cek pesanan yang masih Belum Bayar dan pesanan yang mungkin tercatat dua kali. Pesanan dobel yang belum dibayar bisa dibatalkan, dan pembatalannya tetap terlihat di catatan. Pesanan yang sudah lunas tidak bisa dibatalkan.
- Tanyakan ke kasir selagi masih ingat: ada kembalian yang terburu-buru, atau uang keluar yang lupa dimintai nota?
Kalau penyebabnya tetap tidak ketemu, tulis di buku kas: tanggal, shift, nama kasir, jumlah selisih, kurang atau lebih, dugaan penyebab, dan tanda tangan kedua penghitung.
Jangan menutup selisih diam-diam, baik dengan uang pribadi maupun dengan menyimpan kelebihan. Uang lebih juga perlu dicatat, karena bisa berarti ada pesanan yang tidak tercatat atau pembeli yang kembaliannya kurang.
Siapa yang menanggung selisih adalah keputusan Anda. Apa pun aturannya, tulis sejak awal dan sampaikan ke semua kasir sebelum mereka mulai bekerja, bukan setelah ada selisih.
Baca catatan selisih seminggu sekali. Kurang Rp20.000 satu kali bisa jadi salah kembalian biasa. Kalau selisih muncul berulang di shift atau kasir yang sama, cari polanya. Mungkin kasir itu perlu latihan lagi menghitung kembalian, atau ada langkah yang sering terlewat. Rencana latihannya ada di panduan melatih kasir baru.
Cocokkan QRIS dan kartu
Uang QRIS dan kartu tidak masuk laci, jadi mudah terlewat saat dicek. Padahal selisihnya bisa sama besar dengan selisih tunai.
- QRIS: bandingkan total pembayaran QRIS yang tercatat di pesanan hari itu dengan daftar transaksi masuk di rekening atau aplikasi penerima QRIS Anda. Cocokkan juga jumlah transaksinya, bukan hanya totalnya.
- Kartu: mesin pembayaran kartu biasanya bisa mencetak ringkasan transaksi hari itu. Bandingkan total dan jumlah transaksinya dengan pembayaran kartu yang tercatat di pesanan.
Dana QRIS dan kartu bisa masuk ke rekening di hari berikutnya, tergantung penyedianya. Untuk tutup kasir, yang dicocokkan adalah daftar transaksi hari itu, bukan saldo rekening. Kalau Anda belum tahu ke mana dan kapan dana QRIS dinamis masuk, tanyakan ke tim Kazeer.
Selain cara bayar yang salah dicatat, perhatikan pembayaran yang gagal lalu diulang. Pastikan setiap pesanan hanya punya satu pembayaran yang berhasil.
Setor dan simpan catatan
Setelah semuanya cocok, atau selisihnya sudah tercatat:
- Sisihkan modal awal untuk besok dengan susunan pecahan yang sama.
- Masukkan sisa uang tunai ke amplop. Tulis tanggal, shift, jumlah, dan tanda tangan kedua penghitung.
- Amplop diserahkan ke Anda atau disetor ke bank, sesuai kebiasaan usaha Anda. Jangan biarkan uang penjualan menumpuk berhari-hari di outlet.
- Simpan lembar tutup kasir dan nota uang keluar di satu map per bulan.
Kalau Anda memungut pajak dari pelanggan, sebagian uang itu nanti harus disetor. Cara membaca angka pajak dan omzet harian ada di panduan laporan penjualan harian.
Daftar cek tutup kasir
Cetak daftar ini dan tempel di dekat meja kasir. Jalankan dengan urutan yang sama setiap malam:
- Pesanan terakhir sudah dibayar, dan tidak ada pembeli yang menunggu.
- Tidak ada pesanan Belum Bayar yang terlewat.
- Uang dipisahkan per pecahan, dan jumlah lembarnya ditulis.
- Uang dihitung dua orang, dan hasilnya sama.
- Nota uang keluar dikumpulkan dan dijumlahkan.
- Tunai seharusnya dihitung: modal awal + tunai tercatat − uang keluar bernota.
- Total dan jumlah transaksi QRIS cocok dengan daftar transaksi masuk.
- Total dan jumlah transaksi kartu cocok dengan ringkasan mesin kartu.
- Selisih, kurang atau lebih, ditulis di buku kas beserta dugaan penyebabnya.
- Modal awal untuk besok sudah disisihkan.
- Sisa uang masuk amplop bertanggal dan bertanda tangan.
Mulai besok, pakai daftar ini setiap malam selama dua minggu. Setelah itu, baca buku kasnya: berapa kali ada selisih, berapa besarnya, dan di shift mana. Dari situ Anda tahu langkah mana yang perlu diperketat.