Poin penting
- Satu hal baru per hari: dilihat dulu, lalu dicoba dengan pendamping di sebelahnya.
- Atur peran kasir dan outletnya di Kazeer sebelum hari pertama.
- Untuk setiap kesalahan, aturannya sama: berhenti, jangan menebak, panggil pendamping.
- Training karyawan dari tim Kazeer termasuk di Standar Bulanan dan Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis.
Kasir baru yang langsung dilepas sendirian di jam ramai biasanya belajar dari kesalahan di depan pembeli: salah menu, salah meja, atau kembalian kurang. Rencana satu minggu di bawah ini memberinya waktu untuk melihat dulu, lalu mencoba dengan pendamping, sebelum memegang meja kasir sendirian.
Polanya sama setiap hari. Satu hal baru per hari, dilihat dulu, lalu dicoba dengan pendamping di sebelahnya. Pendampingnya bisa Anda sendiri atau kasir lama yang sudah lancar.
Sebelum hari pertama
Siapkan beberapa hal ini sebelum kasir baru datang:
- Atur perannya di Kazeer. Akses karyawan diatur per tugas dan per outlet, jadi kasir baru cukup mendapat peran kasir di outlet tempat dia bekerja. Caranya ada di panduan akses karyawan.
- Susun jadwal minggu pertamanya supaya selalu ada pendamping di shift yang sama. Kalau bisa, mulai di hari yang biasanya tidak terlalu ramai. Cara menyusun jadwal ada di panduan jadwal shift.
- Cetak daftar menu dan harga untuk dia pelajari di rumah.
- Tulis satu aturan di kertas dan tempel di dekat kasir: kalau ragu atau salah, berhenti dan panggil pendamping. Jangan menebak.
Training karyawan dari tim Kazeer termasuk di Paket Standar Bulanan dan Paket Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis. Kalau Anda memakai Paket Standar, tanyakan ke tim Kazeer kapan training bisa dijadwalkan di minggu pertama. Kalau memakai Paket Gratis, Anda atau kasir lama yang melatih dengan rencana ini.
Rencana tujuh hari
| Hari | Fokus | Tanda siap lanjut |
|---|
| 1 | Menu, harga, dan letak barang | Bisa menyebut harga menu terlaris tanpa melihat daftar |
| 2 | Mencatat pesanan Dine-In dan Take away | Selalu mengonfirmasi nomor meja ke tamu |
| 3 | Dapur dan status pesanan | Bisa menjawab tamu yang bertanya soal pesanannya dari status di aplikasi |
| 4 | Pembayaran dan struk | Setiap pembayaran tercatat dengan cara bayar yang benar |
| 5 | Jam ramai dan kesalahan | Memanggil pendamping saat ragu, bukan menebak |
| 6 | Tutup kasir | Hasil hitungannya sama dengan hitungan pendamping |
| 7 | Satu shift penuh | Lolos cek akhir minggu |
Kalau satu hari belum lancar, ulangi fokus hari itu besoknya. Jangan menumpuk dua hal baru di hari yang sama.
Mulai dengan absen masuk. Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya dengan swafoto, yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan. Kalau perannya diwajibkan berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, dan absen masuk gagal kalau tidak sesuai. Dampingi dia saat mendaftarkan wajahnya dengan beberapa foto, dengan persetujuannya, dan saat mencoba absen pertama kali. Sampaikan juga bahwa di aplikasi, catatan absensinya, termasuk swafoto dan lokasi, hanya ditampilkan ke owner.
Lalu jelaskan menu satu per satu: nama, harga, isi, dan menu mana yang paling sering dipesan. Kalau memungkinkan, biarkan dia mencicipi menu terlaris supaya bisa menjawab pertanyaan pembeli. Tunjukkan juga letak kertas struk cadangan, uang kecil, dan barang lain yang sering dicari kasir.
Sisa hari itu, dia berdiri di samping pendamping dan melihat cara pesanan dicatat. Di akhir hari, sebutkan lima menu terlaris dan minta dia menyebut harganya.
Hari 2: mencatat pesanan
Hari ini dia mencatat pesanan sendiri, sementara pendamping yang menerima pembayaran. Dengan begitu dia fokus pada satu hal.
Di Kazeer, kasir memilih menu dan jumlah yang harus dibayar langsung terhitung. Pesanan ditandai Dine-In beserta nomor mejanya, atau Take away. Latih dua kebiasaan:
- Ulangi pesanan ke tamu sebelum disimpan.
- Untuk Dine-In, tanyakan nomor meja ke tamu. Jangan menebak dari arah datangnya.
Hari 3: dapur dan status pesanan
Pesanan diteruskan ke dapur dari catatan yang sama, jadi kasir dan dapur membaca pesanan yang sama. Ajak kasir baru melihat dapur sebentar saat pesanan masuk, supaya dia tahu apa yang terjadi setelah dia menyimpan pesanan.
Lalu ajarkan status pesanan di aplikasi, seperti Belum Bayar, Menunggu, Dimasak, dan Selesai. Minta dia menjelaskan arti tiap status dengan kata-katanya sendiri. Arti lengkapnya bagi kasir dan dapur ada di panduan pesanan kasir ke dapur.
Kalau tamu bertanya "pesanan saya sudah sampai mana?", kasir menjawab dari status, tanpa harus ke dapur.
Hari 4: pembayaran dan struk
Kazeer mencatat pembayaran tunai, QRIS, dan kartu di pesanan yang sama. Latih ketiganya hari ini.
Untuk tunai, ajarkan urutan yang sama setiap kali:
- Sebut uang yang diterima, misalnya "Uangnya Rp50.000, ya."
- Letakkan uang itu di atas laci, jangan langsung dimasukkan.
- Hitung kembalian, lalu serahkan sambil menyebut jumlahnya.
- Setelah itu, baru masukkan uang pembeli ke laci.
Contoh: Pesanan 1 Kopi Susu Aren Rp22.000 dan 1 roti Rp16.000, totalnya Rp38.000. Pembeli membayar Rp50.000. Kembaliannya Rp50.000 − Rp38.000 = Rp12.000, misalnya satu lembar Rp10.000 dan satu lembar Rp2.000. Harga-harga ini hanya contoh.
Untuk QRIS dinamis, kode QR dibuat untuk setiap transaksi dan sudah memuat jumlah tagihan, jadi pembeli tidak perlu mengetik nominalnya. Untuk QRIS dan kartu, ajarkan satu kebiasaan: pastikan pembayarannya berhasil sebelum pembeli pergi.
Tekankan juga cara bayar yang benar. Pesanan yang dibayar QRIS tetapi tercatat tunai membuat hitungan laci tidak cocok di akhir hari.
Kalau outlet Anda memakai printer struk, struk dicetak dari aplikasi kasir. Latih juga cara mengganti gulungan kertas, karena kertas bisa habis di saat ramai.
Hari 5 dan 6: kesalahan dan tutup kasir
Hari 5: jam ramai dan kesalahan
Hari ini kasir baru melayani jam ramai, dengan pendamping berdiri di sebelahnya. Kesalahan hampir pasti terjadi, dan itu bagian dari latihan. Yang dilatih adalah cara menanganinya.
Kesalahan yang sering muncul di minggu pertama:
- Salah memilih menu, jumlah, atau nomor meja.
- Tamu membatalkan atau mengganti pesanan setelah dicatat.
- Cara bayar yang dipilih salah.
- Pembayaran QRIS atau kartu gagal.
- Uang kecil untuk kembalian habis.
Untuk semuanya, aturannya sama: berhenti, jelaskan ke tamu dengan sopan bahwa pesanannya sedang dicek, lalu panggil pendamping. Pendamping yang memutuskan cara membereskannya. Kasir baru jangan mencoba memperbaiki sendiri dengan menebak.
Tulis setiap kesalahan di buku catatan: apa yang terjadi dan bagaimana dibereskan. Buku ini bahan latihan, bukan bahan hukuman. Kalau ada pertanyaan soal aplikasi yang tidak bisa dijawab pendamping, hubungi Customer Support Kazeer: WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB.
Pesanan yang belum dibayar bisa dibatalkan, dan pembatalannya tetap terlihat di catatan, jadi Anda bisa memeriksanya lagi saat membaca buku kesalahan.
Kalau internet putus, aplikasi kasir tetap bisa dipakai. Data disimpan di perangkat, lalu tersimpan ke cloud begitu internet tersambung lagi.
Hari 6: tutup kasir
Di akhir shift, kasir baru menghitung laci, lalu pendamping menghitung ulang. Hasilnya dibandingkan dengan total tunai shift itu. Kazeer menampilkan total per cara bayar dan per shift kasir, jadi angkanya tidak perlu direkap. Sebelum menghitung, cek dulu pesanan yang masih Belum Bayar. Langkah lengkapnya ada di panduan tutup kasir.
Hari 7: cek akhir minggu
Di hari ketujuh, kasir baru memegang satu shift penuh. Pendamping tetap ada di dekatnya, tetapi hanya turun tangan kalau dipanggil.
Di akhir shift, pakai daftar ini. Nilai dari yang Anda lihat selama shift, bukan dari tanya jawab:
- Mencatat pesanan Dine-In dengan nomor meja yang benar, dan pesanan Take away.
- Menjawab pertanyaan tamu soal pesanan dari status di aplikasi.
- Memberi kembalian tunai dengan benar.
- Memastikan pembayaran QRIS dan kartu berhasil.
- Memilih cara bayar yang benar di setiap pesanan.
- Mencetak struk dan mengganti gulungan kertas.
- Memanggil pendamping saat ragu.
- Menghitung laci saat tutup dengan hasil yang sama dengan pendamping.
- Absen masuk dan pulang dengan swafoto.
Kalau semuanya terpenuhi, dia siap memegang shift sendiri. Kalau ada yang belum, jangan ulang seluruh minggu. Tambah dua atau tiga shift pendampingan untuk poin itu saja.
Setelah itu, baca buku kesalahan dan catatan tutup kasir di akhir minggu kedua. Kesalahan yang muncul berulang menunjukkan bagian yang perlu dilatih lagi. Simpan rencana ini, dan pakai lagi untuk kasir berikutnya.