Poin penting
- Beri setiap karyawan akses yang dibutuhkan tugas dan outletnya, tidak lebih. Jangan pinjamkan akun owner.
- Setiap karyawan punya login dan peran sendiri. Akses owner, kasir, dan kitchen staff tersedia di semua paket.
- Berikan akses sebelum shift pertama, dan cabut di hari terakhir karyawan bekerja.
- Karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya dengan swafoto yang dicocokkan dengan wajah terdaftarnya. Untuk peran yang diwajibkan berlokasi, lokasinya dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja.
Bayangkan Anda baru membuka outlet kedua. Supaya cepat, semua kasir masuk ke aplikasi dengan akun owner Anda. Artinya setiap kasir bisa membuka laporan laba kotor kedua outlet dan mengubah katalog menu. Lalu satu kasir berhenti bekerja, dan dia masih tahu cara masuk ke akun itu.
Cara yang lebih rapi: setiap karyawan punya akses sendiri, sesuai tugasnya dan outlet tempat dia bekerja.
Prinsipnya: akses secukupnya
Setiap orang mendapat akses yang dibutuhkan tugas dan outletnya, tidak lebih.
Kasir perlu mencatat pesanan dan menerima pembayaran. Karyawan dapur perlu melihat pesanan yang harus dimasak. Keduanya tidak perlu membuka laporan laba kotor semua outlet atau mengatur katalog menu.
Makin sedikit orang yang bisa mengubah menu dan stok, makin kecil peluang ada yang berubah tanpa sengaja. Angka penjualan dan laba Anda juga tidak perlu dilihat semua orang. Saat ada karyawan yang berhenti, Anda cukup mencabut akses satu orang itu, sementara karyawan lain tetap bekerja seperti biasa.
Catatan: Jangan pinjamkan akun owner, bahkan ke karyawan yang paling Anda percaya. Akun owner membuka semua outlet beserta semua laporan dan catatan absensinya.
Memberi akses per orang lebih mudah dimulai saat karyawan Anda masih sedikit, sebelum outlet berikutnya buka.
Peran di Kazeer
Di Kazeer, akses karyawan diatur per tugas dan per outlet. Setiap karyawan punya login sendiri dengan perannya. Akses owner, kasir, dan kitchen staff tersedia di semua paket, termasuk Paket Gratis.
| Peran | Yang dikerjakan |
|---|
| Owner | Anda sendiri. Melihat semua outlet dan laporannya dalam satu akun, mengatur akses karyawan, dan melihat catatan absensi. |
| Kasir | Mencatat pesanan Dine-In atau Take away, menerima pembayaran tunai, QRIS, atau kartu, dan mencetak struk. |
| Kitchen staff | Membaca pesanan yang diteruskan ke dapur. |
| Admin toko (manajer), Pelayan, Akuntan | Peran lain untuk karyawan Anda. Tanyakan ke tim Kazeer fitur apa saja yang bisa diakses setiap peran. |
Kasir dan dapur membaca pesanan yang sama, jadi pesanan tidak perlu disalin ulang ke kertas untuk dapur. Alur lengkapnya ada di artikel tentang pesanan dari kasir ke dapur.
Table order bukan peran karyawan. Lewat table order, tamu memindai kode QR di meja lalu memesan sendiri.
Pilih peran berdasarkan pekerjaan orang itu sehari-hari, bukan berdasarkan lama dia bekerja atau seberapa Anda percaya padanya. Kasir yang sudah tiga tahun bekerja dengan Anda tetap cukup memakai peran kasir kalau tugasnya memang di meja kasir.
Atur siapa bekerja di outlet mana
Kalau Anda punya lebih dari satu outlet, peran saja belum cukup. Anda juga menentukan outlet tempat tiap orang bekerja. Setiap tim lalu bekerja sesuai outlet dan akses yang Anda berikan.
Misalnya Anda punya tiga outlet. Pembagiannya bisa seperti ini:
| Karyawan | Peran | Outlet |
|---|
| Anda | Owner | Semua outlet |
| Rina | Kasir | Outlet Kaliurang |
| Dimas | Kitchen staff | Outlet Seturan |
| Sari | Kasir | Outlet Malioboro |
Rina mencatat pesanan di Kaliurang, Dimas membaca pesanan yang masuk ke dapur Seturan, dan Sari menerima pembayaran di Malioboro. Anda memantau ketiga outlet itu dari satu akun, dan satu laporan mencakup semuanya. Harga paket Kazeer berlaku per outlet, dan makin banyak cabang, makin besar diskonnya. Harga untuk tiga outlet bisa Anda tanyakan ke tim Kazeer.
Sebulan sekali, cocokkan pengaturan akses di Kazeer dengan jadwal kerja yang sedang berjalan: siapa yang masih bekerja, di outlet mana, dan sebagai apa. Pengaturan akses mudah tertinggal setiap kali ada karyawan yang pindah atau berhenti.
Contoh tampilan akses per outlet bisa Anda lihat di bagian Multi-outlet.
Karyawan baru, pindah, dan berhenti
Ada tiga momen yang mengubah akses: saat karyawan mulai bekerja, saat dia pindah outlet, dan saat dia berhenti.
Hari pertama
- Tentukan perannya dan outlet tempat dia bekerja.
- Berikan aksesnya di Kazeer sebelum shift pertama, bukan saat pelanggan sudah antre.
- Minta dia mendaftarkan wajahnya, lalu mencoba absen masuk dari ponselnya sendiri di outlet, saat Anda atau rekan kerjanya ada di dekatnya untuk membantu.
- Beri dia waktu berlatih sebelum bekerja sendirian di jam ramai.
Pindah outlet
Akses diatur per outlet. Kalau Anda memindahkan karyawan ke outlet lain, perbarui outletnya di Kazeer sebelum shift pertamanya di sana. Kalau perannya wajib berlokasi, lokasi absennya dicocokkan dengan outlet itu, jadi tanpa pembaruan ini, absen masuknya di outlet baru akan gagal.
Hari terakhir
Cabut aksesnya di hari terakhir dia bekerja, bukan minggu depan saat Anda sempat. Akses yang belum dicabut tetap bisa dipakai, juga oleh orang yang sudah tidak bekerja untuk Anda.
Sekalian bereskan yang di luar aplikasi: kunci outlet dan laci kas, grup WhatsApp kerja, dan kata sandi yang pernah dia pegang, misalnya Wi-Fi outlet.
Kalau karyawan berhenti mendadak tanpa pamit, cabut aksesnya begitu Anda tahu.
Absensi dengan swafoto
Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya sendiri dengan swafoto, yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan dengan beberapa foto, dengan persetujuannya. Kalau perannya diwajibkan berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, dan absen masuk gagal kalau tidak sesuai. Di aplikasi, catatan absensi, termasuk swafoto dan lokasinya, hanya ditampilkan ke owner.
Buku absen di meja kasir bisa diisi siapa saja, termasuk untuk titip absen teman yang belum datang. Swafoto memperlihatkan wajah orang yang absen. Kalau Anda punya beberapa outlet, karyawan di setiap outlet absen dengan cara yang sama, dari ponselnya masing-masing.
Supaya absensi berjalan rapi di semua outlet:
- Jelaskan di hari pertama bahwa absensi memakai swafoto dan lokasi, serta kapan harus absen. Misalnya, absen masuk begitu tiba di outlet sebelum mulai bekerja, dan absen pulang setelah shift selesai sebelum meninggalkan outlet.
- Tulis aturan Anda sendiri soal terlambat dan tukar shift, lalu sampaikan dengan kata-kata yang sama ke semua outlet.
- Sepakati apa yang harus dilakukan kalau ponsel karyawan bermasalah atau absen masuknya gagal, misalnya langsung mengabari Anda.
Latih karyawan sebelum jam ramai
Akses yang tepat belum banyak membantu kalau karyawan belum lancar memakai aplikasinya.
Training karyawan termasuk di Paket Standar Bulanan dan Paket Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis. Kalau Anda akan membuka outlet baru atau menerima beberapa karyawan baru sekaligus, tanyakan soal training ini ke tim Kazeer.
Cara latihan yang sederhana: minta karyawan baru menemani karyawan lama selama satu shift sebelum memegang tugasnya sendiri. Dia melihat cara kerja di outlet itu, lalu mencoba sendiri dengan rekan yang siap membantu.
Sebelum kasir baru bekerja sendirian di jam ramai, pastikan dia bisa:
- Mencatat pesanan Dine-In per meja dan pesanan Take away.
- Menerima pembayaran tunai, QRIS, dan kartu, lalu memastikan pembayarannya tercatat di pesanan yang sama.
- Mencetak struk dari aplikasi kasir, kalau outlet Anda memakai printer struk.
- Membaca status pesanan di aplikasi, seperti Belum Bayar, Menunggu, Dimasak, dan Selesai.
- Absen masuk dan pulang dengan swafoto dari ponselnya.
Untuk kitchen staff, latih cara membaca pesanan yang masuk ke dapur beserta statusnya.
Kalau ada yang bingung di tengah shift, hubungi Customer Support Kazeer, yang termasuk di semua paket: WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB.