Poin penting
- Cari jam ramai dari pengamatan, catatan penjualan per jam, dan saran Kazeer AI.
- Tentukan jumlah orang per periode dan per pos: kasir, dapur atau bar, dan lantai.
- Ganti shift setelah jam ramai, bukan di tengahnya, dan biarkan shift bertumpuk untuk serah terima.
- Jam kerja, istirahat, dan hari libur harus mengikuti aturan ketenagakerjaan yang berlaku dan perjanjian kerja.
Bayangkan jam 12 siang. Antrean sampai ke pintu, satu kasir melayani sendirian, dan dapur tertinggal tiga pesanan. Jam 3 sore, kafe sepi, tetapi empat karyawan berdiri menunggu pelanggan. Jumlah karyawannya sebenarnya cukup. Mereka hanya bekerja di jam yang kurang tepat.
Jadwal shift yang pas dimulai dari jam ramai outlet Anda sendiri, bukan dari kebiasaan membagi hari menjadi pagi dan sore.
Cari tahu jam ramai dan jam sepi
Kumpulkan catatan selama dua minggu, termasuk akhir pekan, karena pola hari kerja dan akhir pekan bisa jauh berbeda. Ada tiga sumber.
Pertama, pengamatan Anda dan kepala shift: jam berapa antrean mulai panjang, dan jam berapa dapur mulai tertinggal.
Kedua, catatan penjualan. Di Kazeer, laporan penjualan hari ini bertambah sendiri sepanjang hari. Catat angka penjualannya setiap jam, lalu hitung selisih dua catatan yang berurutan. Selisih itu adalah penjualan dalam satu jam tersebut. Anda juga bisa bertanya ke Kazeer AI, "Berapa penjualan hari ini?", lalu mencatat jawabannya beserta jamnya. Kazeer juga menampilkan total per shift kasir. Angka itu cukup untuk membandingkan shift pagi dan sore, tetapi jam ramai baru kelihatan dari catatan per jam.
| Dicatat jam | Penjualan hari ini | Penjualan dalam satu jam terakhir |
|---|
| 09.00 | Rp300.000 | Rp300.000 |
| 10.00 | Rp550.000 | Rp250.000 |
| 11.00 | Rp850.000 | Rp300.000 |
| 12.00 | Rp1.600.000 | Rp750.000 |
| 13.00 | Rp2.300.000 | Rp700.000 |
| 14.00 | Rp2.500.000 | Rp200.000 |
| 15.00 | Rp2.650.000 | Rp150.000 |
Angka di tabel ini contoh. Di contoh ini, setiap jam antara 11.00 dan 13.00 menghasilkan Rp700.000 atau lebih, lebih dari dua kali lipat jam-jam lainnya. Itulah jam ramainya.
Ketiga, saran usaha dari Kazeer AI, yang bisa Anda minta di chat. Contohnya: "Waktu ramai di jam 11.00 sampai 13.00. Siapkan stok dan promo menu andalan Anda." Pakai sebagai pembanding catatan Anda sendiri.
Penjualan dalam rupiah tidak selalu sama dengan kesibukan. Sepuluh pesanan kopi satuan lebih menyita tenaga kasir daripada satu pesanan besar dengan nilai yang sama. Kalau ragu, hitung juga jumlah pesanan per jam di kertas selama beberapa hari.
Catat juga jam sepinya. Jam sepi adalah waktu untuk istirahat bergiliran dan pekerjaan persiapan. Jam sepi juga bisa diisi promo, dan caranya ada di artikel tentang promo jam sepi.
Tentukan berapa orang di tiap periode
Bagi hari kerja menjadi beberapa periode, lalu tentukan berapa orang yang dibutuhkan di setiap pos: kasir, dapur atau bar, dan lantai untuk mengantar pesanan dan membereskan meja.
Contoh untuk kafe yang buka jam 08.00 sampai 21.00, dengan jam ramai 11.00 sampai 13.00 di hari kerja:
| Periode | Kasir | Dapur/bar | Lantai | Total |
|---|
| 07.00 sampai 10.00 (persiapan dan pagi) | 1 | 1 | 0 | 2 |
| 10.00 sampai 14.00 (persiapan, jam ramai, dan sesudahnya) | 1 | 1 | 1 | 3 |
| 14.00 sampai 17.00 (sore) | 1 | 1 | 0 | 2 |
| 17.00 sampai 21.30 (malam dan tutup) | 1 | 1 | 0 | 2 |
Di akhir pekan, misalnya catatan Anda menunjukkan ramai yang lebih panjang sampai sore. Tambah satu orang dari siang sampai tutup.
Untuk setiap periode, tanyakan tiga hal. Pos mana yang tidak boleh kosong? Siapa yang bisa merangkap di jam sepi, misalnya kasir yang juga membuat minuman sederhana? Pekerjaan apa yang harus selesai, seperti bersih-bersih dan menghitung kas saat tutup? Pertimbangkan dua orang saat tutup, supaya pekerjaan itu tidak dikerjakan sendirian.
Di Kazeer, akses karyawan diatur per tugas dan per outlet, dan setiap karyawan punya peran sendiri, misalnya kasir atau kitchen staff. Pastikan orang yang Anda jadwalkan di kasir punya akses kasir, dan orang di dapur punya akses kitchen staff.
Tumpuk shift di sekitar jam ramai
Yang paling merepotkan adalah ganti shift tepat di tengah jam ramai. Yang pulang terburu-buru, yang datang belum siap, dan pesanan tertinggal di antara keduanya.
- Ganti shift setelah jam ramai selesai, saat kafe mulai sepi.
- Biarkan shift bertumpuk: shift berikutnya datang sebelum shift sebelumnya pulang, supaya ada waktu serah terima.
- Kalau jam ramai Anda pendek, pertimbangkan satu shift pendek khusus jam ramai, misalnya untuk karyawan paruh waktu.
- Atur istirahat bergiliran di luar jam ramai. Jangan biarkan semua orang istirahat bersamaan.
Saat serah terima, sampaikan hal yang perlu diketahui shift berikutnya: bahan yang menipis, pesanan yang belum selesai, dan catatan khusus hari itu.
Siapkan semuanya sebelum ramai dimulai
Jam ramai bukan waktu untuk memotong bahan atau mencari gelas. Tulis daftar persiapan yang harus selesai sebelum jam ramai, dan siapa yang mengerjakannya:
- Bahan menu terlaris cukup untuk jam ramai. Cara mengeceknya ada di panduan cek stok bahan baku.
- Bahan sudah dipotong, ditakar, atau diseduh sesuai perkiraan hari itu.
- Gelas, tutup, sedotan, dan kemasan take away sudah terisi di dekat bar.
- Uang kembalian cukup di laci kas.
- Kertas printer struk cukup, kalau outlet Anda memakai printer struk.
- Tablet atau ponsel kasir sudah terisi baterainya.
Saran Kazeer AI tadi mengarah ke hal yang sama: siapkan stok dan promo menu andalan sebelum jam ramai.
Contoh jadwal seminggu untuk kafe kecil
Contoh ini fiktif. Kafe buka jam 08.00 sampai 21.00, dengan enam karyawan tetap dan dua karyawan paruh waktu. Kasir: Nia, Putri, dan Eko. Dapur dan bar: Agus, Dewi, dan Fajar. Paruh waktu, untuk lantai dan membantu bar: Bayu dan Wulan.
Ada tiga shift:
- Pagi: 07.00 sampai 14.30
- Ramai: 10.00 sampai 14.00
- Sore: 14.00 sampai 21.30
| Hari | Pagi | Ramai | Sore |
|---|
| Senin | Eko, Dewi | Bayu | Putri, Fajar |
| Selasa | Eko, Dewi | Bayu | Putri, Fajar |
| Rabu | Nia, Agus | Bayu | Eko, Dewi |
| Kamis | Nia, Agus | Bayu | Eko, Dewi |
| Jumat | Nia, Agus | Bayu | Putri, Fajar |
| Sabtu | Nia, Agus | Wulan | Putri, Eko, Fajar |
| Minggu | Nia, Dewi | Wulan | Putri, Fajar, Agus |
Hari libur: Nia dan Agus Senin dan Selasa, Putri dan Fajar Rabu dan Kamis, Eko Jumat dan Minggu, Dewi Jumat dan Sabtu.
Cara membaca jadwal ini:
- Setiap shift pagi dan sore punya setidaknya satu kasir dan satu orang di dapur atau bar.
- Di hari kerja, ada dua orang dari 07.00, tiga orang dari 10.00 sampai 14.00, empat orang selama serah terima sampai 14.30, lalu dua orang sampai tutup. Di akhir pekan, shift sore tiga orang.
- Karyawan shift pagi istirahat bergiliran setelah Bayu atau Wulan datang jam 10.00, sebelum ramai mulai.
- Shift sore datang jam 14.00, setelah jam ramai. Serah terima berlangsung setengah jam saat kafe mulai sepi, lalu shift pagi pulang jam 14.30.
- Tidak ada yang pulang jam 21.30 lalu masuk shift pagi keesokan harinya.
Catatan: Lama shift, waktu istirahat, hari libur, dan lembur di contoh ini hanya ilustrasi. Jam kerja di usaha Anda harus mengikuti aturan ketenagakerjaan yang berlaku dan perjanjian kerja dengan karyawan.
Umumkan jadwal dan atur tukar shift
Jadwal yang bagus tetap berantakan kalau diumumkan mendadak.
- Umumkan jadwal minggu depan di hari yang sama setiap minggu, misalnya Kamis. Kirim ke grup WhatsApp karyawan dan tempel di dinding dapur.
- Tulis aturan tukar shift: kepada siapa minta izin, paling lambat kapan, dan tukar hanya dengan orang yang bisa mengerjakan tugas yang sama, kasir dengan kasir.
- Setiap ada tukar shift yang disetujui, perbarui jadwal di dinding dan di grup.
Kalau pengganti bekerja di pos lain atau di outlet lain, pastikan aksesnya di Kazeer sudah diatur untuk tugas dan outlet itu sebelum shift dimulai. Kalau perannya wajib berlokasi, lokasi absen dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, jadi tanpa itu absen masuknya di outlet lain akan gagal.
Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya dengan swafoto yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan. Untuk peran yang wajib berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja. Di aplikasi, catatan absensi hanya ditampilkan ke owner, jadi Anda sendiri yang mencocokkannya dengan jadwal. Lakukan seminggu sekali, supaya tukar shift yang belum tercatat cepat ketahuan. Caranya ada di artikel tentang absensi dengan swafoto.
Mulai dari minggu depan
- Selama dua minggu, catat penjualan setiap jam dan amati kapan antrean mulai panjang.
- Tandai jam ramai dan jam sepi, terpisah untuk hari kerja dan akhir pekan.
- Tentukan berapa orang yang dibutuhkan di setiap periode dan setiap pos.
- Susun shift yang bertumpuk di sekitar jam ramai, dengan ganti shift setelah ramai selesai.
- Tulis daftar persiapan sebelum jam ramai, lengkap dengan nama yang mengerjakannya.
- Umumkan jadwal di hari yang sama setiap minggu, dan tinjau ulang pembagiannya sebulan sekali.