Poin penting
- Setiap hari, cukup hitung bahan yang kalau habis membuat menu terlaris tidak bisa dijual, sekitar lima sampai sepuluh barang.
- Pilih satu waktu hitung, saat buka atau saat tutup, dan pakai satuan yang sama setiap hari.
- Tentukan stok minimum dari pemakaian tertinggi sehari dan lama kiriman, bukan dari angka usaha lain.
- Sebelum belanja mendadak, pindahkan kelebihan stok dari cabang lain dan catat di kedua cabang.
Bayangkan jam 12 siang. Antrean di kasir panjang, lalu barista bilang susu tinggal satu karton. Pesanan Kopi Susu Aren, menu paling laku Anda, terpaksa ditolak sampai ada yang sempat belanja.
Padahal stok susu sudah tipis sejak tutup semalam. Hanya saja, tidak ada yang menghitungnya.
Rutinitas di bawah ini mencegah kejadian seperti itu. Hitung beberapa barang penting di jam yang sama setiap hari, lalu bandingkan dengan batas minimum yang Anda tentukan sendiri. Pemilik atau kepala shift bisa menyelesaikannya dalam beberapa menit.
Pilih barang yang wajib dihitung
Anda tidak perlu menghitung seluruh isi gudang setiap hari. Cukup hitung barang yang kalau habis membuat menu andalan Anda tidak bisa dijual.
Cara menyusun daftarnya:
- Ambil lima menu terlaris dari laporan penjualan. Kalau belum terbiasa membacanya, mulai dari panduan membaca laporan penjualan harian.
- Untuk tiap menu, tulis bahan yang tidak bisa diganti. Kopi Susu Aren butuh biji kopi, susu UHT, gula aren, es batu, serta cup dan tutupnya. Nasi Goreng butuh beras, telur, minyak goreng, dan bumbu dasar.
- Gabungkan bahan yang muncul di beberapa menu supaya tidak tercatat dua kali. Hasilnya adalah daftar hitung harian Anda.
Usahakan daftarnya pendek, misalnya lima sampai sepuluh barang, karena daftar yang panjang gampang terlewat saat shift sibuk. Kalau hasilnya lebih dari itu, dahulukan bahan yang paling cepat habis atau paling sulit dibeli mendadak. Barang lain, seperti sabun cuci piring atau tisu, cukup dihitung seminggu sekali.
Kemasan juga termasuk. Kalau banyak pesanan Anda dibawa pulang, cup, tutup, dan kantong sama pentingnya dengan bahan makanan.
Hitung di jam yang sama setiap hari
Pilih satu waktu, saat buka atau saat tutup, lalu pertahankan. Angka dari jam yang berbeda-beda tidak bisa dibandingkan.
Hitungan saat tutup menunjukkan sisa stok setelah seharian berjualan. Malam itu masih ada waktu untuk memesan atau memindahkan barang, jadi cara ini cocok kalau suplier Anda mengantar pagi.
Hitungan saat buka mencatat barang yang benar-benar ada sebelum pesanan pertama, termasuk kiriman yang datang pagi itu. Kekurangannya, waktu untuk bertindak sebelum jam ramai lebih sempit.
Supaya hasil hitungan bisa dipercaya:
- Pakai satuan yang sama dengan saat membeli: liter, kg, atau pcs.
- Kemasan yang sudah dibuka cukup diperkirakan, misalnya setengah karton. Yang penting caranya sama setiap hari.
- Tulis angka, bukan "masih banyak" atau "aman".
- Serahkan hitungan ke satu orang yang jelas, misalnya kepala shift yang bertugas di jam hitung.
Dari hitungan harian, Anda juga mendapat angka pemakaian: sisa kemarin, ditambah barang yang masuk, dikurangi sisa hari ini. Misalnya susu UHT tersisa 15 liter saat tutup hari Senin, lalu hari Selasa masuk kiriman 12 liter, jadi ada 27 liter. Saat tutup hari Selasa tersisa 21 liter, berarti pemakaian hari Selasa 6 liter.
Tentukan stok minimum dari pemakaian Anda
Stok minimum adalah batas bawah untuk bertindak. Kalau hitungan hari ini di bawah angka itu, pesan atau pindahkan barang hari itu juga.
Angka ini tidak bisa disalin dari usaha lain, karena pemakaian dan jadwal kiriman tiap usaha berbeda. Yang dicari adalah stok yang cukup sampai kiriman berikutnya datang, bahkan kalau hari itu ramai.
Cara sederhana menentukannya, kalau Anda menghitung saat tutup:
- Catat pemakaian harian selama seminggu dengan cara di atas.
- Ambil angka pemakaian tertinggi dalam minggu itu.
- Kalikan dengan lama kiriman, yaitu jumlah hari dari Anda memesan sampai barang datang. Pesan malam ini lalu barang datang besok pagi sebelum buka berarti 1 hari.
Kalau Anda menghitung saat buka, tambahkan satu hari, karena stok yang baru dihitung masih harus melayani penjualan hari itu. Kalau kiriman biasanya datang setelah usaha Anda buka, tambahkan satu hari lagi.
Contoh hitungan:
| Barang | Pemakaian tertinggi sehari | Lama kiriman | Stok minimum |
|---|
| Susu UHT | 9 liter | 1 hari | 9 × 1 = 9 liter |
| Gula aren | 0,8 kg | 2 hari | 0,8 × 2 = 1,6 kg |
Kalau hitungan hari ini susu UHT 6 liter dan gula aren 1,2 kg, keduanya di bawah minimum. Pesan atau pindahkan keduanya hari ini supaya stoknya cukup sampai kiriman berikutnya datang.
Tulis stok minimum di samping nama barang pada daftar hitung, supaya siapa pun yang menghitung langsung tahu barang mana yang perlu ditindaklanjuti. Tinjau angkanya sebulan sekali, dan lebih cepat kalau menu berubah atau Anda merencanakan promo.
Catat barang masuk, pakai yang lama dulu
Kiriman yang tidak dicatat membuat angka pemakaian salah. Stok terlihat bertambah tanpa sebab, dan pemakaian hari itu tampak lebih sedikit dari yang sebenarnya.
Saat barang datang:
- Cocokkan jumlahnya dengan pesanan dan nota dari suplier.
- Periksa tanggal kedaluwarsa dan kondisi kemasan. Kembalikan atau catat barang yang rusak.
- Tulis jumlah yang diterima, tanggalnya, dan siapa yang menerima. Simpan notanya.
- Tempel tanggal terima pada kemasan atau wadah.
Setelah itu, terapkan FIFO (first in, first out): barang yang pertama masuk, pertama dipakai. Taruh kiriman baru di belakang atau di bawah stok lama, supaya karyawan mengambil yang lama lebih dulu. Stok lama yang tertimbun di belakang mudah terlewat sampai kedaluwarsa.
Untuk susu UHT, cek tanggal kedaluwarsa pada tiap karton. Kalau kiriman baru ternyata kedaluwarsa lebih dulu, pakai yang itu dulu. Setelah karton dibuka, ikuti petunjuk penyimpanan di kemasannya. Simpan gula aren di wadah yang tertutup dan kering.
Cek cabang lain sebelum belanja mendadak
Kalau cabang Anda lebih dari satu, stok yang tipis di satu tempat bisa jadi berlebih di tempat lain. Sebelum menyuruh karyawan belanja mendadak, cek dulu cabang lain.
Belanja mendadak di toko terdekat biasanya berarti membayar harga eceran, dan merek yang tersedia belum tentu sama dengan yang biasa Anda pakai. Rasa menu bisa berubah, dan kalau harganya lebih mahal, HPP per porsi ikut naik.
Aturannya: pindahkan hanya kelebihan di atas stok minimum cabang pengirim, supaya kekurangannya tidak sekadar pindah tempat.
Contoh: Gula aren di Outlet Seturan tinggal 1,2 kg, dengan stok minimum 1,6 kg. Outlet Kaliurang punya 5 kg dengan stok minimum 2 kg, jadi bisa melepas sampai 3 kg. Kirim 2 kg ke Seturan: Seturan sekarang punya 3,2 kg dan Kaliurang tersisa 3 kg. Keduanya tetap di atas minimum.
Catat perpindahan itu di kedua cabang: keluar di cabang pengirim, masuk di cabang penerima. Tanpa catatan itu, angka pemakaian kedua cabang jadi salah. Cabang pengirim terlihat boros, sedangkan cabang penerima terlihat hemat.
Bagian yang bisa dibantu Kazeer
Semua langkah di atas bisa dijalankan dengan buku catatan. Kalau Anda memakai Kazeer, sebagian pekerjaannya ada di aplikasi yang sama dengan kasir:
- Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha Anda. Di sana Anda mengecek stok dan melihat sisa stok.
- Stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Jadi kalau hitungan fisik Anda lebih kecil daripada sisa stok di Kazeer, selisihnya menunjukkan bahan yang terbuang atau terpakai tanpa tercatat.
- Catatan penjualan memuat barang yang terjual, dan laporan penjualan hari ini diperbarui sendiri tanpa rekap manual. Dari situ Anda memilih menu terlaris untuk daftar hitung.
- Kalau cabang Anda lebih dari satu, semuanya ada dalam satu akun. Katalog dan stok diatur per outlet, dan Anda bisa memindahkan barang ke cabang yang membutuhkan. Lihat contoh laporan dan stok per cabang.
Kazeer AI bisa ditanya dengan bahasa sehari-hari lewat web atau WhatsApp. Tanyakan "Barang apa yang perlu dicek?", dan jawabannya bisa seperti ini (data contoh): "Susu UHT tinggal 6 liter dan Gula aren 1,2 kg." Cocokkan jawaban itu dengan stok minimum di daftar Anda, lalu putuskan barang mana yang dipesan dan mana yang dipindahkan. Lihat contoh pertanyaan untuk Kazeer AI.
Inventori dan chatbot Kazeer AI tercantum di ketiga paket Kazeer. Perbandingan lengkapnya ada di artikel memilih paket.
Satu fitur lagi sedang dikembangkan: pesan bahan baku otomatis ke suplier lewat WhatsApp ketika stok bahan baku menipis. Fitur ini segera hadir.
Rutinitas harian dalam satu daftar
Simpan daftar ini di dekat tempat Anda menghitung, atau kirim ke grup WhatsApp karyawan:
- Hitung barang di daftar harian pada jam yang sama, dengan satuan yang sama.
- Tulis setiap angka di samping stok minimumnya.
- Tandai barang yang berada di bawah minimum.
- Kalau cabang Anda lebih dari satu, cek dulu apakah cabang lain punya kelebihan. Kalau ada, pindahkan dan catat di kedua cabang.
- Barang yang masih kurang, pesan ke suplier hari itu juga.
- Saat kiriman datang, cocokkan dengan nota, catat jumlahnya, tempel tanggal terima, lalu taruh di belakang stok lama.
- Sebulan sekali, hitung ulang stok minimum dari pemakaian terbaru.