Poin penting
- Baca omzet bersama jumlah transaksi, lalu hitung rata-rata per transaksi.
- Bandingkan dengan hari yang sama minggu lalu, bukan dengan hari sebelumnya.
- Sebelum jam ramai, hitung sisa bahan menu terlaris cukup untuk berapa porsi.
- Laba kotor adalah penjualan dikurangi HPP, belum dikurangi sewa dan gaji.
Laporan penjualan harian berguna kalau angkanya membantu Anda memutuskan sesuatu hari ini, misalnya belanja bahan yang hampir habis atau meminta kasir menawarkan menu pendamping.
Caranya, cek angka yang sama setiap pagi, sebelum jam ramai, dengan urutan yang sama. Lama-lama Anda hafal angka normal di outlet Anda, jadi yang janggal cepat kelihatan.
Contoh: Supaya mudah diikuti, artikel ini memakai satu hari contoh. Kemarin hari Selasa. Omzet Rp4.250.000 dari 186 transaksi, dan menu terlaris Kopi Susu Aren. Minggu ini Kopi Susu Aren sudah terjual 128 gelas. Stok yang menipis: susu UHT 6 liter dan gula aren 1,2 kg. Semua angka di artikel ini adalah contoh, bukan data usaha sungguhan.
Omzet dan jumlah transaksi
Omzet adalah total penjualan dalam sehari. Jumlah transaksi adalah berapa kali kasir menerima pembayaran, kurang lebih sama dengan jumlah pesanan yang dibayar.
Baca keduanya bersama. Omzet Rp4.250.000 saja belum menjelaskan banyak hal. Apakah itu dari banyak pelanggan yang belanja sedikit, atau dari sedikit pelanggan yang belanja banyak? Jumlah transaksi yang menjawabnya.
Yang perlu Anda lakukan:
- Kalau omzet turun tetapi transaksi tetap, pelanggan datang seperti biasa, hanya belanjanya lebih sedikit. Cek menu pendamping dan cara kasir menawarkannya.
- Kalau transaksi turun, pelanggan yang datang memang lebih sedikit. Cek dulu hal di luar menu: jam buka, cuaca, atau acara di sekitar outlet.
- Kalau angkanya terlihat janggal, misalnya jauh lebih rendah dari biasanya, pastikan dulu semua pesanan kemarin tercatat dan tidak ada yang masih belum dibayar. Cek juga pesanan yang dibatalkan, yang tetap terlihat di catatan.
- Kalau internet di outlet sempat putus, pastikan perangkat kasir sudah tersambung lagi. Data yang tersimpan di perangkat baru masuk ke cloud setelah ada internet.
Rata-rata per transaksi
Angka ini mudah dihitung sendiri: omzet dibagi jumlah transaksi. Dari contoh tadi, Rp4.250.000 ÷ 186 = Rp22.849 (dibulatkan).
Misalnya segelas Kopi Susu Aren dijual Rp22.000 (harga contoh). Artinya, rata-rata satu transaksi tidak jauh dari harga satu minuman.
Rata-rata per transaksi naik kalau pelanggan menambah sesuatu: roti, camilan, ukuran lebih besar, atau paket minuman dan makanan. Beberapa hal yang bisa dicoba:
- Minta kasir menawarkan satu menu pendamping yang cocok, misalnya roti untuk pembeli kopi.
- Buat paket dengan harga yang jelas, misalnya kopi dan roti. Harga paket diatur di fitur promo Kazeer.
- Letakkan menu pendamping di dekat kasir atau di halaman pertama daftar menu.
Coba satu perubahan dulu, lalu pantau rata-ratanya selama satu atau dua minggu, dibandingkan dengan hari yang sama di minggu sebelumnya. Dengan begitu Anda tahu perubahan mana yang berpengaruh.
Bandingkan dengan hari yang sama minggu lalu
Yang paling gampang adalah membandingkan kemarin dengan hari sebelumnya. Masalahnya, tiap hari dalam seminggu punya pola sendiri. Penjualan hari Senin dan hari Sabtu bisa jauh berbeda tanpa ada yang salah. Jadi, bandingkan Selasa dengan Selasa minggu lalu.
Angka Selasa minggu lalu di bawah ini juga contoh:
| Selasa minggu lalu | Kemarin (Selasa) | Perubahan |
|---|
| Omzet | Rp4.000.000 | Rp4.250.000 | naik Rp250.000 (6,25%) |
|---|
| Transaksi | 160 | 186 | naik 26 (16,25%) |
|---|
| Rata-rata per transaksi | Rp25.000 | Rp22.849 | turun Rp2.151 |
|---|
Omzet naik, itu kabar baik. Namun transaksi naik lebih cepat daripada omzet, sehingga rata-rata per transaksi turun. Artinya, lebih banyak pelanggan datang, tetapi belanja mereka rata-rata lebih kecil.
Kenapa bisa begitu? Mungkin ada promo minuman yang menarik pembeli baru, tetapi mereka tidak memesan makanan. Mungkin juga ada menu makanan yang habis lebih awal. Daftar menu yang terjual akan membantu menjawabnya.
Dua hal yang perlu diingat:
- Kalau Selasa minggu lalu bertepatan dengan hari libur, tanggal gajian, hujan seharian, atau acara besar di dekat outlet, bandingkan dengan dua minggu lalu.
- Satu hari yang berbeda bisa saja kebetulan. Kalau pola yang sama muncul dua atau tiga minggu berturut-turut, berarti ada yang berubah dan perlu ditangani.
Di contoh kita, menu terlaris kemarin Kopi Susu Aren, dan minggu ini sudah terjual 128 gelas. Dari daftar menu yang terjual, ada tiga hal yang perlu dicek.
Pertama, pastikan bahannya cukup. Dua bahan yang menipis justru bahan utama Kopi Susu Aren: susu UHT tinggal 6 liter dan gula aren 1,2 kg. Hitung cukup untuk berapa gelas. Takaran per gelas di tabel ini hanya contoh, jadi pakai takaran resep Anda sendiri:
| Bahan | Sisa stok | Takaran per gelas | Cukup untuk |
|---|
| Susu UHT | 6 liter (6.000 ml) | 150 ml | 40 gelas |
| Gula aren | 1,2 kg (1.200 g) | 30 g | 40 gelas |
Kalau Kopi Susu Aren biasanya terjual lebih dari 40 gelas sehari, belanja bahannya hari ini, sebelum jam ramai. Ingat juga menu lain yang memakai susu yang sama. Cara menentukan stok minimum dari pemakaian harian ada di panduan stok bahan baku.
Kedua, lihat laba kotor tiap menu, bukan cuma jumlah yang terjual. Hitungannya: harga jual dikurangi biaya bahan per porsi, lalu dikali jumlah porsi yang terjual. Menu yang paling laku belum tentu menyumbang laba kotor paling besar, karena menu yang biaya bahannya tinggi bisa laku keras tetapi menyisakan sedikit per porsi.
Ketiga, lihat juga ujung bawah daftar. Menu yang hampir tidak terjual selama berminggu-minggu memakan tempat di daftar menu, dan bahannya bisa kedaluwarsa sebelum terpakai. Pertimbangkan untuk mengubah resepnya, memasukkannya ke paket, atau mencoretnya dari menu.
HPP, laba kotor, dan pajak
HPP (harga pokok penjualan) adalah biaya bahan untuk menu yang terjual, termasuk kemasan kalau ada. Laba kotor adalah penjualan dikurangi HPP.
Contoh: Anggap Rp4.250.000 itu penjualan sebelum pajak, dan HPP kemarin Rp1.700.000. Laba kotornya Rp4.250.000 dikurangi Rp1.700.000, yaitu Rp2.550.000. HPP setara 40% dari penjualan (Rp1.700.000 ÷ Rp4.250.000).
Persentase HPP lebih berguna daripada angka rupiahnya, karena bisa dibandingkan antarhari walaupun omzetnya berbeda. Kalau persentasenya naik padahal harga di daftar menu tidak berubah, cek tiga hal ini:
- Penjualan bergeser ke menu yang persentase HPP-nya lebih tinggi. Bandingkan daftar menu terjual dengan hari yang sama minggu lalu.
- Ada promo atau diskon. Pelanggan membayar lebih sedikit, sementara biaya bahannya tetap.
- Harga bahan dari suplier naik. Cocokkan nota belanja terbaru dengan HPP per menu yang Anda pakai, lalu perbarui yang berubah.
Ada juga biaya bahan yang tidak kelihatan dari daftar menu terjual: bahan yang terbuang atau rusak, dan porsi yang lebih besar dari resep. Selisih ini bisa ditemukan dengan membandingkan pemakaian bahan menurut hitungan stok dengan pemakaian menurut resep. Kalau HPP per menu belum pernah Anda hitung, mulai dari panduan cara menghitung HPP menu, yang juga membahas susut dan tumpah.
Laba kotor juga bukan uang yang bisa langsung dibawa pulang. Angka ini belum dikurangi sewa, gaji karyawan, listrik, gas, dan biaya lain. Laba kotor Rp2.550.000 sehari tidak sama dengan laba bersih Rp2.550.000.
Lalu pajak. Kalau usaha Anda memungut pajak dari pelanggan, angka pajak di laporan adalah uang yang nanti disetor, bukan pendapatan Anda. Pisahkan dari kas harian, misalnya ke rekening tersendiri, supaya tidak terpakai untuk belanja bahan. Di Kazeer, PPN maupun pajak daerah bisa diatur. Jenis dan tarif pajak yang berlaku untuk usaha Anda sebaiknya dipastikan ke konsultan pajak atau kantor pajak setempat.
Laporan harian di Kazeer
Di Kazeer, laporan penjualan hari ini diperbarui sendiri, jadi Anda tidak perlu merekap manual. HPP dan pajak tercatat dari setiap penjualan, per outlet, dan laporannya memuat penjualan, HPP, laba kotor, laba bersih setelah biaya operasional yang Anda catat, dan pajak. HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu, dan stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Kalau cabang Anda lebih dari satu, semuanya ada di satu akun, dengan satu laporan untuk semua outlet. Contohnya ada di bagian laporan Kazeer.
Dengan Kazeer AI, omzet dan jumlah transaksi kemarin bisa Anda tanyakan di chat. Dari kedua angka itu, rata-rata per transaksi bisa langsung Anda hitung.
Anda juga bisa bertanya dengan bahasa sehari-hari lewat web atau WhatsApp, misalnya "Apa yang paling laku?" atau "Barang apa yang perlu dicek?". Jawabannya kira-kira seperti ini (data contoh): "Minggu ini yang paling laku Kopi Susu Aren, terjual 128 gelas."
Catatan: Chatbot Kazeer AI termasuk dalam ketiga paket: Paket Gratis, Paket Standar Bulanan, dan Paket Standar Tahunan. Rincian tiap paket ada di bagian harga.
Urutan cek setiap pagi
Simpan daftar ini, lalu jalankan dengan urutan yang sama setiap pagi:
- Omzet dan jumlah transaksi kemarin. Ada yang janggal? Pastikan semua pesanan tercatat.
- Rata-rata per transaksi: omzet dibagi jumlah transaksi.
- Ketiga angka tadi, dibandingkan dengan hari yang sama minggu lalu.
- Menu terlaris, dan menu yang paling jarang laku.
- Stok menipis: hitung cukup untuk berapa porsi, lalu putuskan perlu belanja hari ini atau tidak.
- Persentase HPP dan laba kotor.
- Pajak: sisihkan dari kas harian.
Setelah itu, pilih satu atau dua tindakan untuk hari ini. Tidak perlu mengubah semuanya sekaligus, karena perubahan kecil lebih mudah dinilai hasilnya. Catat tindakannya, lalu cek hasilnya minggu depan di hari yang sama.