Poin penting
- Stock opname menghitung semua barang di gudang, chiller, freezer, bar, dan dapur sebulan sekali. Cek stok harian hanya menghitung bahan penting.
- Selama menghitung, hentikan penjualan, persiapan bahan, dan kiriman. Pakai satuan resep, timbang atau ukur kemasan yang sudah dibuka, dan tugaskan dua orang di setiap area.
- Kalikan setiap selisih dengan harga satuannya, lalu cari penyebabnya mulai dari nilai terbesar: takaran resep, bahan terbuang, barang masuk, perpindahan cabang, atau barang hilang.
- Di Kazeer, stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan, jadi sisa stok di Inventori menjadi angka pembanding untuk hasil hitung, selama setiap menu punya resep.
Bayangkan akhir bulan. Laporan menunjukkan laba kotor yang wajar, tetapi uang belanja bahan terasa lebih besar dari biasanya. Cek stok harian hanya mencakup beberapa bahan penting, jadi tidak ada yang tahu bahan mana yang terpakai lebih banyak dari seharusnya.
Stock opname bulanan mencari jawabannya. Anda menghitung semua barang, membandingkannya dengan stok yang seharusnya ada menurut catatan, lalu memberi nilai rupiah pada selisihnya.
Beda stock opname dengan cek stok harian
Cek stok harian menghitung lima sampai sepuluh bahan yang kalau habis membuat menu terlaris tidak bisa dijual. Tujuannya supaya Anda tahu kapan harus memesan. Caranya ada di panduan cek stok bahan baku harian.
Stock opname mencocokkan isi gudang, chiller, freezer, bar, dan dapur dengan catatan stok. Karena itu semua barang dihitung, termasuk gelas dan tutup, bahan yang jarang dipakai, dan bahan yang kemasannya sudah dibuka. Hitungannya lebih lama, jadi cukup sebulan sekali.
Persiapan sebelum hari hitung
- Tetapkan waktu yang sama setiap bulan, misalnya setelah tutup di hari terakhir bulan atau sebelum buka di tanggal 1, supaya hasilnya bisa dibandingkan.
- Selama menghitung, jangan ada penjualan, persiapan bahan, kiriman masuk, atau barang yang dipindah ke cabang lain. Kiriman yang tetap datang ditaruh terpisah dan tidak dibuka dulu.
- Susun lembar hitung menurut tempat penyimpanan, sesuai urutan Anda berjalan: gudang kering, chiller, freezer, bar, lalu dapur. Di setiap tempat, urutkan barang seperti susunan raknya.
- Pakai satuan resep, misalnya gram, ml, atau pcs, bukan karton atau bungkus. Misalnya 12 kotak susu UHT 1 liter ditulis 12.000 ml.
- Kemasan yang sudah dibuka ditimbang atau diukur, bukan diperkirakan seperti di cek harian. Cairan seperti susu dan sirup diukur dengan gelas takar, karena resepnya dalam ml. Untuk wadah yang dipakai ulang, timbang wadah kosongnya sekali, tulis beratnya di wadah itu, lalu kurangi dari hasil timbangan.
- Tugaskan dua orang di setiap area: satu menghitung, satu menulis.
Lembar hitung cukup berisi nama barang, satuan, hasil hitung, dan catatan. Jangan tulis stok seharusnya di lembar itu. Penghitung yang melihat angka catatan cenderung menyalinnya tanpa benar-benar menghitung.
Cara menghitung
- Hitung per area, rak demi rak.
- Tulis angka beserta satuannya. Barang yang tidak ada di lembar hitung ditulis di baris kosong paling bawah.
- Hitung terpisah barang yang rusak atau lewat tanggal, lalu tandai. Barang itu bukan stok yang bisa dipakai. Cara mencegahnya ada di panduan FIFO dan FEFO.
- Bahan yang sudah disiapkan, misalnya susu di teko bar, dihitung dalam satuan bahan asalnya.
- Setelah satu area selesai, orang dari area lain menghitung ulang beberapa barang yang mahal, seperti biji kopi. Kalau hasilnya beda, hitung ulang bersama-sama.
Bandingkan dengan stok seharusnya
Stok seharusnya adalah jumlah yang ada kalau bahan hanya terpakai sesuai resep:
- Stok seharusnya = stok awal + barang masuk − pemakaian menurut resep (kalau cabangnya lebih dari satu, tambahkan pindahan masuk, kurangi pindahan keluar)
- Pemakaian menurut resep = porsi terjual × takaran per porsi, dijumlahkan untuk semua menu yang memakai bahan itu
- Selisih = hasil hitung − stok seharusnya
- Nilai selisih = selisih × harga satuan
Stok awal adalah hasil stock opname bulan lalu. Harga satuan dihitung dari nota: harga beli dibagi isi kemasan, seperti di panduan HPP per menu.
Kalau Anda memakai Kazeer, stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Selama setiap menu sudah punya resep, sisa stok di Inventori Kazeer menjadi angka pembanding untuk hasil hitung Anda. Stok diatur per outlet, jadi bandingkan per outlet.
Contoh: Angka di tabel ini contoh untuk satu kafe, bukan data usaha sungguhan. Harga satuannya memakai harga contoh dari panduan HPP.
| Barang | Stok seharusnya | Hasil hitung | Selisih | Harga satuan | Nilai selisih |
|---|
| Biji kopi | 4.200 g | 3.950 g | −250 g | Rp200/g | −Rp50.000 |
| Susu UHT | 18.000 ml | 15.600 ml | −2.400 ml | Rp18/ml | −Rp43.200 |
| Gula aren cair | 3.500 ml | 3.150 ml | −350 ml | Rp40/ml | −Rp14.000 |
| Gelas plastik | 320 pcs | 300 pcs | −20 pcs | Rp600/pcs | −Rp12.000 |
| Tutup gelas | 320 pcs | 330 pcs | +10 pcs | Rp150/pcs | +Rp1.500 |
| Total | | | | | −Rp117.700 |
Cara membaca baris pertama: 3.950 g − 4.200 g = −250 g, jadi biji kopi kurang 250 g, senilai 250 × Rp200 = Rp50.000. Empat barang yang kurang bernilai Rp50.000 + Rp43.200 + Rp14.000 + Rp12.000 = Rp119.200. Tutup gelas lebih Rp1.500, jadi totalnya kurang Rp117.700.
Urutkan dari nilai terbesar, bukan dari jumlah terbesar. Selisih susu 2.400 ml terlihat paling besar, tetapi nilai selisih biji kopi yang hanya 250 g lebih besar. Selisih lebih, seperti tutup gelas, juga perlu dicari penyebabnya, karena bisa berarti ada catatan yang salah.
Catatan: Selisih di stock opname pertama bisa besar, karena mencakup semua sejak stok mulai dicatat. Kalau angka pembanding Anda tidak dimulai dari hasil hitung bulan lalu, selisih bulan ini masih memuat selisih lama. Hitung selisih barunya per barang: misalnya biji kopi kurang 250 g bulan ini dan 200 g bulan lalu, berarti yang baru kurang 50 g.
Cari penyebab selisih
Hitung ulang dulu barang yang selisihnya besar, karena salah hitung paling cepat diperbaiki. Kalau angkanya tetap, periksa kemungkinan berikut.
Takaran resep tidak sama dengan porsi di bar
Tandanya: selisih kurang setiap bulan pada bahan yang dipakai banyak menu, seperti susu dan biji kopi. Timbang porsi yang dibuat barista dan bandingkan dengan resep. Cara menjaga takaran ada di artikel tentang bahan terbuang. Periksa juga menu atau topping baru yang resepnya belum ditulis: bahannya terpakai, tetapi tidak pernah terhitung.
Bahan terbuang tidak dicatat
Tandanya: selisih kurang pada bahan yang cepat rusak atau sering dibuat ulang. Bahan yang dibuang tidak pernah menjadi penjualan, jadi tidak mengurangi stok seharusnya. Catatan bahan terbuang menunjukkan berapa bagian selisih yang sudah terjelaskan.
Barang masuk tidak dicatat, atau salah satuan
Kiriman yang tidak dicatat membuat hasil hitung lebih besar daripada stok seharusnya. Salah satuan saat menerima membuat selisih yang janggal, sering kelipatan isi kemasan. Misalnya satu dus berisi 12 kotak susu 1 liter tercatat sebagai 1 kotak, sehingga hasil hitung lebih 11.000 ml. Cocokkan semua nota bulan itu dengan catatan barang masuk.
Barang pindah cabang tanpa catatan
Tandanya: satu cabang lebih dan cabang lain kurang dengan jumlah yang hampir sama. Bandingkan selisih antarcabang sebelum mencari penyebab lain, dan catat setiap perpindahan di kedua cabang.
Barang hilang
Kalau penyebab di atas sudah dicek dan selisih kurang tetap muncul, terutama pada barang kecil yang mahal, ada kemungkinan barang diambil. Jangan langsung menuduh. Hitung barang itu seminggu sekali untuk melihat kapan selisihnya muncul, dan batasi siapa yang memegang kunci gudang. Batasi juga siapa yang bisa mengubah catatan stok. Di Kazeer, akses karyawan diatur per tugas dan per outlet.
Yang dibantu Kazeer
Menghitung rak tetap pekerjaan orang. Kazeer membantu di sisi catatan:
- Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha Anda. Di sana Anda mengecek stok dan melihat sisa stok.
- Semua cabang ada dalam satu akun, dan barang bisa dipindahkan ke cabang yang membutuhkan. Pindahkan lewat Kazeer setiap kali barang diantar ke cabang lain. Lihat bagian multi-outlet.
- Setelah transaksi, Kazeer AI mengirim peringatan stok menipis atau habis ke owner dan admin toko.
- Anda juga bisa bertanya ke Kazeer AI lewat web atau WhatsApp, misalnya "Barang apa yang perlu dicek?". Kalau jawabannya tidak cocok dengan isi rak, cari penyebabnya. Lihat contoh pertanyaan untuk Kazeer AI.
Setelah hitungan selesai
Selisih kurang yang tersisa setelah salah hitung, salah catat barang masuk, dan perpindahan cabang dibereskan adalah biaya bahan di luar HPP di laporan. HPP di laporan Kazeer tercatat dari setiap penjualan, sedangkan bahan yang terbuang atau hilang tidak pernah terjual. Kalau seluruh selisih di contoh tadi memang terjadi bulan itu, laba kotor yang sebenarnya Rp117.700 lebih kecil daripada di laporan, begitu juga laba bersihnya. Cara membaca keduanya ada di panduan laba kotor dan laba bersih.
Sebelum stock opname berikutnya:
- Samakan porsi di bar dengan resep, atau perbarui resep kalau porsinya memang diubah.
- Mulai catatan bahan terbuang kalau belum ada.
- Tulis selisih setiap barang di satu tabel bulanan. Dahulukan barang yang selisihnya muncul dua bulan berturut-turut.
- Hitung barang yang selisihnya besar seminggu sekali sampai penyebabnya ketemu.
- Kalau selisih kecil terus muncul pada bahan yang sama, masukkan ke baris susut di hitungan HPP Anda.
- Pakai hasil hitung sebagai stok awal bulan depan, dan simpan lembar hitungnya.