Poin penting
- Bahan terbuang datang dari persiapan berlebih, bahan rusak, porsi melebar, salah pesanan, sisa potongan, dan tumpah.
- Catat setiap bahan yang dibuang selama dua minggu: apa, berapa banyak, kenapa, dan berapa biayanya.
- Takaran tertulis dan alat ukur mencegah porsi melebar, yang tidak pernah muncul di catatan bahan terbuang.
- Bandingkan pemakaian menurut stok dengan pemakaian menurut resep untuk menemukan selisih yang tidak tercatat.
Bayangkan jam tutup kafe. Barista membuang seteko teh yang diseduh terlalu banyak pagi tadi, juru masak membuang sepiring nasi goreng yang salah pesanan, dan di chiller ada selada yang sudah layu. Tidak ada yang mencatatnya. Laporan penjualan hari itu terlihat normal, tetapi semua bahan yang dibuang tetap sudah Anda bayar.
Satu kejadian jarang terasa. Bahan terbuang baru kelihatan besar kalau dijumlahkan selama sebulan. Di bawah ini ada sumber-sumbernya, cara mencatatnya, contoh hitungan biayanya, dan cara menguranginya satu per satu.
Dari mana bahan terbuang datang
| Sumber | Contoh | Cara mengurangi |
|---|
| Persiapan berlebih | Teh diseduh, sayur dipotong, atau saus dibuat lebih banyak dari yang terjual | Siapkan sesuai perkiraan hari itu |
| Bahan rusak atau kedaluwarsa | Susu lewat tanggal di belakang rak, sayur layu | Pakai yang lama lebih dulu |
| Porsi melebar | Susu dituang sedikit lebih banyak, nasi disendok lebih penuh | Takaran tertulis dan alat ukur |
| Salah pesanan | Minuman dibuat ulang karena salah ukuran atau salah menu | Satu catatan pesanan dari kasir ke dapur |
| Sisa potongan | Kulit, bonggol, dan ujung sayur | Potong lebih rapi, pakai sisa yang layak untuk olahan lain |
| Tumpah dan jatuh | Gelas jatuh, susu tumpah saat dituang | Tata ulang meja kerja |
Untuk bahan yang rusak di rak, baca cara menerapkan FIFO dan FEFO. Untuk salah pesanan, alur satu catatan dari kasir ke dapur ada di artikel tentang alur pesanan.
Catat yang terbuang selama dua minggu
Anda tidak bisa mengurangi yang tidak terlihat. Tempel selembar kertas di dekat tempat sampah dapur atau meja persiapan, lalu catat setiap bahan yang dibuang selama dua minggu:
| Hari | Bahan | Jumlah | Alasan | Biaya |
|---|
| Senin | Susu UHT | 300 ml | Salah pesanan | Rp5.400 |
| Senin | Biji kopi | 36 g | Salah pesanan | Rp7.200 |
| Selasa | Gula aren cair | 250 ml | Persiapan berlebih | Rp10.000 |
| Selasa | Susu UHT | 1 liter | Kedaluwarsa | Rp18.000 |
Biaya = jumlah × harga satuan. Harga satuan dihitung dari nota: harga beli dibagi isi kemasan, seperti di panduan HPP per menu. Tabel ini memakai harga contoh dari panduan itu: susu UHT Rp18 per ml, biji kopi Rp200 per gram, dan gula aren cair Rp40 per ml. Baris pertama: 300 ml × Rp18 = Rp5.400.
Supaya catatannya bisa dipercaya:
- Siapa pun yang membuang bahan langsung menulisnya, bukan di akhir hari dari ingatan.
- Pakai alasan dari daftar tetap di tabel sebelumnya, supaya mudah dijumlahkan.
- Biaya boleh dihitung belakangan oleh Anda atau kepala shift.
- Pakai catatan ini untuk mencari penyebab, bukan untuk menyalahkan orang. Kalau karyawan takut ditegur, mereka berhenti menulis.
Di akhir minggu, jumlahkan biaya per alasan. Alasan dengan jumlah terbesar adalah tempat Anda mulai.
Contoh hitungan biaya bahan terbuang sebulan
Semua angka di bagian ini contoh, bukan data usaha sungguhan. Misalnya catatan dua minggu menghasilkan jumlah ini:
| Alasan | Total 14 hari |
|---|
| Persiapan berlebih | Rp84.000 |
| Bahan rusak atau kedaluwarsa | Rp56.000 |
| Salah pesanan | Rp42.000 |
| Tumpah dan lainnya | Rp28.000 |
| Total | Rp210.000 |
Rata-rata sehari Rp210.000 ÷ 14 = Rp15.000. Dalam sebulan 30 hari, Rp15.000 × 30 = Rp450.000.
Porsi yang melebar tidak muncul di catatan, karena bahannya tidak dibuang, tetapi ikut tersaji. Hitung terpisah. Misalnya takaran susu Kopi Susu Aren 150 ml, tetapi barista rata-rata menuang 170 ml. Selisih 20 ml × Rp18 = Rp360 per gelas. Dengan 400 gelas sebulan, Rp360 × 400 = Rp144.000.
Totalnya Rp450.000 + Rp144.000 = Rp594.000 sebulan. Dengan laba kotor Rp13.600 per gelas Kopi Susu Aren dine-in seperti di contoh HPP, jumlah itu setara laba kotor dari sekitar 44 gelas (Rp594.000 ÷ Rp13.600 = 43,7).
Sekarang misalnya Anda bisa memangkas persiapan berlebih dan salah pesanan sampai separuhnya, dan takaran susu kembali ke 150 ml:
- Separuh dari persiapan berlebih dan salah pesanan: (Rp84.000 + Rp42.000) ÷ 2 = Rp63.000 per 14 hari, atau Rp63.000 ÷ 14 × 30 = Rp135.000 sebulan.
- Takaran susu yang kembali tepat: Rp144.000 sebulan.
Penghematannya Rp135.000 + Rp144.000 = Rp279.000 sebulan.
Tulis takaran standar untuk setiap menu
Takaran yang hanya diingat akan bergeser, sedikit demi sedikit, dari satu karyawan ke karyawan lain.
- Tulis takaran setiap menu dalam gram, ml, atau jumlah potong, lalu tempel di bar dan dapur.
- Sediakan alat ukur di dekat tempat kerja: timbangan digital, gelas takar, sendok takar, atau scoop dengan ukuran tetap. Sedikit atau secukupnya bukan takaran.
- Seminggu sekali, minta satu karyawan membuat satu menu seperti biasa, lalu timbang bahannya dan bandingkan dengan takaran tertulis.
- Kalau takaran diubah, misalnya ukuran gelas diganti, perbarui kertasnya dan HPP menunya sekaligus.
Takaran juga dasar hitungan HPP. Kalau takaran di bar berbeda dari takaran di hitungan, HPP di kertas lebih kecil daripada biaya yang sebenarnya.
Siapkan bahan sesuai perkiraan hari itu
Persiapan berlebih bisa terjadi karena takut kehabisan di jam ramai. Supaya jumlahnya pas:
- Lihat berapa porsi setiap menu terjual di hari yang sama minggu lalu. Bandingkan hari yang sama, karena Senin dan Sabtu bisa sangat berbeda. Caranya ada di panduan membaca laporan penjualan harian.
- Buat daftar persiapan harian: bahan apa, berapa banyak, dan siapa yang menyiapkan.
- Siapkan dalam dua tahap: sebagian di pagi hari, sisanya sebelum jam ramai, setelah Anda melihat penjualan pagi itu.
- Bahan yang cepat rusak setelah dipotong atau diseduh disiapkan lebih sedikit, tetapi lebih sering.
- Di akhir hari, catat sisa persiapan. Kalau bahan yang sama selalu bersisa, kurangi jumlahnya di hari yang sama minggu depan.
Contoh: Sabtu lalu terjual 40 gelas es teh, dan satu teko cukup untuk 10 gelas. Daripada menyeduh 4 teko sekaligus di pagi hari, seduh 2 teko dulu, lalu seduh teko berikutnya setiap kali teko terakhir mulai habis.
Pakai cek stok untuk menemukan bahan yang sering selisih
Catatan bahan terbuang hanya menangkap yang ditulis. Untuk menemukan yang tidak tercatat, bandingkan dua angka untuk bahan-bahan utama Anda, seminggu sekali:
- Pemakaian menurut stok: stok awal + barang masuk − stok akhir.
- Pemakaian menurut resep: porsi terjual × takaran per porsi.
- Selisih keduanya, dikurangi yang sudah tercatat di catatan bahan terbuang, adalah selisih yang belum terjelaskan.
Contoh: Minggu ini, stok awal susu UHT 10 liter, susu masuk 24 liter, dan stok akhir 6 liter, jadi yang terpakai 28 liter. Terjual 160 gelas minuman susu dengan takaran 150 ml, jadi menurut resep terpakai 24 liter. Selisihnya 4 liter. Catatan bahan terbuang mencatat 1,3 liter susu (300 ml dan 1 liter di tabel tadi). Sisanya 2,7 liter belum terjelaskan, atau sekitar 17 ml per gelas (2.700 ml ÷ 160). Takaran yang melebar adalah penyebab yang paling mudah dicek, jadi mulai dari takaran susu di bar.
Bahan yang selisihnya muncul minggu demi minggu adalah tempat mencari: takaran, bahan terbuang yang tidak ditulis, atau barang masuk yang salah dicatat. Cara menghitung stok harian ada di panduan cek stok bahan baku.
Kalau Anda memakai Kazeer, angka untuk kedua hitungan itu ada di aplikasi yang sama dengan kasir. Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha, tempat Anda mengecek stok dan melihat sisa stok. Stok bahan di sana berkurang otomatis setiap ada penjualan, jadi selisih antara sisa stok di Kazeer dan hasil hitung fisik Anda sama dengan selisih kedua angka tadi: bahan yang terpakai di luar penjualan, baik yang tercatat sebagai bahan terbuang maupun yang belum terjelaskan. HPP tercatat dari setiap penjualan, tetapi bahan yang dibuang tidak pernah menjadi penjualan, jadi catatan bahan terbuang tetap Anda buat terpisah.
Stok yang menipis bisa Anda tanyakan ke Kazeer AI, misalnya "Barang apa yang perlu dicek?". Kalau satu bahan lebih cepat menipis daripada biasanya, padahal penjualan menunya tidak naik, periksa bahan itu lebih dulu.
Mulai minggu ini
- Tempel kertas catatan bahan terbuang, lalu jelaskan aturannya ke karyawan.
- Tulis takaran menu-menu terlaris, lalu tempel di bar dan dapur.
- Buat daftar persiapan harian dari penjualan di hari yang sama minggu lalu.
- Setelah dua minggu, jumlahkan biaya per alasan dan pilih satu alasan untuk dikurangi lebih dulu.
- Setiap minggu, bandingkan pemakaian menurut stok dan menurut resep untuk dua atau tiga bahan yang paling banyak Anda pakai.