Poin penting
- FIFO: yang pertama masuk dipakai lebih dulu. FEFO: yang paling dekat tanggal kedaluwarsanya dipakai lebih dulu, walaupun datangnya belakangan.
- Saat kiriman datang, cek kondisi dan tanggalnya, tempel masking tape bertanggal terima, lalu taruh barang baru di belakang stok lama.
- Beri label setiap kemasan yang dibuka dan setiap bahan olahan sendiri: tanggal dibuka atau dibuat, dan batas pakainya.
- Seminggu sekali, cari barang yang tanggalnya jatuh dalam dua minggu, taruh di depan, dan sesuaikan pesanan berikutnya.
Bayangkan Anda membereskan rak gudang dan menemukan dua karton susu UHT yang sudah lewat tanggal kedaluwarsa di barisan paling belakang. Di depannya ada karton yang baru datang kemarin. Karyawan selalu mengambil yang paling dekat dengan tangan, jadi karton lama tidak pernah tersentuh. Uangnya sudah keluar, tetapi susunya tidak pernah menjadi penjualan.
Cara mencegahnya punya nama: FIFO dan FEFO. Keduanya tidak butuh alat mahal. Cukup kebiasaan menyusun rak, segulung masking tape, dan spidol.
Apa itu FIFO dan FEFO
FIFO singkatan dari first in, first out: barang yang pertama masuk dipakai lebih dulu. FEFO singkatan dari first expired, first out: barang yang paling dekat tanggal kedaluwarsanya dipakai lebih dulu.
Biasanya urutannya sama, karena barang yang datang lebih dulu juga kedaluwarsa lebih dulu. Tetapi tidak selalu. Suplier bisa mengirim karton yang tanggal kedaluwarsanya lebih dekat daripada stok yang sudah ada di rak. Jadi aturannya:
- Barang yang tanggal kedaluwarsanya tercetak di kemasan: pakai FEFO. Yang tanggalnya paling dekat dipakai dulu.
- Barang tanpa tanggal, seperti sayur dan buah dari pasar, atau bahan yang Anda olah sendiri: pakai FIFO, berdasarkan tanggal terima atau tanggal dibuat.
Kenapa ini penting:
- Rasa menu lebih konsisten, karena bahan dipakai saat masih segar.
- Lebih sedikit bahan yang dibuang. Setiap karton yang kedaluwarsa adalah uang yang keluar tanpa pernah kembali sebagai penjualan.
- Bahan yang sudah lewat tanggal tidak sampai ke pelanggan.
Saat kiriman datang: cek, beri tanggal, taruh di belakang
Urutan FIFO ditentukan di menit-menit pertama setelah barang datang. Kalau kiriman langsung ditumpuk di depan, urutannya sudah salah sejak awal.
- Cocokkan jumlah barang dengan nota. Cara mencatat barang masuk ada di panduan cek stok bahan baku harian.
- Periksa kondisinya: kemasan bocor, penyok, menggembung, atau segelnya rusak. Barang dingin harus datang dalam keadaan dingin. Tolak atau catat barang yang bermasalah sebelum kurirnya pergi.
- Baca tanggal kedaluwarsanya. Kalau tanggalnya terlalu dekat untuk habis terpakai, bicarakan dengan suplier saat itu juga.
- Simpan barang dingin dan beku lebih dulu, baru barang kering.
- Tempel masking tape di kemasan atau toples, lalu tulis tanggal terima dengan spidol. Kalau tanggal kedaluwarsa di kemasan kecil atau sulit dibaca, salin juga dengan huruf besar.
- Geser stok lama ke depan, lalu taruh barang baru di belakang atau di bawahnya.
Contoh: Tulisan di masking tape cukup dua baris: "Terima 12 Okt" dan "Exp 30 Nov". Tulis nama bulannya, bukan angka, supaya siapa pun yang membaca tidak salah tafsir.
Atur rak dan chiller supaya urutannya terjaga
Kebiasaan menyusun barang hanya bertahan kalau raknya mendukung.
- Satu barang, satu tempat. Tempel nama barang di tepi rak, supaya kiriman baru selalu masuk ke tempat yang sama.
- Ambil dari depan, isi dari belakang. Sampaikan aturan ini ke semua karyawan, termasuk yang biasa menerima kiriman.
- Jangan menumpuk terlalu tinggi. Barang di tumpukan paling bawah atau paling belakang mudah terlupa.
- Untuk toples, jangan tuang biji kopi atau gula yang baru ke atas sisa yang lama. Habiskan dulu isinya, atau siapkan dua toples: satu yang sedang dipakai, satu cadangan di belakangnya.
- Di chiller, simpan bahan mentah seperti daging dan ayam di rak bawah, di bawah bahan yang siap dipakai, dalam wadah tertutup. Dengan begitu, tetesannya tidak mengenai bahan lain.
- Jangan isi chiller terlalu penuh. Udara dingin perlu ruang untuk mengalir, dan barang yang berdesakan sulit dibaca tanggalnya.
- Ikuti petunjuk penyimpanan di label, misalnya simpan di tempat kering, jauhkan dari sinar matahari, atau simpan di lemari es setelah dibuka.
Beri label pada barang yang sudah dibuka atau diolah
Tanggal kedaluwarsa di kemasan berlaku untuk kemasan yang masih tertutup dan disimpan sesuai petunjuknya. Begitu dibuka, banyak produk punya aturan sendiri, misalnya harus masuk lemari es dan dihabiskan dalam beberapa hari. Aturan itu biasanya tertulis di kemasan.
Hal yang sama berlaku untuk bahan yang Anda buat sendiri, seperti sirup gula aren cair, cold brew, atau saus. Tidak ada tanggal dari pabrik, jadi Anda yang menuliskannya.
| Barang | Yang ditulis di label |
|---|
| Kemasan tertutup dari suplier | Tanggal terima, dan tanggal kedaluwarsa kalau sulit dibaca |
| Kemasan yang sudah dibuka | Tanggal dibuka dan batas pakai sesuai petunjuk di kemasan |
| Bahan olahan sendiri | Nama bahan, tanggal dibuat, batas pakai, dan paraf pembuatnya |
| Isi yang dipindah ke toples atau wadah lain | Nama bahan, tanggal dipindah, dan tanggal kedaluwarsa dari kemasan aslinya |
Batas pakai bahan olahan sendiri Anda yang menentukan, berdasarkan resep dan petunjuk di kemasan bahan-bahannya. Kalau ragu, pilih batas yang lebih pendek. Tulis sebagai aturan dapur, supaya semua karyawan memakai batas yang sama.
Dua aturan untuk semua karyawan:
- Barang tanpa label dianggap tidak jelas umurnya. Tanyakan dulu sebelum dipakai.
- Kalau ragu bahan masih layak atau tidak, jangan disajikan.
Cek mingguan barang yang mendekati tanggal
Label hanya berguna kalau dibaca. Pilih satu hari dalam seminggu, sebaiknya sehari sebelum Anda biasa memesan ke suplier, lalu periksa rak, chiller, dan freezer.
- Cari barang yang tanggal kedaluwarsa atau batas pakainya jatuh dalam dua minggu ke depan.
- Pindahkan barang itu ke bagian paling depan, dan beri tahu barista atau juru masak bahwa barang itu dipakai lebih dulu.
- Hitung apakah jumlahnya bisa habis sebelum tanggalnya. Kalau tidak, cari cara memakainya: menu harian, isi paket, atau dipindah ke cabang yang memakainya lebih cepat.
- Pisahkan barang yang sudah lewat tanggal. Jangan dipakai, dan catat jumlahnya sebelum dibuang.
- Untuk barang yang terus muncul di daftar ini, kurangi jumlah pesanan berikutnya atau beli kemasan yang lebih kecil.
Contoh: Di cek hari Rabu, ada 4 karton susu UHT yang kedaluwarsa dalam 5 hari, dan pemakaiannya sekitar 1 karton sehari. Keempatnya habis dalam 4 hari kalau dipakai lebih dulu, jadi cukup ditaruh di depan. Ada juga 1 kg cokelat bubuk yang kedaluwarsa dalam 10 hari, padahal pemakaiannya sekitar 50 g sehari. Dalam 10 hari hanya 500 g yang terpakai, jadi separuhnya berisiko terbuang. Masukkan minuman cokelat ke menu harian minggu ini, dan pesan kemasan yang lebih kecil lain kali.
Barang yang dibuang karena kedaluwarsa adalah salah satu sumber bahan terbuang. Cara mencatat dan menguranginya ada di artikel tentang bahan terbuang.
Yang bisa dibantu Kazeer
Tanggal tetap dibaca dari label di rak. Kazeer membantu di sisi jumlah barang:
- Inventori Kazeer menyimpan daftar barang dan bahan usaha Anda. Di sana Anda mengecek stok dan melihat sisa stok, jadi saat cek mingguan Anda tahu berapa yang masih ada sebelum memesan lagi.
- Stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Kalau hasil hitung di rak lebih kecil daripada sisa stok di Kazeer, selisihnya menunjukkan bahan yang terbuang atau terpakai tanpa tercatat, misalnya yang dibuang karena kedaluwarsa.
- Catatan penjualan memuat barang yang terjual. Dari situ Anda melihat berapa porsi menu yang memakai bahan itu terjual, lalu memperkirakan apakah bahan yang menumpuk habis sebelum tanggalnya.
- Kalau cabang Anda lebih dari satu, stok diatur per outlet, dan Anda bisa memindahkan barang ke cabang yang membutuhkannya. Bahan yang mendekati tanggal di satu cabang bisa dikirim ke cabang yang memakainya lebih cepat. Catat perpindahannya di kedua cabang. Lihat contohnya di bagian multi-outlet.
Daftar cek FIFO dan FEFO
Simpan daftar ini di dekat rak, atau kirim ke grup WhatsApp karyawan.
Setiap kiriman datang
- Cocokkan jumlah dengan nota, lalu periksa kondisi dan tanggal kedaluwarsa.
- Simpan barang dingin dan beku lebih dulu.
- Tempel masking tape, tulis tanggal terima.
- Geser stok lama ke depan, taruh yang baru di belakang.
Setiap hari
- Ambil dari depan.
- Beri label setiap kemasan yang dibuka dan setiap bahan yang diolah.
- Jangan pakai barang tanpa label sebelum bertanya.
Setiap minggu
- Cari barang yang tanggalnya jatuh dalam dua minggu ke depan, lalu taruh di depan.
- Rencanakan cara memakai barang yang tidak akan habis tepat waktu.
- Pisahkan dan catat barang yang sudah lewat tanggal.
- Sesuaikan pesanan berikutnya untuk barang yang sering mendekati tanggal.