Poin penting
- Pesan lewat QR cocok untuk tamu yang duduk lama dan memesan lebih dari sekali. Tamu yang tidak mau memindai tetap bisa memesan ke pelayan atau kasir.
- Sebelum mulai, tentukan cara bayar yang Anda izinkan, pastikan nomor di setiap meja sama dengan nomor di kode QR-nya, dan perjelas nama menu yang biasanya perlu ditanyakan.
- Pesanan dengan pilihan bayar di kasir tetap Belum Bayar sampai kasir mencatat pembayarannya, dan shift bisa ditutup dengan pesanan seperti itu, jadi periksa semuanya sebelum menutup shift.
- Di Kazeer, tamu memesan di halaman online toko dengan nama, nomor WhatsApp, dan nomor meja dari kode QR. Pakai nomor WhatsApp itu hanya sesuai persetujuan tamu.
Bayangkan pukul tujuh malam di kafe Anda. Semua meja terisi, pelayannya hanya dua orang, dan tamu di Meja 8 sudah dua kali melambai karena ingin menambah minuman. Kalau tamu itu bisa memesan sendiri dari ponselnya lewat kode QR di meja, pesanannya masuk tanpa menunggu pelayan lewat.
Cara ini meringankan kerja pelayan di jam ramai kalau persiapannya benar. Yang paling mudah terlewat adalah pesanan yang dibayar belakangan di kasir, karena pesanan itu tetap terbuka sampai ada yang menagihnya.
Cocok atau tidak untuk usaha Anda
Pesan lewat QR paling berguna kalau tamu duduk cukup lama dan sering memesan lebih dari sekali, misalnya di kafe tempat orang bekerja atau mengobrol.
Cara ini kurang cocok, atau perlu disesuaikan, kalau:
- Sebagian besar tamu memesan di kasir lalu membawa pulang. Kode QR di meja akan jarang dipakai.
- Tamu memilih lauk langsung dari etalase, seperti di warung prasmanan. Menunjuk lauk lebih cepat daripada mencarinya di ponsel.
- Sinyal di area duduk lemah. Tamu memesan di halaman online, jadi ponselnya butuh internet. Kalau ada Wi-Fi untuk tamu, tulis nama jaringan dan kata sandinya di kartu meja.
Tamu yang tidak mau memindai tetap bisa memesan ke pelayan atau kasir seperti biasa.
Yang dilakukan tamu di meja
Di Kazeer, tamu memindai kode QR di mejanya, lalu memesan di halaman online toko Anda. Selain memilih menu dan memasukkan voucher kalau ada, tamu mengisi data berikut:
| Yang diisi tamu | Yang perlu Anda perhatikan |
|---|
| Nama | Membantu memastikan pesanan sampai ke orang yang tepat. |
| Nomor WhatsApp | Data pribadi tamu. Pakai hanya untuk keperluan yang tamu setujui. |
| Nomor meja | Terisi sendiri dari kode QR. Kode QR yang tertukar membuat makanan diantar ke meja yang salah. |
| Cara bayar | Bayar di kasir, QRIS, virtual account, atau e-wallet, sesuai pilihan yang Anda izinkan. |
Yang perlu disiapkan dulu
Cara bayar yang Anda izinkan
Dengan pembayaran online, tamu membayar dari ponselnya. Bayar di kasir memberi jalan untuk tamu yang ingin membayar tunai atau kartu, tetapi harus ada yang menagihnya nanti.
Kalau Anda hanya mengizinkan pembayaran online, tamu yang tidak punya e-wallet atau mobile banking perlu memesan lewat pelayan atau kasir. Tanyakan juga ke tim Kazeer biaya setiap cara bayar online, kalau ada, dan kapan dananya masuk ke rekening penarikan Anda.
Nomor meja dan letak kode QR
Beri setiap meja nomor sendiri, tempel nomornya di meja, dan pastikan nomor itu sama dengan nomor meja di kode QR-nya. Kalau dua meja digabung untuk rombongan, minta mereka memesan dari satu kode QR saja, supaya pesanannya tidak terpecah.
Taruh kode QR di tempat yang bisa dipindai dari kursi, tidak tertutup piring atau tempat tisu, dan cukup terang di malam hari. Laminasi atau stand akrilik melindunginya dari tumpahan. Simpan satu set kode QR cadangan di dekat kasir.
Setiap pagi, pastikan tidak ada stiker kode QR lain di atas kode QR Anda, karena kode palsu bisa mengarahkan tamu ke halaman pembayaran orang lain.
Di kasir, tamu bisa bertanya isi sebuah menu. Di ponsel, tamu hanya membaca. Buka halaman pesanan di ponsel Anda dan baca menunya seperti tamu baru. Yang biasanya perlu diperbaiki:
- Singkatan yang hanya dipahami karyawan, atau nama yang tidak menjelaskan isinya, seperti KSA atau Kopi Kita. Tulis lengkap dan tambahkan bahan utamanya: Kopi Susu Aren, Kopi Kita (espresso, susu, karamel).
- Menu pedas, atau yang mengandung kacang atau udang. Tulis di namanya, karena tamu yang memesan sendiri tidak diingatkan pelayan.
Saat pesanan masuk
Pesanan dari kode QR diteruskan ke dapur seperti pesanan dari kasir, jadi kasir dan dapur membaca pesanan yang sama. Arti status pesanan di dapur ada di panduan alur pesanan kasir ke dapur.
Status bayar dan status dapur berjalan sendiri-sendiri. Pesanan Dine-In tetap Belum Bayar selama melewati Menunggu, Dimasak, dan Diantar, jadi pesanan yang sudah diantar belum tentu sudah dibayar.
Di Kazeer, setiap karyawan punya login sendiri dengan peran seperti kasir, dapur, atau pelayan. Untuk pesanan meja, tentukan di setiap shift:
- Siapa yang mengecek pesanan meja baru. Pesanan ini tidak lewat pelayan, jadi yang janggal perlu cepat ketahuan, misalnya sepuluh porsi dari meja untuk dua orang. Tanyakan ke meja itu sebelum dapur memasak. Pesanan yang belum dibayar bisa dibatalkan, juga dari layar dapur.
- Siapa yang mengantar. Cocokkan nomor meja dulu, lalu sebut nama tamu yang tercatat di pesanan sebelum menaruh piring.
- Siapa yang berkeliling membantu tamu yang kesulitan memindai, dan mengganti kode QR yang basah atau hilang.
- Siapa yang mengingatkan tamu untuk bayar di kasir sebelum pulang.
Pesanan yang dibayar di kasir
Pesanan dengan pilihan bayar di kasir tetap Belum Bayar, berapa lama pun tamu duduk, sampai kasir mencatat pembayarannya di pesanan itu. Kalau satu meja memesan lebih dari sekali, atau setiap tamu memesan sendiri, periksa semua pesanan Belum Bayar dari meja itu sebelum tamu pergi.
Shift kasir bisa ditutup walaupun masih ada pesanan yang belum dibayar. Pesanan itu tidak dihitung sebagai pendapatan, dan di rincian shift tampil sebagai "BELUM BAYAR". Jadi, sebelum menutup shift, kasir memeriksa setiap pesanan Belum Bayar.
Contoh: Shift sore akan ditutup, dan masih ada tiga pesanan meja berstatus Belum Bayar.
| Meja | Total | Keadaan sebenarnya | Yang dilakukan |
|---|
| 3 | Rp54.000 | Tamu masih duduk | Tagih dulu, atau tulis di catatan serah terima siapa yang menagih |
| 5 | Rp68.000 | Tamu sudah bayar tunai, tetapi belum dicatat | Catat pembayarannya sekarang |
| 9 | Rp41.000 | Pesanan dobel, pesanan pertama sudah dibayar | Batalkan yang dobel. Pembatalannya tetap terlihat di catatan |
Yang benar-benar penjualan hanya Meja 3 dan Meja 5: Rp54.000 + Rp68.000 = Rp122.000. Kalau shift ditutup tanpa pengecekan ini, Rp122.000 itu tidak masuk pendapatan shift, dan tagihan Meja 3 bisa terlewat kalau tamunya pulang tanpa ditagih. Laci juga berisi Rp68.000 lebih banyak daripada tunai yang tercatat, dan pesanan dobel Meja 9 (Rp41.000) masih tampak seperti tagihan yang belum dibayar.
Kalau ada tamu yang pergi tanpa membayar, pesanannya tetap Belum Bayar. Tentukan sejak awal siapa yang memutuskan pembatalannya, dan minta kasir mencatat alasannya di buku pembatalan, karena Kazeer tidak menanyakannya. Langkah mencocokkan uang di akhir hari ada di panduan tutup kasir.
Kartu meja dan nomor WhatsApp tamu
Kartu kecil di samping kode QR membantu tamu yang baru pertama kali memakainya. Sesuaikan cara bayarnya dengan pilihan yang Anda izinkan.
Contoh: Pesan dari meja ini. Pindai kode QR, pilih menu, lalu isi nama dan nomor WhatsApp. Nomor meja terisi sendiri. Bayar dari ponsel dengan QRIS atau e-wallet, atau pilih bayar di kasir sebelum pulang. Kami tidak akan mengirim promosi ke nomor ini tanpa izin Anda. Perlu bantuan? Panggil pelayan kami.
Kalimat soal nomor WhatsApp adalah janji Anda kepada tamu, jadi tepati. Di Kazeer, pesanan yang mencatat nomor telepon otomatis menyimpan data pelanggan, jadi nomor tamu bisa tetap tersimpan setelah tamu pulang. Janji itu berlaku juga untuk nanti. Jangan memasukkan nomor dari pesanan ke daftar siaran atau grup promo. Untuk kabar menu baru, minta izin terpisah. Caranya ada di panduan mengajak pelanggan kembali lewat WhatsApp.
Kalau kartu meja juga memuat kode QR WhatsApp untuk kabar menu, beri judul di atas masing-masing kode, misalnya "Pesan di sini" dan "Kabar menu baru".
Daftar cek minggu pertama
Mulailah di hari kerja yang biasanya sepi, supaya tim sempat terbiasa sebelum akhir pekan.
Sebelum hari pertama:
- Pindai setiap kode QR dan cocokkan nomor meja yang terisi dengan nomor di meja itu.
- Beri tahu dapur dulu supaya pesanan percobaan tidak dimasak, lalu buat pesanan dengan pilihan bayar di kasir dan batalkan.
- Untuk mencoba pembayaran online, pesan satu menu murah, bayar sungguhan, dan anggap sebagai penjualan biasa, karena pesanan yang sudah dibayar tidak bisa dibatalkan.
- Baca daftar menu dari ponsel dan perbaiki nama yang membingungkan.
- Sampaikan ke semua karyawan cara bayar yang diizinkan dan pembagian tugas di setiap shift.
Setiap hari selama minggu pertama:
- Sebelum menutup shift, periksa semua pesanan Belum Bayar.
- Catat pertanyaan tamu soal menu dan pesanan yang sampai ke meja yang salah, lalu perbaiki nama menu atau cek kode QR meja itu.
Untuk menilai dampaknya ke penjualan, pakai panduan rata-rata belanja. Hati-hati: kalau setiap tamu membayar sendiri, satu meja berempat bisa menjadi empat transaksi, dan rata-rata belanja per transaksi turun walaupun belanja mejanya sama.
Table order tercantum di ketiga paket Kazeer. Di Paket Gratis, platform fee Rp500 per transaksi dibebankan ke pelanggan, jadi empat transaksi dari satu meja berarti empat kali platform fee.