Poin penting
- Hitung HPP dan harga jual setiap menu sebelum memasukkannya ke aplikasi kasir.
- Berikan peran dan akses setiap karyawan sesuai tugas dan outletnya sebelum shift pertama.
- Uji coba dengan pesanan sungguhan sehari atau dua hari sebelum buka, termasuk tunai, QRIS, kartu, dan dapur.
- Training karyawan dari tim Kazeer termasuk di Standar Bulanan dan Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis.
Menjelang kafe pertama buka, perhatian biasanya habis untuk renovasi, alat bar, dan perizinan. Bagian kasir mudah tertunda sampai sehari sebelum buka, padahal di situlah pesanan pertama dicatat dan pembeli pertama membayar. Kalau menu belum lengkap di aplikasi atau printer belum pernah dicoba, antrean hari pertama yang menanggungnya.
Panduan ini hanya membahas sisi kasir: menu dan harga, cara bayar, pembagian tugas, stok awal, uji coba, dan paket. Di bagian akhir ada daftar cek untuk seminggu sebelum buka, sehari sebelum buka, dan hari pertama.
Siapkan daftar menu final sebelum memasukkannya ke aplikasi kasir. Untuk setiap menu, tulis:
- Nama menu, persis seperti di papan menu, supaya kasir mudah mencarinya.
- Kategori, misalnya kopi, nonkopi, makanan, dan camilan.
- HPP, yaitu biaya bahan dan kemasan untuk satu porsi.
- Harga jual.
Kalau satu menu dijual panas dan dingin dengan harga berbeda, tulis sebagai dua baris supaya harganya tidak tertukar. Kalau ada harga paket, misalnya kopi dan roti, atau harga promo, atur harganya di fitur promo Kazeer.
Hitung HPP dulu, baru tentukan harga. Cara menghitung HPP ada di panduan HPP per menu, dan cara menentukan harga dari HPP ada di panduan harga jual menu.
Putuskan juga apakah harga di menu sudah termasuk pajak. Di Kazeer, PPN maupun pajak daerah bisa diatur, dan HPP serta pajak tercatat dari setiap penjualan. Pajak mana yang berlaku untuk usaha Anda dan berapa tarifnya sebaiknya dipastikan ke konsultan pajak atau kantor pajak setempat.
Menu yang lebih pendek di minggu-minggu pertama lebih mudah dihafal kasir, stoknya lebih mudah dihitung, dan bahan yang terbuang lebih sedikit. Menu bisa ditambah setelah Anda tahu apa yang laku.
Cara bayar, perangkat, dan struk
Kazeer mencatat pembayaran tunai, QRIS dinamis, dan kartu di pesanan yang sama. Siapkan ketiganya sebelum buka:
- Tunai: siapkan modal awal dengan cukup uang kecil untuk kembalian. Cara menetapkannya ada di panduan tutup kasir.
- QRIS dinamis: kode QR dibuat untuk setiap transaksi dan sudah memuat jumlah tagihan, jadi pembeli tidak perlu mengetik nominalnya. Pembayaran online dengan QRIS dinamis termasuk di ketiga paket. Tanyakan ke tim Kazeer jauh hari sebelum buka apa saja yang perlu disiapkan dan ke rekening mana dananya masuk.
- Kartu: kalau Anda ingin menerima kartu, siapkan alat pembayarannya dan coba sebelum hari pertama.
Kazeer bisa dipakai di ponsel, tablet, dan komputer. Pilih perangkat untuk kasir, dapur, dan pelayan sesuai meja kasir dan alur pesanan Anda. Panduannya ada di artikel tentang perangkat kasir.
Untuk struk, sambungkan printer struk lalu cetak dari aplikasi kasir. Siapkan kertas cadangan sejak awal.
Siapa memegang apa
Di Kazeer, setiap karyawan punya login dan peran sendiri, dan aksesnya diatur per tugas dan per outlet:
| Peran | Tugasnya |
|---|
| Owner | Anda. Mengatur menu, harga, dan akses karyawan, serta membaca laporan. |
| Kasir | Mencatat pesanan Dine-In atau Take away, menerima pembayaran, dan mencetak struk. |
| Kitchen staff | Membaca pesanan yang diteruskan ke dapur atau bar. |
| Pelayan | Melayani tamu di meja. |
Tulis nama orang untuk setiap peran, lalu berikan aksesnya sebelum shift pertama, bukan saat pembeli sudah antre. Jangan pinjamkan akun owner ke siapa pun. Caranya ada di panduan akses karyawan.
Di Kazeer, karyawan absen masuk dan pulang dari ponselnya dengan swafoto, yang dicocokkan dengan wajah yang sudah dia daftarkan. Kalau perannya diwajibkan berlokasi, lokasinya juga dicocokkan dengan outlet tempat dia bekerja, dan absen masuk gagal kalau tidak sesuai. Jadi minta semua karyawan mendaftarkan wajahnya dan mencoba absen di outlet sebelum hari pertama. Di aplikasi, catatan absensinya, termasuk swafoto dan lokasi, hanya ditampilkan ke owner. Panduannya ada di artikel absensi dengan swafoto, dan cara menyusun jadwalnya ada di panduan jadwal shift.
Stok awal
Daftar barang yang disiapkan sekarang akan Anda pakai setiap hari setelah buka. Langkahnya:
- Dari resep setiap menu, tulis semua bahan dan kemasan yang dipakai.
- Hitung stok awal dengan satuan yang sama dengan resep, misalnya gram, ml, atau pcs.
- Masukkan daftar barang, stok awal, dan resep setiap menu ke Kazeer.
- Tandai bahan yang kalau habis membuat menu andalan tidak bisa dijual. Bahan inilah yang dihitung setiap hari.
Di Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep menu itu, dan stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Pengurangan otomatis itu mengikuti penjualan, jadi bahan yang tumpah atau terbuang tidak ikut terhitung. Di minggu pertama, Anda juga belum tahu pemakaian harian. Jadi hitung stok setiap hari sejak hari pertama. Setelah satu atau dua minggu, catatan itu menjadi dasar stok minimum. Caranya ada di panduan cek stok bahan baku, dan cara menyimpan bahan supaya yang lama terpakai lebih dulu ada di panduan FIFO.
Uji coba sebelum hari pertama
Ajak keluarga atau teman datang satu atau dua hari sebelum buka, dan minta mereka memesan seperti pembeli biasa. Cara paling sederhana supaya laporan tetap bersih adalah menjadikannya penjualan sungguhan: mereka membayar harga normal. Kalau Anda memakai pesanan latihan, ingat bahwa pesanan yang sudah lunas tidak bisa dibatalkan. Pesanan latihan yang belum dibayar bisa dibatalkan setelah uji coba selesai, dan pembatalannya tetap terlihat di catatan, jadi Anda bisa mengecek pesanan mana yang hanya latihan.
Pastikan uji coba mencakup semua situasi ini:
- Pesanan Dine-In dengan nomor meja.
- Pesanan Take away.
- Pembayaran tunai dengan uang besar, supaya kasir berlatih menghitung kembalian.
- Pembayaran dengan QRIS dinamis.
- Pembayaran dengan kartu, kalau Anda menerimanya.
- Pesanan yang sampai di dapur, lalu statusnya berpindah dari Menunggu ke Dimasak dan Selesai.
- Struk yang tercetak.
- Pembeli yang berubah pikiran setelah pesanannya dicatat. Kasir memanggil Anda, dan Anda yang memutuskan cara membereskannya, misalnya membatalkan pesanan itu selama belum dibayar, lalu mencatat yang baru.
Setelah uji coba, buka laporan penjualan hari ini. Laporannya bertambah sendiri, jadi semua pesanan uji coba seharusnya sudah tercatat. Tutup dengan latihan tutup kasir.
Demo, training, dan memilih paket
Jadwalkan demo bersama tim Kazeer sebelum memasukkan menu. Di demo, Anda melihat cara mencatat pesanan sampai laporannya. Ceritakan juga perangkat dan printer yang sudah Anda miliki, supaya tim Kazeer dapat membantu mencocokkannya.
Training karyawan dari tim Kazeer termasuk di Paket Standar Bulanan dan Paket Standar Tahunan, tidak di Paket Gratis. Kalau Anda memilih Paket Standar, jadwalkan training sebelum uji coba. Kalau memilih Paket Gratis, Anda sendiri yang melatih. Rencana latihannya ada di panduan melatih kasir baru.
Ringkasan paketnya:
| Paket | Biaya | Catatan |
|---|
| Paket Gratis | Rp0 selamanya | Platform fee Rp500 per transaksi dibebankan ke pelanggan, deposit awal Rp50.000, tanpa training karyawan |
| Standar Bulanan | Rp250.000 per bulan | Tanpa platform fee, termasuk training karyawan |
| Standar Tahunan | Rp2.000.000 per tahun | Tanpa platform fee, termasuk training karyawan dan stand tablet gratis |
Ketiga paket sama-sama memuat akses owner, kasir, kitchen staff, dan table order, QRIS dinamis, inventori dan chatbot Kazeer AI, serta Customer Support (WhatsApp 24 jam, dibalas tim setiap hari pukul 09.00 sampai 21.00 WIB).
Biaya paket berlaku per outlet, jadi angka di tabel adalah biaya untuk satu outlet. Platform fee di Paket Gratis dipotong dari saldo deposit awal itu, supaya saldonya tidak minus.
Kafe baru belum punya catatan jumlah transaksi, jadi pakai perkiraan dulu. Cara menghitungnya ada di panduan memilih paket, dan rinciannya ada di bagian harga.
Daftar cek sebelum dan saat buka
Seminggu sebelum buka
- Daftar menu, HPP, dan harga jual sudah final.
- Demo dengan tim Kazeer sudah dilakukan, dan paket sudah dipilih.
- Menu dan harga sudah masuk ke Kazeer.
- Perangkat kasir, perangkat dapur, dan printer struk sudah tersambung dan dicoba.
- Persiapan QRIS dinamis sudah ditanyakan dan diurus.
- Setiap karyawan sudah punya peran dan akses sesuai tugas dan outletnya.
- Training karyawan sudah dijadwalkan, atau latihan sendiri sudah disiapkan.
Sehari sebelum buka
- Uji coba pesanan sudah mencakup semua situasi di atas.
- Stok awal sudah dihitung dan dicatat.
- Modal awal dengan cukup uang kecil sudah siap.
- Kertas struk cadangan tersedia.
- Semua karyawan sudah mendaftarkan wajahnya dan mencoba absen masuk dan pulang dengan swafoto di outlet.
- Jadwal shift minggu pertama sudah ditempel.
Hari pertama
- Datang lebih awal. Nyalakan perangkat dan printer, cek kertas struk, dan pastikan internet tersambung.
- Catat modal awal di buku kas.
- Anda, atau orang yang paling paham alur kasir, berdiri di dekat kasir selama jam ramai pertama.
- Tulis setiap kendala di satu kertas. Selesaikan yang mendesak, dan sisanya dibahas setelah tutup.
- Lakukan tutup kasir bersama kasir di akhir hari.
- Besok paginya, baca laporan penjualan dan cek stok, lalu pilih satu atau dua hal untuk diperbaiki. Urutan bacanya ada di panduan laporan penjualan harian.