Poin penting
- Perkirakan ramainya per tanggal dari catatan penjualan Anda sendiri: bagi penjualan hari libur tahun lalu dengan penjualan Sabtu biasa, lalu pakai pengalinya untuk tahun ini. Dalam contoh, 120 gelas × 1,5 = 180 gelas kopi susu, atau 27 liter susu UHT.
- Tanyakan ke setiap suplier kapan mereka tutup serta kapan kiriman terakhir dan pertama. Pesan bahan tahan lama lebih awal sesuai ruang simpan, biji kopi secukupnya saja, dan sepakati tanggal kirim bahan segar sekarang.
- Buka pengajuan cuti dengan batas waktu dan dahulukan karyawan yang merayakan Natal untuk libur di hari Natal. Susun shift hari tersibuk dari perkiraan per tanggal, latih tenaga tambahan sebelum ramai, dan umumkan jam buka hari libur, termasuk jam khusus di Profil Bisnis Google.
- Di Kazeer, stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan dan Kazeer AI mengirim peringatan stok menipis ke owner dan admin toko. Tetap cocokkan dengan hitungan fisik, karena bahan yang terbuang tidak ikut terhitung.
Bayangkan tanggal 26 Desember, jam 7 malam. Kafe penuh sejak sore, antrean sampai ke pintu, lalu barista bilang susu tinggal dua karton. Suplier susu Anda tutup sampai awal Januari, dan dua karyawan sedang pulang kampung.
Libur Natal dan Tahun Baru tinggal sekitar delapan minggu lagi. Waktu itu cukup untuk menyiapkan stok, karyawan, menu, dan jam buka, asalkan Anda mulai minggu ini. Semua angka di artikel ini adalah contoh.
Perkirakan ramainya dari catatan penjualan
Kalau ada catatan penjualan akhir tahun lalu, lihat per hari, dari 24 Desember sampai 1 Januari. Bagi penjualan setiap hari libur dengan penjualan Sabtu biasa di bulan November tahun lalu. Hasilnya menjadi pengali untuk tahun ini. Perhatikan juga harinya: 25 Desember dan 1 Januari tahun lalu jatuh di hari Kamis, tahun ini di hari Jumat, sehingga liburnya menyambung dengan akhir pekan.
Kalau belum punya catatan tahun lalu, pakai penjualan Sabtu atau Minggu tersibuk dalam dua bulan terakhir sebagai perkiraan hari libur tersibuk, lalu perbarui setelah dua atau tiga hari libur pertama.
Libur tidak selalu membuat outlet lebih ramai. Outlet di dekat kampus atau perkantoran bisa justru sepi karena banyak orang pulang kampung, sedangkan outlet di daerah wisata bisa jauh lebih ramai.
Contoh: Tahun lalu, pada Sabtu biasa di bulan November terjual 100 gelas kopi susu, dan pada hari tersibuk selama libur 150 gelas. Pengalinya 150 ÷ 100 = 1,5. Tahun ini, pada Sabtu biasa terjual 120 gelas, jadi perkiraan hari tersibuk 120 × 1,5 = 180 gelas.
| Contoh hitungan | Sabtu biasa | Hari tersibuk |
|---|
| Kopi susu terjual | 120 gelas | 180 gelas |
| Susu UHT, 150 ml per gelas | 18 liter | 27 liter |
Pakai takaran resep Anda sendiri, dan hitung setiap hari libur terpisah, karena pola 25 dan 31 Desember bisa berbeda. Perkiraan per tanggal itulah dasar stok, jadwal karyawan, dan uang kembalian. Cara membaca catatan penjualan per hari ada di panduan laporan penjualan harian.
Stok dan jadwal suplier
Suplier juga libur. Minggu ini, tanyakan ke setiap suplier tanggal berapa mereka tutup, kapan kiriman terakhir sebelum libur dan kiriman pertama sesudahnya, serta jam batas pesan di hari-hari itu. Tulis jawabannya di satu kalender.
Lalu bagi bahan menjadi dua kelompok:
- Bahan tahan lama, seperti susu UHT, sirup, gula, cup, dan tutup. Pesan lebih awal untuk menutup hari-hari ketika suplier tutup, dan pastikan stok tambahan habis sebelum tanggal kedaluwarsanya. Untuk biji kopi, tanyakan tanggal sangrai ke roaster dan pesan secukupnya, karena rasanya menurun beberapa minggu setelah disangrai.
- Bahan segar, seperti susu segar, roti, sayur, dan daging, yang tidak bisa disimpan berminggu-minggu. Sepakati tanggal kirimnya dengan suplier sekarang.
Sesuaikan juga stok minimum, yang di panduan stok bahan baku dihitung dari pemakaian tertinggi sehari dikali lama kiriman. Selama libur, pakai pemakaian dari perkiraan hari tersibuk, dan hitung lama kiriman sampai kiriman pertama setelah suplier buka lagi.
Contoh: Suplier susu tutup, sehingga kiriman berikutnya baru datang 3 hari setelah kiriman terakhir. Dengan perkiraan 27 liter sehari, stok susu UHT setelah kiriman terakhir perlu 27 × 3 = 81 liter, atau 81 karton satu liter.
Delapan puluh satu karton butuh tempat, jadi cek rak, gudang, kulkas, dan freezer sebelum memesan. Susun stok supaya barang yang kedaluwarsa paling awal dipakai lebih dulu, seperti di panduan FIFO dan FEFO. Masukkan juga gas, air galon, es batu, kertas struk, dan kantong take away ke daftar. Untuk bahan menu andalan, siapkan suplier cadangan seperti di panduan memilih suplier.
Cuti dan shift hari ramai
Karyawan kemungkinan ingin libur di tanggal yang sama dengan pelanggan. Buka pengajuan cuti sekarang dengan batas waktu, misalnya akhir November, lalu umumkan keputusannya di awal Desember supaya karyawan sempat mengatur rencana pulang kampung.
Kalau tidak semua bisa libur, dahulukan karyawan yang merayakan Natal untuk libur di hari Natal, lalu pakai giliran yang sama untuk semua orang: yang libur saat Natal masuk saat Tahun Baru, atau sebaliknya. Catat giliran tahun ini untuk tahun depan.
Susun jadwal hari tersibuk dari perkiraan per hari tadi: tambah orang di jam ramai, dan siapkan satu orang cadangan yang bisa dihubungi kalau ada yang sakit. Cara menumpuk shift di sekitar jam ramai ada di panduan jadwal shift.
Kalau butuh pekerja harian atau paruh waktu, cari sekarang dan latih sebelum ramai. Mengantar pesanan dan membereskan meja cepat dipelajari, jadi biarkan kasir dipegang karyawan berpengalaman. Kalau tenaga tambahan harus di kasir, mulai rencana melatih kasir baru paling lambat dua minggu sebelum libur.
Catatan: Lembur, upah di hari libur, dan hak cuti mengikuti aturan ketenagakerjaan yang berlaku dan perjanjian kerja dengan karyawan. Pastikan aturannya sebelum Anda mengumumkan jadwal.
Setiap menu khusus akhir tahun menambah bahan untuk distok dan langkah untuk dihafal dapur. Batasi dua atau tiga menu yang memakai bahan yang sudah ada di rak Anda. Di hari tersibuk, coret sementara menu yang lama dibuat supaya pesanan keluar lebih cepat.
Untuk keluarga dan rombongan, harga paket mempercepat pemesanan, misalnya empat minuman dan dua camilan dengan satu harga. Di hari yang sudah pasti ramai, potongan besar hanya mengurangi laba kotor dari pembeli yang tetap akan datang, jadi cukup beri potongan kecil atau tanpa potongan. Sebelum menetapkan harganya, hitung laba kotor paket dengan HPP, seperti di artikel promo jam sepi.
Bakery dan toko kue bisa membuka pre-order kue kering atau hampers dengan dua batas. Tanggal tutupnya adalah hari terakhir yang masih cukup untuk membeli bahan dari suplier dan memproduksi sebelum tanggal ambil. Hitung jumlah maksimalnya dari kapasitas produksi setelah dikurangi jualan harian. Misalnya dapur Anda sanggup membuat 40 toples sehari, 10 di antaranya untuk etalase, dan ada 10 hari produksi sampai tanggal ambil terakhir, jadi pre-order paling banyak 30 × 10 = 300 toples. Pesanan yang diambil lebih awal hanya bisa memakai hari produksi sebelumnya, jadi cek juga kapasitas per tanggal ambil. Tutup pre-order begitu salah satu batas tercapai. Catat setiap pesanan dengan nama, nomor WhatsApp, isi pesanan, tanggal ambil, dan status DP atau pelunasan.
Jam buka, reservasi, dan kas
Putuskan jam buka setiap hari libur, termasuk hari tutup dan hari dengan jam lebih panjang, misalnya malam 31 Desember. Umumkan di semua tempat pelanggan mencarinya: jam khusus di Profil Bisnis Google, Instagram, status WhatsApp, dan kertas di pintu. Caranya ada di panduan Profil Bisnis Google.
Tetapkan aturan reservasi hari tersibuk sebelum reservasi pertama masuk, terutama untuk rombongan besar yang perlu memilih menu lebih dulu, seperti di artikel reservasi meja.
Siapkan modal awal dengan lebih banyak pecahan kecil untuk hari tersibuk, dan tutup kasir di setiap pergantian shift supaya selisih ketahuan per shift. Beberapa kali sehari, pindahkan sebagian uang dari laci ke tempat aman, minta dua orang menghitung serta mencatatnya, lalu tambahkan jumlah itu ke hasil hitungan saat tutup kasir. Cek juga jam buka bank selama libur untuk menentukan kapan menyetor. Langkah tutup kasir ada di panduan tutup kasir harian.
Bagian yang bisa dibantu Kazeer
Kalau Anda memakai Kazeer, sebagian persiapan ini bisa Anda kerjakan di aplikasi yang sama dengan kasir:
- Laporan penjualan hari ini bertambah sendiri dan catatan penjualan memuat barang yang terjual, jadi catat jumlah gelas setiap Sabtu pada hari itu juga.
- Stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan, dan setelah transaksi Kazeer AI mengirim peringatan stok menipis atau habis ke owner dan admin toko. Peringatan ini membantu di antara hitungan harian, tetapi bahan yang terbuang tidak ikut terhitung, jadi tetap cocokkan dengan hitungan fisik.
- Kalau cabang Anda lebih dari satu, Anda bisa memindahkan barang ke cabang yang kekurangan sebelum belanja mendadak.
- Anda mengatur harga paket dan harga promo di fitur promo Kazeer.
- Kazeer menampilkan total per cara bayar dan per shift kasir sebagai angka pembanding saat tutup kasir.
- Tenaga tambahan bisa mendapat login sendiri, dengan akses sesuai tugas dan outletnya.
Jadwal delapan minggu dan setelah libur
- Minggu ini: hitung perkiraan per hari, tanyakan jadwal libur suplier, buka pengajuan cuti, dan mulai cari tenaga tambahan.
- Akhir November: tentukan menu musiman dan harga paket, lalu buka pre-order.
- Awal Desember: umumkan keputusan cuti dan jam buka hari libur, latih tenaga tambahan, dan tetapkan aturan reservasi.
- Pertengahan Desember: pesan bahan tahan lama, umumkan jadwal shift, dan tutup pre-order.
- Selama libur: hitung stok setiap hari dan tutup kasir di setiap pergantian shift.
Di minggu pertama Januari, bandingkan perkiraan per hari dengan penjualan sebenarnya, catat bahan yang habis lebih dulu atau tersisa banyak, dan tanyakan ke karyawan jam berapa mereka paling kewalahan. Simpan catatan itu bersama kalender suplier, supaya persiapan tahun depan dimulai dari angka Anda sendiri.