Poin penting
- Ubah setiap penawaran ke biaya per satuan yang terpakai: masukkan ongkos kirim, minimum order, dan bagian yang terbuang saat sayur, daging, atau ayam dibersihkan.
- Sebelum pindah, pesan sedikit dulu, dua atau tiga kali, lalu cicipi menunya berdampingan dengan versi dari suplier sekarang. Tanyakan hari kirim, jam batas pesan, lama kiriman, dan apa yang terjadi kalau barang kosong.
- Sepakati cara bayar dan pemberitahuan kenaikan harga secara tertulis, minta nota dengan harga per barang, dan siapkan suplier cadangan untuk bahan menu andalan.
- Di Kazeer, stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan, dan setelah transaksi Kazeer AI mengirim peringatan stok menipis atau habis ke owner dan admin toko, jadi Anda tahu kapan perlu menghubungi suplier.
Bayangkan suplier baru menawarkan susu UHT Rp17.000 per liter, Rp1.000 lebih murah daripada suplier Anda sekarang. Lalu ternyata ada ongkos kirim Rp30.000 setiap kali kirim, dan untuk jumlah yang biasa Anda pesan, biaya per liternya malah lebih mahal.
Harga di daftar harga suplier hanya salah satu angka. Bandingkan biaya untuk bahan yang benar-benar terpakai, lalu kualitas, jadwal kirim, dan cara bayarnya. Hasilnya bisa Anda catat di satu lembar suplier.
Bandingkan biaya per satuan yang terpakai
Ukuran kemasan, ongkos kirim, dan minimum order membuat harga per kemasan sulit dibandingkan. Ubah semuanya ke biaya per satuan yang Anda pakai di resep, misalnya per liter, per kg, atau per pcs untuk gelas dan tutup:
- Biaya per satuan terpakai = (harga barang + ongkos kirim) ÷ jumlah yang benar-benar terpakai
Kalau satu ongkos kirim mencakup beberapa barang, bagi ongkos itu sebanding dengan nilai belanja tiap barang.
Contoh hitungan untuk pesanan 2 dus susu UHT isi 12 kotak 1 liter, dengan harga contoh dari panduan HPP per menu:
| Suplier A (sekarang) | Suplier B (baru) |
|---|
| Harga per liter di daftar harga | Rp18.000 | Rp17.000 |
|---|
| Harga 2 dus (24 liter) | Rp432.000 | Rp408.000 |
|---|
| Ongkos kirim | Rp0 | Rp30.000 |
|---|
| Total dibayar | Rp432.000 | Rp438.000 |
|---|
| Biaya per liter | Rp18.000 | Rp18.250 |
|---|
Suplier B lebih murah Rp1.000 per liter di daftar harga, tetapi lebih mahal Rp250 per liter setelah ongkos kirim: Rp438.000 ÷ 24 = Rp18.250. Kalau Anda memesan 4 dus sekali kirim, hitungannya berubah. Harga 4 dus Rp816.000, ditambah ongkos kirim menjadi Rp846.000, lalu dibagi 48 liter sama dengan Rp17.625 per liter. Pesanan sebesar itu hanya menguntungkan kalau 48 liter habis sebelum tanggal kedaluwarsanya dan tempat penyimpanan Anda cukup.
Hitung minimum order dengan cara yang sama. Kalau suplier mewajibkan 5 kg sekali pesan, tetapi hanya 4 kg yang terpakai sebelum rusak, bagi harganya dengan 4 kg, bukan 5 kg.
Untuk sayur, buah, daging, dan ayam, hitung juga bagian yang terbuang saat dibersihkan. Timbang barang sebelum dibersihkan, bersihkan seperti biasa, lalu timbang bagian yang dipakai. Berat terpakai dibagi berat awal adalah persentase terpakainya. Ulangi di dua atau tiga kiriman, karena hasilnya bisa berbeda.
Contoh hitungan untuk dada ayam:
| Dada ayam utuh, Suplier C | Fillet dada ayam, Suplier D |
|---|
| Harga per kg | Rp45.500 | Rp57.000 |
|---|
| Terpakai dari 1 kg setelah dibersihkan | 700 g (70%) | 950 g (95%) |
|---|
| Biaya per kg terpakai | Rp65.000 | Rp60.000 |
|---|
Rp45.500 ÷ 0,7 = Rp65.000 dan Rp57.000 ÷ 0,95 = Rp60.000. Fillet yang terlihat Rp11.500 lebih mahal per kg ternyata Rp5.000 lebih murah untuk setiap kg yang sampai ke piring, dan juru masak tidak perlu memisahkan tulang dan kulit.
Uji kualitas lewat pesanan percobaan
Perbandingan biaya hanya adil kalau kualitas barangnya setara. Sebelum pindah, pesan sedikit dulu, dua atau tiga kali, masing-masing cukup untuk beberapa hari.
- Buat menu yang memakai bahan itu dengan resep yang sama, lalu cicipi berdampingan dengan versi dari suplier sekarang. Ajak barista atau juru masak ikut mencicipi.
- Untuk barang yang dijual per kg, timbang beberapa bungkus dan bandingkan dengan berat di nota.
- Periksa apakah ukuran, kematangan, dan mereknya sama di setiap kiriman. Untuk gelas dan tutup, coba beberapa gelas berisi minuman dingin: tutupnya harus rapat dan gelasnya tidak bocor.
- Putuskan setelah beberapa kiriman, bukan satu. Kiriman pertama belum tentu mewakili kiriman berikutnya.
Cara memeriksa kemasan, suhu barang dingin, dan tanggal kedaluwarsa saat barang datang ada di panduan FIFO dan FEFO. Pakai pemeriksaan yang sama untuk suplier lama dan baru.
Tanyakan jadwal kirim sejak awal
Suplier yang murah tetapi sering terlambat membuat Anda belanja mendadak dengan harga eceran. Tanyakan hal-hal ini sebelum memesan:
- Hari apa saja suplier mengirim, dan jam berapa barang biasanya sampai.
- Jam batas pesan. Kalau Anda memesan setelah jam itu, suplier biasanya baru mengirim di jadwal berikutnya.
- Lama kiriman, dari Anda memesan sampai barang datang. Anda memakai angka ini untuk menghitung stok minimum, seperti di panduan cek stok bahan baku harian. Makin lama kirimannya, makin banyak stok yang harus Anda simpan.
- Apa yang terjadi kalau barang kosong. Apakah suplier memberi tahu sebelum mengirim, atau langsung mengganti dengan merek lain?
Minta suplier bertanya dulu kepada Anda sebelum mengganti merek, karena merek lain bisa mengubah rasa menu dan HPP-nya.
Selama sebulan pertama, catat setiap kiriman: tepat waktu atau terlambat, lengkap atau kurang, dan ada barang pengganti atau tidak.
Sepakati cara bayar dan nota
Ada suplier yang minta dibayar saat barang datang, ada juga yang memberi tempo, misalnya dua minggu setelah kiriman. Tempo membantu saat uang sedang ketat, tetapi catat utangnya beserta tanggal jatuh tempo supaya tidak menumpuk. Tanyakan juga apakah harganya sama untuk bayar langsung dan bayar tempo.
Sepakati secara tertulis, misalnya lewat chat WhatsApp: harga per satuan, cara bayar, lama tempo, dan berapa hari sebelumnya suplier memberi tahu kalau harga naik.
Minta nota untuk setiap kiriman, berisi tanggal, nama barang, jumlah, harga satuan, dan total. Nota tanpa harga per barang menyulitkan Anda menghitung HPP. Sebelum membayar, cocokkan harga di nota dengan harga yang disepakati, lalu simpan nota dan bukti transfer di satu map per bulan.
Siapkan suplier cadangan
Untuk barang yang kalau habis membuat menu andalan tidak bisa dijual, yaitu barang di daftar hitung harian Anda, siapkan suplier kedua sebelum Anda membutuhkannya.
- Uji suplier cadangan dengan pesanan percobaan, sama seperti suplier utama.
- Pesan sesekali, supaya Anda tahu harga terbarunya dan suplier sudah mengenal usaha Anda.
- Untuk bahan yang menentukan rasa, seperti susu dan biji kopi, cari cadangan yang menjual merek yang sama.
- Hitung juga biaya per satuan terpakainya, supaya Anda tahu berapa HPP naik kalau terpaksa memakai cadangan.
Satu lembar untuk semua suplier
Catat hasil perbandingan di satu lembar, di kertas atau spreadsheet. Contoh lembar suplier, dengan biaya dari contoh hitungan di atas:
| Barang | Suplier | Biaya per satuan terpakai | Minimum order | Hari kirim | Kontak |
|---|
| Susu UHT | A (utama) | Rp18.000/liter | 2 dus | Senin, Kamis | Nomor WhatsApp |
| Susu UHT | B (cadangan) | Rp18.250/liter | 2 dus | Setiap hari | Nomor WhatsApp |
| Fillet dada ayam | D (utama) | Rp60.000/kg | 3 kg | Selasa, Jumat | Nomor WhatsApp |
Tinjau lembar ini setiap kali ada nota dengan harga baru, dan saat stock opname bulanan. Untuk barang yang paling banyak Anda beli, minta daftar harga dari satu atau dua suplier lain setiap beberapa bulan, lalu hitung ulang.
Kalau cabang Anda lebih dari satu, pakai satu lembar untuk semua cabang. Pesanan gabungan lebih mudah mencapai minimum order, dan seperti di contoh susu tadi, ongkos kirim per liter turun kalau pesanannya lebih besar. Tanyakan apakah suplier bisa mengantar ke tiap cabang dan berapa ongkos kirimnya. Pilihan lainnya, satu cabang menerima kiriman lalu membaginya ke cabang lain. Di Kazeer, Anda mengatur stok per outlet, jadi setiap kali barang diantar ke cabang lain, pindahkan juga lewat Kazeer.
Setelah pindah suplier atau harga naik
Pergantian suplier dan kenaikan harga bisa mengubah HPP menu yang memakai bahan itu.
- Hitung ulang HPP menu-menu itu dengan biaya per satuan terpakai yang baru. Caranya ada di panduan HPP per menu.
- Kalau mereknya berubah, uji rasanya dan sesuaikan takaran di resep kalau perlu. Gula aren cair dari suplier lain, misalnya, bisa kurang manis sehingga butuh takaran lebih banyak.
- Kalau persentase HPP melewati target Anda, pilihannya ada di artikel menentukan harga jual menu.
- Selama dua minggu pertama, hitung bahan itu lebih sering, supaya Anda tahu apakah pemakaiannya sesuai perkiraan.
Kalau Anda memakai Kazeer, HPP per menu bisa dihitung dari resep, jadi pastikan resepnya mengikuti takaran yang baru. Setelah harga naik, bandingkan HPP menu-menu itu di Kazeer dengan hitungan Anda di langkah 1. Kalau belum sama, tanyakan ke tim Kazeer cara memperbaruinya.
Stok bahan berkurang otomatis setiap ada penjualan. Kalau hitungan fisik Anda lebih kecil daripada sisa stok di Kazeer, dan selisihnya membesar setelah pindah suplier, cek lagi persentase terpakai bahan itu, berat kiriman dibanding nota, dan takaran di resep. Setelah transaksi, Kazeer AI mengirim peringatan stok menipis atau habis ke owner dan admin toko, jadi Anda tahu kapan perlu menghubungi suplier. Fitur pesan bahan baku otomatis ke suplier lewat WhatsApp segera hadir.
Mulai dari barang yang paling banyak Anda beli: hitung biaya per satuan terpakainya dari nota terakhir, lalu isi baris pertama lembar suplier Anda.