Poin penting
- Program poin cocok kalau banyak pembeli datang berulang kali. Untuk pembeli yang datang sekali atau hanya beberapa kali setahun, hadiahnya terlalu jauh.
- Dalam contoh, Kopi Susu Aren gratis di 20 poin butuh belanja paling sedikit Rp200.000. Biayanya 4,2% dari belanja itu kalau dihitung dari HPP, atau 11% kalau gelas itu menggantikan pembelian.
- Sampaikan aturan poin sebelum pelanggan setuju, minta nama dan nomor HP saja, dan jangan memasukkan nomor member ke daftar siaran tanpa izin terpisah. Di Kazeer, member didaftarkan karyawan dengan persetujuan pelanggan.
- Bandingkan empat minggu sebelum program dengan minggu ke-5 sampai ke-8. Lihat total transaksi, bukan hanya transaksi member, lalu kurangi tambahan laba kotor dengan HPP gelas hadiah yang tidak tercatat sebagai penjualan.
Bayangkan seorang pelanggan yang hampir setiap pagi membeli Kopi Susu Aren sebelum berangkat kerja. Ia sudah datang puluhan kali, tetapi di kasir tidak ada yang membedakannya dari pembeli yang baru pertama datang.
Program member dan poin memberi pelanggan seperti dia hadiah setelah sejumlah belanja. Program ini menutup biayanya sendiri kalau kunjungan tambahan menghasilkan laba kotor lebih besar daripada biaya hadiahnya.
Contoh: Semua harga, HPP, dan angka penjualan di artikel ini adalah contoh, bukan data usaha sungguhan.
Kapan program poin cocok
Program poin cocok kalau banyak pembeli Anda datang berulang kali, seperti di kedai kopi dekat kantor atau kampus, atau bakery langganan untuk sarapan. Mereka cepat mengumpulkan poin, jadi hadiah pertama terasa dekat.
Program ini kurang cocok dalam dua keadaan:
- Sebagian besar pembeli hanya datang sekali, misalnya di tempat wisata. Untuk mereka, Profil Bisnis Google yang rapi lebih berguna.
- Pelanggan datang hanya beberapa kali setahun, misalnya ke restoran untuk acara keluarga. Hadiahnya terlalu jauh dan mudah terlupa.
Cek dengan aturan yang Anda rencanakan: berapa kali pelanggan tetap harus datang untuk hadiah pertama? Kalau butuh berbulan-bulan, ubah aturannya.
Hitung biaya hadiah lebih dulu
Hadiah berupa menu bisa jauh lebih murah bagi Anda daripada nilainya di mata pelanggan. Segelas Kopi Susu Aren gratis bernilai Rp22.000 bagi pelanggan, sedangkan HPP-nya untuk dine-in Rp8.400, sesuai contoh di panduan HPP per menu.
Biaya sebenarnya bergantung pada cara hadiah itu dipakai:
- Kalau gelas gratis itu tambahan, misalnya diminum di hari pelanggan tidak berencana membeli, biayanya sebesar HPP, Rp8.400.
- Kalau gelas itu menggantikan gelas yang memang akan ia beli, Anda kehilangan penjualannya, jadi biayanya sama dengan harga jual, Rp22.000.
Lalu tentukan berapa belanja untuk satu hadiah. Contoh hitungan dengan 1 poin setiap belanja Rp10.000:
| Hadiah ditukar di (contoh) | Belanja paling sedikit untuk 1 hadiah | Biaya dihitung dari HPP | Biaya dihitung dari harga jual |
|---|
| 10 poin | Rp100.000 | 8,4% | 22% |
| 20 poin | Rp200.000 | 4,2% | 11% |
Cara membaca baris kedua: Rp8.400 ÷ Rp200.000 = 4,2%, dan Rp22.000 ÷ Rp200.000 = 11%.
Pelanggan yang biasa membeli satu Kopi Susu Aren mendapat 2 poin sekali datang. Dengan aturan 20 poin, poin ke-20 didapat di kunjungan ke-10, atau sekitar dua minggu kalau ia datang setiap hari kerja.
Bagi pelanggan seperti ini, gelas gratis biasanya menggantikan pembelian, jadi biayanya mendekati harga jual. Menu yang jarang ia beli, misalnya croissant, lebih mungkin menjadi tambahan yang biayanya dekat ke HPP. Apa pun pilihannya, pastikan bahannya selalu ada.
Aturan yang mudah diingat
Kalau kasir butuh lebih dari dua kalimat untuk menjelaskan programnya, pelanggan juga tidak akan ingat. Tentukan empat hal ini, lalu tulis di satu kartu di dekat kasir:
- Berapa belanja untuk satu poin, misalnya 1 poin setiap Rp10.000 per transaksi, tanpa menghitung sisanya. Poin per kunjungan lebih sederhana, tetapi pembeli satu es teh jadi dapat poin sama dengan rombongan berempat.
- Hadiah yang bisa ditukar, cukup satu atau dua pilihan.
- Kapan poin hangus, misalnya kalau member tidak berbelanja selama 6 bulan. Sampaikan saat pendaftaran, bukan saat poinnya hangus.
- Belanja yang tidak mendapat poin, misalnya harga promo atau harga paket, karena laba kotornya sudah lebih tipis, seperti terlihat di panduan promo jam sepi.
Contoh: Setiap belanja Rp10.000 dapat 1 poin. 20 poin bisa ditukar dengan 1 Kopi Susu Aren. Poin hangus kalau tidak ada belanja selama 6 bulan. Harga promo dan harga paket tidak dapat poin. Nomor HP Anda hanya kami pakai untuk mencatat poin.
Mendaftarkan member dengan izin
Siapkan kalimat yang sama untuk semua kasir. Sampaikan aturannya sebelum pembeli setuju, misalnya:
- Kasir: "Mau daftar member? Setiap belanja Rp10.000 dapat 1 poin, 20 poin dapat Kopi Susu Aren gratis. Poinnya hangus kalau 6 bulan tidak belanja. Cukup nama dan nomor HP, dan nomornya hanya untuk mencatat poin."
- Pembeli: "Boleh."
Minta data untuk mencatat poin saja: nama, supaya kasir bisa memastikan orangnya, dan nomor HP, supaya member bisa dicari tanpa kartu. Jangan minta alamat, tanggal lahir, atau nomor KTP. Kalau pembeli menolak, lanjutkan saja ke pembayaran.
Setuju menjadi member tidak sama dengan setuju menerima promo. Jangan memasukkan nomor member ke daftar siaran atau grup WhatsApp tanpa izin terpisah. Cara meminta izin itu ada di panduan mengajak pelanggan kembali lewat WhatsApp.
Kazeer punya fitur member dan poin. Member didaftarkan oleh karyawan dengan persetujuan pelanggan. Pesanan yang mencatat nomor telepon pelanggan juga menyimpan data pelanggannya otomatis, tetapi itu bukan izin untuk mengirim promo. Sebelum mencetak kartu aturan, tanyakan ke tim Kazeer aturan mana yang bisa dijalankan fitur poinnya, misalnya poin hangus dan belanja yang tidak mendapat poin.
Supaya kasir selalu bertanya
Program poin hanya berjalan kalau kasir menanyakannya di setiap transaksi. Pelanggan yang beberapa kali tidak ditanya bisa mengira programnya sudah berhenti.
Tanyakan setelah pesanan dicatat dan sebelum pembayaran. Kalau kasir juga menawarkan menu pendamping, seperti di artikel rata-rata belanja, tawarkan itu dulu, baru tanyakan member.
Sebelum hari pertama, minta semua kasir dan pelayan berlatih kalimatnya berpasangan sampai setiap orang bisa menjelaskan kartu aturan tanpa membacanya. Untuk kasir baru, masukkan ke rencana di panduan melatih kasir baru.
Setelah program berjalan, siapkan lembar hitung di kasir: satu garis untuk setiap transaksi member, dan nama member untuk setiap hadiah yang ditukar. Di akhir minggu, bandingkan shift yang ramainya mirip, lalu tanyakan kepada kasir di shift yang transaksi membernya jauh lebih sedikit apa yang menghambat. Nilai kasir dari apakah ia bertanya, bukan dari berapa orang yang mendaftar.
Menilai hasilnya setelah beberapa minggu
Bandingkan empat minggu sebelum program dengan minggu ke-5 sampai ke-8, karena di minggu-minggu awal member baru belum sempat kembali. Pakai minggu penuh, dan keluarkan hari yang tidak biasa, seperti libur panjang.
Contoh hitungan:
| Rata-rata per hari | Sebelum program | Minggu ke-5 sampai ke-8 | Selisih |
|---|
| Transaksi | 186 | 200 | naik 14 |
| Transaksi member | 0 | 50 | naik 50 |
| Penjualan | Rp4.250.000 | Rp4.600.000 | naik Rp350.000 |
| Rata-rata belanja | Rp22.849 | Rp23.000 | naik Rp151 |
| Laba kotor | Rp2.550.000 | Rp2.760.000 | naik Rp210.000 |
Cara membacanya:
- Member menyumbang 50 dari 200 transaksi sehari, atau 25%. Angka ini belum berarti 50 kunjungan tambahan, karena banyak member adalah pelanggan tetap yang memang sudah datang. Tambahan yang sebenarnya terlihat di total transaksi, naik 14 sehari.
- Misalnya lembar hitung minggu ke-8 mencatat 350 transaksi member, dan di akhir minggu itu ada 175 member: rata-rata 350 ÷ 175 = 2 kunjungan per member seminggu.
- Rata-rata belanja naik sedikit. Kalau turun, kunjungan tambahan mungkin hanya untuk belanja kecil.
- Persentase HPP 40% di kedua periode, dan laba kotor naik Rp210.000 sehari. Lima gelas hadiah ditukar setiap hari, dan di contoh ini gelas hadiah tidak dicatat sebagai pesanan, jadi tidak ada di tabel. Penjualan yang hilang karena hadiah sudah terlihat di angka penjualan, jadi cukup kurangi bahannya: 5 × Rp8.400 = Rp42.000. Tambahan laba kotor setelah hadiah: Rp210.000 − Rp42.000 = Rp168.000 sehari.
Kenaikan itu belum tentu seluruhnya karena program: cuaca, libur sekolah, menu baru, atau acara di dekat outlet juga berpengaruh.
Gelas hadiah yang tidak dicatat sebagai pesanan juga tidak mengurangi stok bahan di catatan. Saat stock opname, hitung bahannya dari lembar hitung kasir sebagai pemakaian, supaya tidak terbaca sebagai bahan hilang. Kalau laporan Anda mencatat hadiah sebagai penjualan Rp0 dengan HPP-nya, jangan dikurangkan dua kali. Kurangi juga biaya tambahan, misalnya cetak kartu aturan.
Di Kazeer, penjualan, HPP, dan laba kotor ada di laporan, dan daftar pelanggan member bisa diekspor sebagai file CSV. Ekspor file itu di akhir setiap minggu, lalu hitung jumlah member dari barisnya. Cara membaca jumlah transaksi harian ada di panduan laporan penjualan harian. Lihat contoh laporannya.
Yang menentukan adalah tambahan laba kotor setelah biaya hadiah. Kalau angkanya tidak positif, ubah aturannya atau hentikan programnya, dengan pemberitahuan lebih dulu. Kalau total transaksi tidak naik, cek apakah hadiah hanya mengalir ke pelanggan yang memang sudah datang.
Kesalahan yang sering terjadi
- Aturannya terlalu rumit, misalnya ada tingkatan member atau poin berbeda per menu. Kasir sulit menjelaskannya.
- Poin tidak pernah hangus. Setiap poin yang belum ditukar adalah janji hadiah yang bisa ditagih kapan saja. Misalnya 300 member masing-masing menyimpan 20 poin: itu 300 gelas hadiah, atau 300 × Rp8.400 = Rp2.520.000 dalam HPP, dan sampai 300 × Rp22.000 = Rp6.600.000 kalau semuanya menggantikan pembelian.
- Aturan diubah mendadak. Kalau hadiah perlu dikurangi, umumkan beberapa minggu sebelumnya di kartu aturan, dan biarkan poin yang sudah terkumpul ditukar dengan aturan lama.