Poin penting
- Singkirkan dulu penyebab biasa: salah kembalian, tip yang masuk laci, modal awal, belanja tanpa nota, cara bayar tertukar, dan pesanan yang belum dibayar atau dibatalkan.
- Telusuri sebelum kasir pulang: cek pesanan Belum Bayar, hitung ulang, cek modal awal, cocokkan total per cara bayar dan pembatalan, baru tanya kasir dengan tenang.
- Catat setiap shift, termasuk yang cocok, lalu rangkum per kasir setelah beberapa minggu dan bandingkan kasir yang jadwalnya mirip. Rangkuman itu menunjukkan shift mana yang perlu diperiksa lebih teliti.
- Kazeer menampilkan total per cara bayar dan per shift kasir, tetapi tidak mencatat siapa yang membatalkan pesanan. Buku pembatalan tetap perlu, karena pembayaran tunai yang tidak dicatat lalu pesanannya dibatalkan tidak membuat laci selisih.
Bayangkan dalam satu minggu laci kasir Anda tiga kali tidak cocok: Senin kurang Rp15.000, Kamis lebih Rp3.000, Sabtu kurang Rp35.000. Setiap kali Anda menghitung ulang, tidak menemukan penyebabnya, lalu melupakannya. Minggu berikutnya terjadi lagi, dan Anda mulai curiga pada kasir yang bertugas.
Sebelum mencurigai siapa pun, singkirkan dulu penyebab yang tidak disengaja. Cara menghitung laci dan rumus selisihnya ada di panduan tutup kasir.
Penyebab biasa yang perlu disingkirkan dulu
Arah selisih memberi petunjuk pertama. Laci lebih biasanya berarti ada uang masuk yang tidak tercatat, atau kembalian yang kurang. Laci kurang biasanya berarti ada uang keluar, atau pembayaran tercatat tunai padahal uangnya tidak masuk laci.
| Penyebab | Laci tunai | Jejaknya |
|---|
| Salah kembalian | Kurang kalau terlalu banyak, lebih kalau terlalu sedikit | Hanya di ingatan kasir |
| Tamu tidak mengambil kembalian, atau tip masuk laci | Lebih | Hanya di ingatan kasir |
| Modal awal salah hitung saat buka | Kurang atau lebih | Buku kas pagi itu |
| Uang laci dipakai belanja tanpa nota | Kurang | Tidak ada nota |
| Cara bayar tertukar, misalnya QRIS tercatat tunai | Kurang atau lebih, dan QRIS atau kartu berselisih sama besar ke arah sebaliknya | Daftar transaksi QRIS dan ringkasan mesin kartu |
| Tamu sudah membayar tunai, pembayarannya belum dicatat | Lebih | Pesanan masih Belum Bayar |
| Pesanan dibatalkan padahal uangnya sudah di laci | Lebih | Pesanan batal di catatan |
| Pembayaran dicatat di pesanan lain | Lebih atau kurang sebesar beda totalnya | Pesanan tamu yang membayar masih Belum Bayar |
Telusuri sebelum kasir pulang
Selagi kasir masih ingat tamu yang membayar dengan uang besar dan nota belanja belum terbuang, periksa dengan urutan ini:
- Cek dulu pesanan Belum Bayar. Kalau tamunya sudah membayar dan shift belum ditutup, catat pembayarannya sekarang di pesanan itu. Di Kazeer, shift tetap bisa ditutup dengan pesanan yang belum dibayar, dan pesanan itu tampil sebagai Belum Bayar di detail shift.
- Hitung ulang dengan orang kedua sampai hasilnya sama. Selisih sebesar satu lembar uang, misalnya Rp10.000, lebih mirip lembaran yang terselip atau salah kembalian.
- Cek modal awal di buku kas pagi: jumlahnya, siapa yang menyerahkan, dan apakah dihitung bersama.
- Buka total per cara bayar (tunai, QRIS, kartu) dan per shift kasir di Kazeer. Bandingkan QRIS dengan daftar transaksi masuk dan kartu dengan ringkasan mesin kartu. Kalau tunai kurang Rp22.000 dan QRIS lebih Rp22.000, cari pesanan senilai itu di shift tersebut.
- Cocokkan setiap pesanan batal dengan buku pembatalan (lihat aturan di bawah), terutama yang nilainya sama dengan selisih. Apakah ada uang yang sempat diterima?
- Setelah semua itu, baru tanya kasir.
Mulai dari yang sudah Anda cek: "Laci kurang Rp40.000. QRIS dan kartu sudah cocok, pesanan Belum Bayar juga tidak ada. Tadi ada uang laci yang dipakai belanja?" Pertanyaan "Uangnya ke mana?" membuat orang membela diri dan berhenti mengingat. Tulis jawaban kasir di catatan selisih, termasuk "tidak tahu".
Catat setiap shift, termasuk yang cocok
Tulis satu baris untuk setiap shift, termasuk yang cocok, supaya Anda tahu apakah tiga selisih terjadi dalam 10 atau 40 shift. Pakai kata yang sama untuk penyebabnya supaya bisa dihitung: salah kembalian, tip, modal awal, belanja tanpa nota, salah cara bayar, belum bayar, pembatalan, salah pesanan, atau tidak ketemu.
Laci yang cocok belum tentu bersih: pembayaran tunai yang tidak dicatat lalu pesanannya dibatalkan tidak membuat selisih. Jadi baca buku pembatalan per shift bersama catatan ini (lihat artikel struk NOT PAID).
Contoh: Catatan selisih sebuah outlet dengan shift pagi dan malam. Semua angka di artikel ini hanya contoh.
| Tanggal | Shift | Kasir | Selisih | Penyebab |
|---|
| 1 Sep | Pagi | Kasir A | Cocok | |
| 1 Sep | Malam | Kasir B | Kurang Rp22.000 | Salah cara bayar |
| 2 Sep | Pagi | Kasir A | Lebih Rp5.000 | Salah kembalian |
| 2 Sep | Malam | Kasir C | Kurang Rp40.000 | Belanja tanpa nota |
| 3 Sep | Pagi | Kasir A | Cocok | |
| 3 Sep | Malam | Kasir C | Kurang Rp25.000 | Tidak ketemu |
Membaca catatan setelah empat minggu
Contoh: Catatan yang sama setelah empat minggu, dirangkum per kasir. Kasir A biasanya bertugas pagi, Kasir B dan C bergantian di shift malam.
| Kasir | Jumlah shift | Ada selisih | Penyebab ketemu | Tidak ketemu |
|---|
| Kasir A | 24 | 3 | 3 | 0 |
| Kasir B | 16 | 4 | 3 | 1 |
| Kasir C | 16 | 5 | 1 | 4 |
- Selisih yang penyebabnya ketemu menunjukkan apa yang perlu dilatih. Tiga dari empat selisih Kasir B adalah salah cara bayar, jadi biasakan dia mengecek cara bayar sebelum menyelesaikan pembayaran. Dua dari tiga selisih Kasir A adalah salah kembalian, dan latihannya ada di panduan melatih kasir baru.
- Bandingkan kasir yang jadwalnya mirip. Kasir B dan C sama-sama 16 shift, hampir semuanya malam. Selisih yang tidak ketemu: Kasir B satu, Kasir C empat, dan keempatnya kurang Rp125.000 (Rp25.000 + Rp20.000 + Rp30.000 + Rp50.000).
- Sebelum menyimpulkan soal orang, cari kesamaan lain. Apakah shift-shift itu malam akhir pekan yang paling ramai? Apakah laci diserahkan tanpa dihitung, atau dipegang orang lain saat Kasir C istirahat? Kalau ya, perbaiki prosesnya dulu, lalu baca catatan dua minggu berikutnya.
Aturan laci untuk semua kasir
Kalau aturan ini baru Anda buat sekarang, berlakukan untuk semua kasir mulai tanggal yang sama, supaya tidak ada yang merasa dicurigai. Bahas alasannya dengan semua kasir, lalu tempel di dekat meja kasir.
- Setiap kasir memegang lacinya sendiri selama shift dan masuk dengan loginnya sendiri. Di Kazeer, akses setiap karyawan diatur per tugas dan per outlet (panduan akses karyawan). Jangan pinjamkan login, termasuk akun owner.
- Kasir yang pulang dan kasir yang masuk menghitung laci bersama di setiap serah terima, lalu keduanya tanda tangan di buku kas. Saat kasir istirahat, laci dikunci, atau penggantinya ikut menghitung sebelum dan sesudah.
- Modal awal selalu sama jumlahnya (contoh susunan pecahannya ada di panduan tutup kasir).
- Orang yang mengambil uang dari laci meminta nota dan langsung menulisnya di buku kas: jumlah, keperluan, dan namanya. Kas kecil untuk belanja mendadak sebaiknya terpisah dari laci.
- Tip, termasuk kembalian yang ditinggal tamu, masuk ke toples terpisah.
- Anda atau kepala shift menyetujui setiap pembatalan (caranya di artikel struk NOT PAID), lalu kasir menulis di buku pembatalan: tanggal dan jam, meja atau nama tamu, nilai pesanan, alasan, dan siapa yang menyetujui. Kalau dapur perlu membatalkan, misalnya karena bahan habis, dapur memberi tahu kasir dulu.
Aturan ini sengaja tidak menyebut potongan gaji atau sanksi. Kalau Anda ingin mengaturnya, tanyakan dulu ke orang yang paham aturan ketenagakerjaan.
Yang dicatat Kazeer, dan yang tidak
Pesanan batal tetap terlihat di catatan Kazeer. Pesanan yang belum dibayar bisa dibatalkan oleh kasir dan admin toko, juga dari layar dapur, sedangkan pesanan yang sudah dibayar tidak bisa dibatalkan. Kazeer tidak menanyakan alasannya dan tidak mencatat siapa yang membatalkan, hanya waktu perubahan terakhir pesanan itu. Pembatalan juga tidak masuk log audit, jadi buku pembatalan tetap perlu.
Struk pelanggan baru bisa dicetak setelah pesanan dibayar, jadi kalau tamu menerima struk, pembayarannya sudah tercatat.
Kalau polanya mengarah ke satu orang
Catatan selisih memberi tahu shift mana yang perlu Anda periksa lebih teliti. Untuk menyimpulkan siapa yang salah, Anda butuh lebih dari itu. Langkah yang adil:
- Singkirkan dulu penyebab dari proses, lalu kumpulkan bahannya: catatan selisih, total per cara bayar di shift itu, pesanan Belum Bayar, pembatalan yang sudah dicocokkan dengan buku, dan rekaman kamera kalau ada.
- Bicara berdua, jauh dari tamu dan karyawan lain. Tunjukkan catatannya, lalu minta penjelasan: "Dalam empat minggu ada empat selisih di shift kamu yang belum ketemu penyebabnya. Saya mau cari tahu bersama. Ada yang berbeda di shift itu?" Dengarkan jawabannya: bisa jadi ada hal yang tidak terlihat di catatan, misalnya rekan yang sering mengambil uang laci.
- Sepakati langkah berikutnya dan batas waktunya, misalnya selama dua minggu Anda atau kepala shift ikut menghitung laci di awal dan akhir setiap shift kasir itu. Tulis kesepakatannya, lalu tanda tangani berdua.
- Setelah dua minggu, baca lagi catatannya. Kalau selisihnya berhenti, catat apa yang berubah. Kalau berlanjut, Anda punya catatan tertulis untuk langkah berikutnya. Untuk keputusan soal hubungan kerja, minta saran orang yang paham aturan ketenagakerjaan lebih dulu.